Mudanças entre as edições de "Administração"

Edição das 10h57min de 16 de setembro de 2013

A administração de um repositório consiste em um conjunto de procedimentos necessários para o seu pleno funcionamento. A maioria desses procedimentos são feitos diretamente nas páginas do DSpace. Em raros casos, será necessária a intervenção da equipe de informática, com orientação do administrador, para executar algum procedimento mais técnico. Assim, serão abordados os procedimentos executados diretamente no DSpace pelo administrador. Mais além, serão abordados outros procedimentos.

A administração implica em gerenciar os principais processos no repositório, o que envolve, na maioria dos casos, a recuperação e submissão de itens. Algumas das tarefas são mais evidentes na implantação do repositório, enquanto outras são constantes durante toda a sua existência. Em grande parte, as tarefas do administrador têm relação estreita com as políticas correspondentes a esse repositório.

Os procedimentos que são executados diretamente nas páginas do DSpace, de responsabilidade do administrador, envolvem três conjuntos principais de atividades:

• contexto;

• controle de acesso e;

• registros.

Todos esses procedimentos necessitam do privilégio de administrador, sendo que essas opções não são apresentadas a outros usuários, pois os menus são dinâmicos.

Comunidades, Coleções e Itens

Fluxo de submissão

Usuários e grupos

Administradores

O menu com as facilidades exclusivas do administrador é apresentado somente aos usuários que possuem esse privilégio. Assim, para os outros usuários algumas facilidades não devem ser divulgadas. No entanto, o menu que contém as facilidades do usuário é dinâmico. E desde a versão 1.5.x do DSpace, na interface XMLUI, se subdivide em três seções distintas, cada uma representando diferentes facilidades. Já na JSPUI a organização padrão permanece no formato de lista simples, sem subníveis.

XMLUI	JSPUI	Descrição
		As tarefas do administrador executadas pelas opções de menu podem ser divididas em duas partes: contexto e administração. A administração possui várias subdivisões. mesmo que exista uma seção denominada de administração, o contexto também se caracteriza como tarefa do administrador, apesar de poder ficar oculto, dependendo da opção selecionada. O contexto refere-se à manutenção da estrutura informacional do repositório, e por isso possui duas apresentações distintas. Essa seção é apresentada ao selecionar a opção de menu "comunidades e coleções" e ter privilégios de administrador. A administração, por sua vez, possui duas subdivisões principais: controle de acesso e registros. Enquanto o controle de acesso gerencia os privilégios do repositório, o registro oferece opções relacionadas aos itens. A descrição dos procedimentos de administração é apresentada mais além. O objetivo, nesta seção, é apenas destacar o dinamismo do menu do administrador, que reconhece os usuários administradores.

Gerenciar a estrutura informacional do repositório

A estrutura informacional refere-se a como o repositório se organiza para dispor seu acervo. Composta por dois elementos distintos, comunidade/subcomunidade e coleções, é estruturada de forma hierárquica, com as comunidades sendo de mais alto nível, seguidas pelas subcomunidades e por último, as coleções. Essa estrutura visa organizar os documentos depositados de forma a facilitar a navegação.

O gerenciamento da estrutura informacional do repositório centra-se em três ações básicas: criação, alteração e remoção de comunidades, subcomunidades e coleções. Essa tríade contempla a maioria dos processos relacionados ao gerenciamento e é executada diretamente nas páginas do DSpace, sendo que somente os administradores possuem permissão para isso.

O menu contexto, no entanto, se apresenta de forma dinâmica, inserindo, alterando ou retirando opções dependendo da posição em que o usuário está na estrutura informacional. É por isso que é denominado de "menu contexto". Apresenta-se de variadas formas, a depender se está na estrutura informacional, como um todo, ou em uma determinada comunidade/subcomunidade ou coleção. Essa diferença tem relação às possibilidades, pois dependendo de que nível se está navegando na estrutura, pode-se executar diferentes ações.

Ao clicar na opção "comunidades e coleções", é apresentada a estrutura informacional do repositório, mas sem que esteja em nenhum elemento da estrutura.

Posição	XMLUI	JSPUI	Descrição
Inicial			O menu contexto apresenta somente a opção de criar comunidade, por ser a única possível. Nesse caso, pode-se apenas criar comunidades de alto nível hierárquico na estrutura informacional do repositório.
Comunidade / Subcomunidade			Entretanto, se estiver dentro de uma comunidade ou em uma subcomunidade pode-se ter mais opções para executar outros procedimentos. O menu contexto apresenta-se mais completo, possuindo opções tanto para gerenciar comunidades quanto coleções. Nesse caso, as possibilidades dentro de uma comunidade são maiores, pois permitem operar com a própria comunidade, criar subcomunidades e coleções.
Coleção			Se estiver em uma coleção, as opções do menu contexto são exclusivas para o gerenciamento da própria coleção. Todas as opções referem-se a ela, não sendo permitida a criação de coleção dentro de coleção, nem operações com todos os itens contidos na coleção.
Item			Quando se está no nível de um particular item.

A adequação dos menus aos diferentes contextos de gerenciamento da estrutura informacional do DSpace facilita a apresentação das suas opções de procedimentos. Essa forma de apresentação permite que se apresentem somente as opções existentes naquele contexto, facilitando o gerenciamento, pois não há a possibilidade de selecionar opções inválidas, como criar coleção dentro de coleção ou mapear itens em comunidades.