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| − | == Comunidades, Coleções e Itens ==
| + | A administração de um repositório consiste em um conjunto de procedimentos |
| | + | necessários para o seu pleno funcionamento. A maioria desses procedimentos são feitos |
| | + | diretamente nas páginas do DSpace. Em raros casos, será necessária a intervenção da equipe |
| | + | de informática, com orientação do administrador, para executar algum procedimento mais |
| | + | técnico. Assim, serão abordados os procedimentos executados diretamente no DSpace |
| | + | pelo administrador. Mais além, serão abordados outros procedimentos. |
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| − | A estrutura informacional do DSpace, pelo qual o acervo do repositório é disponibilizado, é hierárquico, composto por comunidades, coleções e Itens. Essa estrutura não | + | A administração implica em gerenciar os principais processos no repositório, o que |
| − | apenas permite a organização de acervo, mas também, facilita a recuperação dos objetos
| + | envolve, na maioria dos casos, a recuperação e submissão de itens. Algumas das tarefas |
| − | digitais depositados. Assim, fornecendo uma estrutura que, apesar de rígida, é muito própria
| + | são mais evidentes na implantação do repositório, enquanto outras são constantes durante |
| − | para manter os objetos digitais de forma fácil de construir e manter.
| + | toda a sua existência. Em grande parte, as tarefas do administrador têm relação estreita |
| | + | com as políticas correspondentes a esse repositório. |
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| − | === Comunidades e subcomunidades ===
| + | Os procedimentos que são executados diretamente nas páginas do DSpace, de |
| − | As '''comunidades''' e '''subcomunidades''' são estruturas informacionais que representam a organização do repositório. As comunidades são as estruturas de mais alto nível e podem conter vários níveis de subcomunidades. Assim, representam apenas a estrutura,
| + | responsabilidade do administrador, envolvem três conjuntos principais de atividades: |
| − | não contendo objetos digitais diretamente.
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| − | === Coleções ===
| + | * contexto; |
| − | Os documentos são agrupados nas '''coleções''', e
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| − | as comunidades, por sua vez, agrupam subcomunidades e coleções.
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| − | Nesse contexto, as comunidades e subcomunidades podem representar temas ou
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| − | estruturas organizacionais. Por exemplo, em um repositório institucional de uma universidade, organizado pela estrutura organizacional, as comunidades podem representar as
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| − | faculdades e institutos, enquanto as subcomunidades representam os departamentos. Por
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| − | outro lado, se organizado por tema, as comunidades poderiam representar os grandes
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| − | temas, enquanto as subcomunidade refinariam esses temas em subtemas.
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| − | Não havendo limites para os níveis de subcomunidades, pode-se refinar os
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| − | tópicos em árvores que organizem o repositório. Nesse caso, a raiz é a comunidade e
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| − | os troncos e galhos as subcomunidades. É possível criar quantas comunidades forem
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| − | necessárias para representar a abrangência do acervo, e em cada comunidade pode-se
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| − | criar tantas subcomunidades, em vários níveis, quantas forem necessárias para refinar
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| − | essa comunidade.
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| − | As coleções são estruturas que servem, preferencialmente, para agrupar documentos com alguma característica comum. Toda coleção deve pertencer a uma comunidade
| + | * controle de acesso e; |
| − | ou subcomunidade, pois enquanto as comunidades organizam o repositório, as coleções
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| − | organizam os documentos do acervo.
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| − | === Item ===
| + | * registros. |
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| − | Um '''Item''', por sua vez, é um conjunto de descrições e objetos digitais. Pode-se
| + | Todos esses procedimentos necessitam do privilégio de administrador, sendo que essas opções não são apresentadas a outros usuários, pois |
| − | dizer que é a unidade informacional do DSpace. consiste de vários campos descritivos
| + | os menus são dinâmicos. |
| − | aliados aos objetos digitais, que unidos formam uma unidade. Os Itens são depositados
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| − | nas coleções, que por sua vez, estão contidas nas comunidades e subscomunidades,
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| − | formando a estrutura do DSpace.
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| − | Um Item, necessariamente, possui mais que um objeto digital.
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| − | ==== Tipo, ou formato de arquivo ==== | + | == [[Comunidades, Coleções e Itens]] == |
| − | É comum que as coleções sejam por '''tipo de arquivo''' ou '''formato'''. Assim, coleções
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| − | de artigos de periódicos ou capítulos de livros são exemplos de coleções organizadas por
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| − | tipo de arquivo. Já a coleções de vídeo ou áudio, por sua vez, se aplica a organização por
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| − | formato de arquivo. Não é aconselhável ter coleções que indicam assunto, pois possivelmente iriam se misturar tipos e formatos de arquivos. As comunidades ou subcomunidades
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| − | são mais apropriadas para representar assuntos.
