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| − | == Comunidades, Coleções e Itens ==
| + | A administração de um repositório consiste em um conjunto de procedimentos |
| | + | necessários para o seu pleno funcionamento. A maioria desses procedimentos são feitos |
| | + | diretamente nas páginas do DSpace. Em raros casos, será necessária a intervenção da equipe |
| | + | de informática, com orientação do administrador, para executar algum procedimento mais |
| | + | técnico. Assim, serão abordados os procedimentos executados diretamente no DSpace |
| | + | pelo administrador. Mais além, serão abordados outros procedimentos. |
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| − | A estrutura informacional do DSpace, pelo qual o acervo do repositório é disponibilizado, é hierárquico, composto por comunidades, coleções e Itens. Essa estrutura não | + | A administração implica em gerenciar os principais processos no repositório, o que |
| − | apenas permite a organização de acervo, mas também, facilita a recuperação dos objetos
| + | envolve, na maioria dos casos, a recuperação e submissão de itens. Algumas das tarefas |
| − | digitais depositados. Assim, fornecendo uma estrutura que, apesar de rígida, é muito própria
| + | são mais evidentes na implantação do repositório, enquanto outras são constantes durante |
| − | para manter os objetos digitais de forma fácil de construir e manter.
| + | toda a sua existência. Em grande parte, as tarefas do administrador têm relação estreita |
| | + | com as políticas correspondentes a esse repositório. |
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| − | === Comunidades e subcomunidades ===
| + | Os procedimentos que são executados diretamente nas páginas do DSpace, de |
| − | As '''comunidades''' e '''subcomunidades''' são estruturas informacionais que representam a organização do repositório. As comunidades são as estruturas de mais alto nível e podem conter vários níveis de subcomunidades. Assim, representam apenas a estrutura,
| + | responsabilidade do administrador, envolvem três conjuntos principais de atividades: |
| − | não contendo objetos digitais diretamente.
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| − | === Coleções ===
| + | * contexto; |
| − | Os documentos são agrupados nas '''coleções''', e
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| − | as comunidades, por sua vez, agrupam subcomunidades e coleções.
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| − | Nesse contexto, as comunidades e subcomunidades podem representar temas ou
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| − | estruturas organizacionais. Por exemplo, em um repositório institucional de uma universidade, organizado pela estrutura organizacional, as comunidades podem representar as
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| − | faculdades e institutos, enquanto as subcomunidades representam os departamentos. Por
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| − | outro lado, se organizado por tema, as comunidades poderiam representar os grandes
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| − | temas, enquanto as subcomunidade refinariam esses temas em subtemas.
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| − | Não havendo limites para os níveis de subcomunidades, pode-se refinar os
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| − | tópicos em árvores que organizem o repositório. Nesse caso, a raiz é a comunidade e
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| − | os troncos e galhos as subcomunidades. É possível criar quantas comunidades forem
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| − | necessárias para representar a abrangência do acervo, e em cada comunidade pode-se
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| − | criar tantas subcomunidades, em vários níveis, quantas forem necessárias para refinar
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| − | essa comunidade.
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| − | As coleções são estruturas que servem, preferencialmente, para agrupar documentos com alguma característica comum. Toda coleção deve pertencer a uma comunidade
| + | * controle de acesso e; |
| − | ou subcomunidade, pois enquanto as comunidades organizam o repositório, as coleções
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| − | organizam os documentos do acervo.
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| − | === Item ===
| + | * registros. |
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| − | Um '''Item''', por sua vez, é um conjunto de descrições e objetos digitais. Pode-se
| + | Todos esses procedimentos necessitam do privilégio de administrador, sendo que essas opções não são apresentadas a outros usuários, pois |
| − | dizer que é a unidade informacional do DSpace. consiste de vários campos descritivos
| + | os menus são dinâmicos. |
| − | aliados aos objetos digitais, que unidos formam uma unidade. Os Itens são depositados
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| − | nas coleções, que por sua vez, estão contidas nas comunidades e subscomunidades,
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| − | formando a estrutura do DSpace.
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| − | Um Item, necessariamente, possui mais que um objeto digital.
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| − | ==== Tipo, ou formato de arquivo ==== | + | == [[Comunidades, Coleções e Itens]] == |
| − | É comum que as coleções sejam por '''tipo de arquivo''' ou '''formato'''. Assim, coleções
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| − | de artigos de periódicos ou capítulos de livros são exemplos de coleções organizadas por
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| − | tipo de arquivo. Já a coleções de vídeo ou áudio, por sua vez, se aplica a organização por
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| − | formato de arquivo. Não é aconselhável ter coleções que indicam assunto, pois possivelmente iriam se misturar tipos e formatos de arquivos. As comunidades ou subcomunidades
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| − | são mais apropriadas para representar assuntos.
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| − | ==== Licença ==== | + | == [[Fluxo de submissão]] == |
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| − | No DSpace, ao depositar um documento, é preciso que se aceite uma '''licença'''. Nesse caso, o arquivo textual
| + | == [[Usuários e grupos]] == |
| − | da licença é guardado juntamente com o documento depositado. Esse conjunto de objetos
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| − | digitais, mais o objeto digital, é denominado de '''bundle'''. Isso garante que o documento
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| − | depositado permaneça intimamente relacionado à licença concedida.