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| − | ==== Licença ==== | + | == [[Fluxo de submissão]] == |
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| − | No DSpace, ao depositar um documento, é preciso que se aceite uma '''licença'''. Nesse caso, o arquivo textual
| + | == [[Usuários e grupos]] == |
| − | da licença é guardado juntamente com o documento depositado. Esse conjunto de objetos
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| − | digitais, mais o objeto digital, é denominado de '''bundle'''. Isso garante que o documento
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| − | depositado permaneça intimamente relacionado à licença concedida.
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| − | ==== Esquema de metadados ==== | + | == [[Administradores]] == |
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| − | A descrição do Item depende dos campos selecionados. O '''esquema de metadados'''
| + | == [[Gerenciar a estrutura informacional do repositório]] == |
| − | padrão do DSpace é o Dublin Core, mas o DSpace permite que se escolha outro esquema,
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| − | desde que sejam feitas todas as definições. Esses campos servem para descrever os objetos digitais a serem depositados, portando, pode ser definidos conforme a necessidade
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| − | de descrição.
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| − | == Fluxo de submissão == | + | |
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| − | O '''fluxo de submissão''' é o processo pelo qual um objeto digital é depositado, percorrendo todas as etapas necessárias dede o início da submissão até que o item esteja
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| − | disponível para acesso. No DSpace, o fluxo de submissão foi influenciado pelos princípios
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| − | da comunicação científica, que consiste no processo de avaliação dos registros antes da
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| − | publicação. Esse processo consiste das etapas de catalogação, avaliação e revisão de
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| − | metadados. O fluxo de submissão é importante por controlar os Itens que farão parte do
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| − | acervo do repositório.
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| − | O fluxo de submissão é ajustado conforme as necessidades da coleção. Dessa forma,
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| − | não existe apenas uma possibilidade de implementação desse fluxo. Ele é composto de três
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| − | etapas distintas e que podem ser coordenadas. Das três, apenas a etapa de catalogação é
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| − | obrigatória. As etapas de avaliação e revisão de metadados são opcionais e podem ou não
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| − | constituir o fluxo de submissão das coleções.
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| − | Pode-se escolher o fluxo de submissão adequado a cada comunidade. Por exemplo,
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| − | para um fluxo que consiste apenas da etapa de catalogação, seria adequado a coleções
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| − | que não necessitem de avaliação nem revisão de metadados. Assim, bastaria catalogar
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| − | um Item para que esse possa ser acessado pelos usuários, sem passar por outras etapas.
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| − | Esse fluxo é recomendado para coleções as quais os depositantes tenham domínio sobre
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| − | os descritores e os itens não necessitem de avaliação.
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| − | Para coleções que necessitam de avaliação de pertinência, por exemplo, pode-se
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| − | escolher um fluxo de submissão que tenha as etapas de catalogação e avaliação. Nesse
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| − | caso, na etapa de avaliação verifica-se se o item está condizente com a coleção, podendo
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| − | o mesmo ser aceito ou rejeitado. Assim, o Item só estará disponível para acesso depois de
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| − | passar pela etapa de avaliação.
| + | |
| − | Em algumas coleções é necessário que se tenha apenas duas etapas, a de catalogação e a de revisão de metadados. Os metadados são importantes para a recuperação de objetos digitais, principalmente os não textuais. Por isso, muitas vezes é necessário que se
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| − | revise os descritores para melhorá-los de forma a facilitar a recuperação. Em outros casos,
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| − | isso serviria para ajustar a terminologia, pois alguns repositórios requerem uniformidade
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| − | de discurso.
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| − | === Etapas do fluxo de submissão ===
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| − | O '''fluxo de submissão''' composto pelas três '''etapas''' é o mais adequado para as coleções
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| − | que necessitam de maior controle sobre os itens. Esse fluxo de submissão, consistindo das
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| − | três etapas, impõe que um Item, para constar no acervo, tenha que ser avaliado e ter revisado
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| − | os seus metadados. Nesse caso, passa pelo processo de avaliação, com possibilidade de
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| − | rejeição e revisão das informações preenchidas no processo de catalogação.
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| − | As etapas que compõe o fluxo de submissão devem ser executadas por usuários
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| − | com perfis diferenciados, sendo que apenas a catalogação pode ter um grupo de usuários
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| − | mais amplo. Entretanto, a avaliação e revisão de metadados devem ser executadas por
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| − | usuários com conhecimento específico para a realização dessas tarefas.
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| − | [[Arquivo:Submissao.png|center|900px]] | + | |
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| − | ==== Catalogação ====
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| − | A catalogação consiste na etapa pela qual se descreve e carrega o objeto digital
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| − | no repositório. Essa etapa possui cinco passos. Inicia respondendo as questões iniciais,
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| − | passando pelo preenchimento do formulário de entrada, carga do objeto digital, aceite da
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| − | licença e, finalmente, visualização de todos os passos. Ao término desses passos, o item
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| − | estará pendente se o fluxo consistir de mais passos. caso contrário, estará disponível para
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| − | acesso.
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| − | Quando executada pelo próprio autor recebe o nome de autoarquivamento. Isso facilita, no que concerne aos direitos autorais, o aceite da licença. Entretanto, na maioria dos casos, a catalogação é feita por terceiros que possuem direitos de depósito.
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| − | Independentemente do usuário que execute a catalogação, iniciando o fluxo de submissão,
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| − | o fato de um documento estar depositado no repositório não significa, necessariamente,
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| − | que o mesmo está disponível. O acesso aos documentos depende das políticas de acesso
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| − | e dos direitos de disseminação do repositório.
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| − | ==== Avaliação ====
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| − | A avaliação consiste em verificar se o item catalogado está compatível com a coleção.
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| − | Nesse caso, há apenas duas opções: aceitar ou rejeitar. Ao ser aceito, o Item passa para
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| − | a próxima etapa do fluxo; se não houver a etapa de revisão de metadados, o item estará
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| − | disponível para acesso. caso haja a rejeição, é necessário justificar. Então, um e-mail
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| − | automático com a justificativa é enviado ao autor.
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| − | ==== Revisão de metadados ====
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| − | A revisão de metadados não tem a capacidade de rejeitar um item, faz apenas ajustar
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| − | ou corrigir as informações fornecidas durante o processo de catalogação. Essa etapa tem
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| − | grande influência na recuperação de um Item, principalmente de objetos não textuais, que
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| − | necessitam dos metadados para o processo de busca. Objetos digitais textuais podem ter
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| − | o texto completo indexado para facilitar a recuperação.
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| − | == Usuários e grupos ==
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| − | == Administradores ==
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| − | Os administradores são os usuários importantes para o funcionamento do
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| − | repositório. cabe a eles garantir aos outros usuários a disponibilidade adequada das ferramentas e informações do repositório. A função de administrador, mesmo que possa ser
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| − | compartilhada ou dividida, é vital para o funcionamento do repositório.
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| − | Para facilitar a administração do repositório, pode-se criar '''administradores''' para
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| − | as comunidades ou subcomunidades. Esses administradores gerenciam vários aspectos
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| − | das comunidades e subcomunidades, dividindo assim a responsabilidade e facilitando o
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| − | gerenciamento de repositórios muito grandes. Essa facilidade é opcional mas muito útil,
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| − | dependendo da organização do repositório.
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| − | As coleções também podem ter administradores. Esses usuários, com permissões
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| − | especiais, podem controlar aspectos da coleção e itens que estão contidos nela. Dessa
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| − | forma, pode-se distribuir as responsabilidades em diversos níveis, se for preciso. Os administradores das coleções podem controlar os acessos aos itens, por exemplo, se houver
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| − | algum tipo de restrição de acesso.
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| − | === Administrador do repositório ===
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| − | Os administradores são os profissionais que gerenciam o funcionamento do repositório. Atuando diretamente nos procedimentos do repositório, são responsáveis por
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| − | mantê-lo ajustado aos propósitos da instituição mantenedora. Para que isso ocorra, necessitam interagir com vários tipos de usuários, dos técnicos de informática aos usuários que
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| − | acessam o repositório em busca de informação.
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| − | Devido à grande responsabilidade em que isso acarreta, recomenda-se que haja mais
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| − | de um usuário com privilégios de administrador, proporcionando assim maior segurança e disponibilidade dos seus serviços. O compartilhamento de administradores requer cuidados, mas
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| − | garante a continuidade do atendimento em caso de ausência de um dos administradores.
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| − | Os administradores do repositório, portanto, possuem todos os privilégios no repositório, podendo
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| − | executar todos os procedimentos disponíveis. Nesse caso podem, inclusive, executar tarefas
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| − | destinadas a outros tipos de usuários. Esse procedimento muitas vezes é utilizado para
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| − | solucionar problemas. Assim, o administrador possui a facilidade de simular qualquer outro
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| − | usuário no repositório.