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| − | ==== Esquema de metadados ==== | + | == [[Administradores]] == |
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| − | A descrição do Item depende dos campos selecionados. O '''esquema de metadados'''
| + | == [[Gerenciar a estrutura informacional do repositório]] == |
| − | padrão do DSpace é o Dublin Core, mas o DSpace permite que se escolha outro esquema,
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| − | desde que sejam feitas todas as definições. Esses campos servem para descrever os objetos digitais a serem depositados, portando, pode ser definidos conforme a necessidade
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| − | de descrição.
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| − | == Fluxo de submissão == | + | |
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| − | O '''fluxo de submissão''' é o processo pelo qual um objeto digital é depositado, percorrendo todas as etapas necessárias dede o início da submissão até que o item esteja
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| − | disponível para acesso. No DSpace, o fluxo de submissão foi influenciado pelos princípios
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| − | da comunicação científica, que consiste no processo de avaliação dos registros antes da
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| − | publicação. Esse processo consiste das etapas de catalogação, avaliação e revisão de
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| − | metadados. O fluxo de submissão é importante por controlar os Itens que farão parte do
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| − | acervo do repositório.
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| − | O fluxo de submissão é ajustado conforme as necessidades da coleção. Dessa forma,
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| − | não existe apenas uma possibilidade de implementação desse fluxo. Ele é composto de três
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| − | etapas distintas e que podem ser coordenadas. Das três, apenas a etapa de catalogação é
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| − | obrigatória. As etapas de avaliação e revisão de metadados são opcionais e podem ou não
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| − | constituir o fluxo de submissão das coleções.
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| − | Pode-se escolher o fluxo de submissão adequado a cada comunidade. Por exemplo,
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| − | para um fluxo que consiste apenas da etapa de catalogação, seria adequado a coleções
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| − | que não necessitem de avaliação nem revisão de metadados. Assim, bastaria catalogar
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| − | um Item para que esse possa ser acessado pelos usuários, sem passar por outras etapas.
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| − | Esse fluxo é recomendado para coleções as quais os depositantes tenham domínio sobre
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| − | os descritores e os itens não necessitem de avaliação.
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| − | Para coleções que necessitam de avaliação de pertinência, por exemplo, pode-se
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| − | escolher um fluxo de submissão que tenha as etapas de catalogação e avaliação. Nesse
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| − | caso, na etapa de avaliação verifica-se se o item está condizente com a coleção, podendo
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| − | o mesmo ser aceito ou rejeitado. Assim, o Item só estará disponível para acesso depois de
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| − | passar pela etapa de avaliação.
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| − | Em algumas coleções é necessário que se tenha apenas duas etapas, a de catalogação e a de revisão de metadados. Os metadados são importantes para a recuperação de objetos digitais, principalmente os não textuais. Por isso, muitas vezes é necessário que se
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| − | revise os descritores para melhorá-los de forma a facilitar a recuperação. Em outros casos,
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| − | isso serviria para ajustar a terminologia, pois alguns repositórios requerem uniformidade
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| − | de discurso.
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| − | === Etapas do fluxo de submissão ===
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| − | O '''fluxo de submissão''' composto pelas três '''etapas''' é o mais adequado para as coleções
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| − | que necessitam de maior controle sobre os itens. Esse fluxo de submissão, consistindo das
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| − | três etapas, impõe que um Item, para constar no acervo, tenha que ser avaliado e ter revisado
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| − | os seus metadados. Nesse caso, passa pelo processo de avaliação, com possibilidade de
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| − | rejeição e revisão das informações preenchidas no processo de catalogação.
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| − | As etapas que compõe o fluxo de submissão devem ser executadas por usuários
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| − | com perfis diferenciados, sendo que apenas a catalogação pode ter um grupo de usuários
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| − | mais amplo. Entretanto, a avaliação e revisão de metadados devem ser executadas por
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| − | usuários com conhecimento específico para a realização dessas tarefas.
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| − | [[Arquivo:Submissao.png|center|900px]] | + | |
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| − | ==== Catalogação ====
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| − | A catalogação consiste na etapa pela qual se descreve e carrega o objeto digital
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| − | no repositório. Essa etapa possui cinco passos. Inicia respondendo as questões iniciais,
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| − | passando pelo preenchimento do formulário de entrada, carga do objeto digital, aceite da
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| − | licença e, finalmente, visualização de todos os passos. Ao término desses passos, o item
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| − | estará pendente se o fluxo consistir de mais passos. caso contrário, estará disponível para
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| − | acesso.
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| − | Quando executada pelo próprio autor recebe o nome de autoarquivamento. Isso facilita, no que concerne aos direitos autorais, o aceite da licença. Entretanto, na maioria dos casos, a catalogação é feita por terceiros que possuem direitos de depósito.
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| − | Independentemente do usuário que execute a catalogação, iniciando o fluxo de submissão,
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| − | o fato de um documento estar depositado no repositório não significa, necessariamente,
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| − | que o mesmo está disponível. O acesso aos documentos depende das políticas de acesso
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| − | e dos direitos de disseminação do repositório.
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| − | ==== Avaliação ====
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| − | A avaliação consiste em verificar se o item catalogado está compatível com a coleção.
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| − | Nesse caso, há apenas duas opções: aceitar ou rejeitar. Ao ser aceito, o Item passa para
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| − | a próxima etapa do fluxo; se não houver a etapa de revisão de metadados, o item estará
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| − | disponível para acesso. caso haja a rejeição, é necessário justificar. Então, um e-mail
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| − | automático com a justificativa é enviado ao autor.
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| − | ==== Revisão de metadados ====
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| − | A revisão de metadados não tem a capacidade de rejeitar um item, faz apenas ajustar
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| − | ou corrigir as informações fornecidas durante o processo de catalogação. Essa etapa tem
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| − | grande influência na recuperação de um Item, principalmente de objetos não textuais, que
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| − | necessitam dos metadados para o processo de busca. Objetos digitais textuais podem ter
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| − | o texto completo indexado para facilitar a recuperação.
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| − | == Usuários e grupos ==
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| − | == Administradores ==
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| − | Os administradores são os usuários importantes para o funcionamento do
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| − | repositório. cabe a eles garantir aos outros usuários a disponibilidade adequada das ferramentas e informações do repositório. A função de administrador, mesmo que possa ser
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| − | compartilhada ou dividida, é vital para o funcionamento do repositório.
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| − | Para facilitar a administração do repositório, pode-se criar '''administradores''' para
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| − | as comunidades ou subcomunidades. Esses administradores gerenciam vários aspectos
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| − | das comunidades e subcomunidades, dividindo assim a responsabilidade e facilitando o
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| − | gerenciamento de repositórios muito grandes. Essa facilidade é opcional mas muito útil,
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| − | dependendo da organização do repositório.
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| − | As coleções também podem ter administradores. Esses usuários, com permissões
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| − | especiais, podem controlar aspectos da coleção e itens que estão contidos nela. Dessa
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| − | forma, pode-se distribuir as responsabilidades em diversos níveis, se for preciso. Os administradores das coleções podem controlar os acessos aos itens, por exemplo, se houver
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| − | algum tipo de restrição de acesso.
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| − | === Administrador do repositório ===
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| − | Os administradores são os profissionais que gerenciam o funcionamento do repositório. Atuando diretamente nos procedimentos do repositório, são responsáveis por
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| − | mantê-lo ajustado aos propósitos da instituição mantenedora. Para que isso ocorra, necessitam interagir com vários tipos de usuários, dos técnicos de informática aos usuários que
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| − | acessam o repositório em busca de informação.
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| − | Devido à grande responsabilidade em que isso acarreta, recomenda-se que haja mais
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| − | de um usuário com privilégios de administrador, proporcionando assim maior segurança e disponibilidade dos seus serviços. O compartilhamento de administradores requer cuidados, mas
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| − | garante a continuidade do atendimento em caso de ausência de um dos administradores.
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| − | | + | |
| − | Os administradores do repositório, portanto, possuem todos os privilégios no repositório, podendo
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| − | executar todos os procedimentos disponíveis. Nesse caso podem, inclusive, executar tarefas
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| − | destinadas a outros tipos de usuários. Esse procedimento muitas vezes é utilizado para
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| − | solucionar problemas. Assim, o administrador possui a facilidade de simular qualquer outro
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| − | usuário no repositório.
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| − | As tarefas dos administradores requerem conhecimentos específicos do DSpace,
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| − | sobre os quais será tratado nesse guia. Entretanto, há outros conhecimentos, mais gerais,
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| − | relacionados à disseminação, recuperação e organização da informação, por exemplo, que
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| − | também são necessários, mas não obrigatórios. De qualquer modo, o administrador deve
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| − | estar alinhado aos propósitos da instituição em relação ao repositório.
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| − | ==== Tarefas do administrador ====
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| − | | + | |
| − | A principal tarefa do administrador é manter operacional o repositório, de acordo com
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| − | as determinações da instituição mantenedora. Isso, compreende um conjunto sistemático
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| − | de procedimentos que mantêm o repositório em pleno funcionamento, conforme orientações
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| − | estabelecidas pelos seus gestores. Dessa forma, as tarefas dos administradores constituem
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| − | os principais procedimentos de um repositório.
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| − | Cabe salientar que as tarefas do administrador costumam refletir em todo o repositório. Em muitos casos, algumas dessas tarefas envolvem parâmetros que alteram
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| − | todo o comportamento do repositório. Essa responsabilidade corresponde ao dever que o
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| − | administrador tem de manter o repositório alinhado às diretrizes da instituição, que podem
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| − | mudar dependendo do contexto.
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| − | ==== Políticas ====
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| − | ==== Menu do administrador ====
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| − | === Administradores de comunidade ===
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| − | === Administradores de coleção ===
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