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| − | As tarefas dos administradores requerem conhecimentos específicos do DSpace,
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| − | sobre os quais será tratado nesse guia. Entretanto, há outros conhecimentos, mais gerais,
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| − | relacionados à disseminação, recuperação e organização da informação, por exemplo, que
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| − | também são necessários, mas não obrigatórios. De qualquer modo, o administrador deve
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| − | estar alinhado aos propósitos da instituição em relação ao repositório.
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| − | ==== Tarefas do administrador do repositório ====
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| − | A principal tarefa do administrador é manter operacional o repositório, de acordo com
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| − | as determinações da instituição mantenedora. Isso, compreende um conjunto sistemático
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| − | de procedimentos que mantêm o repositório em pleno funcionamento, conforme orientações
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| − | estabelecidas pelos seus gestores. Dessa forma, as tarefas dos administradores constituem
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| − | os principais procedimentos de um repositório.
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| − | Cabe salientar que as tarefas do administrador costumam refletir em todo o repositório. Em muitos casos, algumas dessas tarefas envolvem parâmetros que alteram
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| − | todo o comportamento do repositório. Essa responsabilidade corresponde ao dever que o
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| − | administrador tem de manter o repositório alinhado às diretrizes da instituição, que podem
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| − | mudar dependendo do contexto.
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| − | O DSpace é um software altamente configurável. Assim, cabe ao administrador
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| − | garantir que as opções de configuração reflitam as políticas definidas para o repositório.
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| − | Em muitos casos, há diversas opções, cabendo ao administrador implementar ou interagir
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| − | com a equipe técnica para que determinada opção seja implementada.
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| − | Como os administradores possuem acesso a todas as tarefas do DSapce, em muitos
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| − | casos, podem executar todos os papéis. Essa facilidade é útil na verificação e solução de
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| − | problemas, principalmente os relacionados à submissão de itens. Nesse caso, o administrador recebe e-mails automáticos de todos os processos que estão ocorrendo e pode executar
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| − | tarefas ou apenas acompanhar o desenrolar dos processos.
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| − | Outra facilidade concedida ao administrador é poder simular outro usuário. Sabe-se
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| − | que o gerenciamento de senhas do DSpace é de responsabilidade de cada usuário, e que
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| − | nem mesmo o administrador conhece as senhas de outros usuários. O administrado tem
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| − | a opção de, ao editar um usuário, poder se logar como se fosse o próprio. Essa facilidade
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| − | é útil na verificação de problemas de permissão.
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| − | A administração pode ser compartilhada ou divida. O compartilhamento ocorre
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| − | quando há mais de um usuário administrador, o que implica em delegar algumas tarefas
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| − | do administrador a outros usuários. É recomendável que se tenha mais de um usuário com
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| − | acesso de administrador, mesmo que esse usuário não exerça esse papel efetivamente.
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| − | Por outro lado, apenas em repositórios grandes é recomendável ter os administradores de
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| − | comunidade ou coleção.
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| − | Nem todas as tarefas do administrador podem ser delegadas a outros usuários, apenas o gerenciamento de comunidades e coleções. A maior parte das tarefas não pode ser
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| − | delegada. Verificar e corrigir problemas, por exemplo, é uma tarefa típica do administrador
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| − | que não pode ser transferida a outros usuários. Deste modo, as tarefas do administrador
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| − | requerem uma dose de poder de decisão que somente ele possui, alinhado aos propósitos
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| − | da instituição em relação ao repositório.
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| − | ==== Políticas ====
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| − | ==== Menu do administrador ====
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| − | === Administradores de comunidade ===
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| − | === Administradores de coleção ===
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A administração de um repositório consiste em um conjunto de procedimentos
necessários para o seu pleno funcionamento. A maioria desses procedimentos são feitos
diretamente nas páginas do DSpace. Em raros casos, será necessária a intervenção da equipe
de informática, com orientação do administrador, para executar algum procedimento mais
técnico. Assim, serão abordados os procedimentos executados diretamente no DSpace
pelo administrador. Mais além, serão abordados outros procedimentos.
A administração implica em gerenciar os principais processos no repositório, o que
envolve, na maioria dos casos, a recuperação e submissão de itens. Algumas das tarefas
são mais evidentes na implantação do repositório, enquanto outras são constantes durante
toda a sua existência. Em grande parte, as tarefas do administrador têm relação estreita
com as políticas correspondentes a esse repositório.
Os procedimentos que são executados diretamente nas páginas do DSpace, de
responsabilidade do administrador, envolvem três conjuntos principais de atividades:
Todos esses procedimentos necessitam do privilégio de administrador, sendo que essas opções não são apresentadas a outros usuários, pois
os menus são dinâmicos.
