Administração do Koha

Administração do Koha =

A administração do Koha é a parte que o utilizador possui disponivel centenas de opções que lhe permitem ativar ou desativar funcionalidades e definir dezenas de parâmetros de configuração do sistema.

Acessar o módulo de administração

Caso o usuário tenha acesso à administração do Koha a tela apresentada na figura 1 é mostrada. Então, basta clicar em "Administração do Koha”.

A administração do Koha oferta uma grande quantidade de serviços.

Configurações globais do sistema

Preferências globais do sistema controla a forma como o sistema Koha funciona em geral. Deve ser definida essas preferências antes de qualquer outra coisa no Koha. Para acessar basta clicar em : Administração> Configurações globais do sistema.

Ao clicar em Configurações globais do sistema, o usuário será direcionado para a pagina de Preferências do sistema.

Quando edita alguma preferência a tag(modificar) aparecerá ao lado do item até que clique no botão 'Salvar todas as preferências'.

Após salvar as preferências aparecerá uma mensagem dizendo que as preferências foram salvas

Cada seção de preferência pode ser colocada em ordem alfabética, basta clique na seta ao lado direito da coluna 'Preferência'.

---

Aquisição

Início › Administração › Preferências do sistema > Aquisição

Política

AcqCreateItem

Padrão: Realizando um pedido

Pergunta: Criar um item quando ___.

Valores:

•Catalogando um registro

•Realizando um pedido

•Recebendo um pedido

Descrição:

Essa preferência permite decidir quando criar um item. Se você escolhe adicionar um item quando você está 'Realizando um pedido' então você deverá colocar as informações sobre o item no momento que está se fazendo o pedido. Quando você escolhe 'Recebendo um pedido' você incluirá as informações do item quando fizer o recebimento do pedido do módulo Aquisição. Se escolher 'Catalogando um item' para adicionar as informações do item é necessário ir ao módulo de Catalogação.

AcqEnableFiles

Padrão: Não

Pergunta: ___habilitar a capacidade de upload e anexar arquivos às faturas.

Valores:

•Catalogando um registro

•Realizando um pedido

•Recebendo um pedido Descrição:

Essa preferência controla se deve ou não permitir o upload arquivos de faturas via módulo de Aquisição.

---

Parâmetros básicos

Vá: More > Administração

Bibliotecas e Grupos

Quando configurar o seu Koha você poderá adicionar informação sobre todas as bibliotecas que irão compartilhar o sistema. Pois, estas informações serão utilizadas em diversas área do Koha.

• Endereço: More > Administração > Parâmetros básicos > Bibliotecas e Grupos

Ao entrar nesta página estará disponível uma lista de bibliotecas e grupos que foram adicionadas ao sistema.

Adicionando um Biblioteca

Para adicionar uma biblioteca:

• Clique em '+Nova Biblioteca'

• Os dois primeiros campos no topo do formulário são obrigatórios

• O Library Code: não pode conter nenhum espaço e ter 10 ou menos caracteres. este código será usado como identificador único na base de dados.

• Nome: será aquele mostrado no OPAC, por isso deve ser de fácil compreensão para o usuário externo.

• Grupos: se a biblioteca participa de algum grupo ou rede de bibliotecas assinale nesse campo a qual deles ela pertence.

Observação: Lembre-se de os grupos e/ou rede só estarão disponíveis neste campo se foram adicionadas anteriormente.

Após preencher os dois primeiros campos, há outros campos que não são obrigatórios, mas importante o seu preenchimento.

• Campos de endereço e contato (Do campo Lista de endereço 1 ao campo Fax): podem ser usados para fazer anúncios personalizados para cada biblioteca.

• E-mail: apesar de não ser obrigatório o preenchimento é importante seu preenchimento para a biblioteca.

• Reply-To e Return-Path: É possível um escolher um email para receber e outro para responder os emails, respectivamente.

• URL: se preenchido, então o nome da biblioteca será vinculado na tabela de participações no OPAC.

• Informações do Opac: é onde se coloca informações sobre a biblioteca que irão aparecer no OPAC quando se passar o mouse no nome da biblioteca.

• IP: quando preenchido limita o acesso a um endereço IP específico.

• Notas: se você possui alguma nota importante este campo é reservado para isso, entretanto essa nota não aparecerá no OPAC.

Editando/Excluindo uma Biblioteca

Não é possível excluir uma biblioteca que possua usuários vinculados à ela.

Toda biblioteca possui um botão Editar no lado direito da tabela de bibliotecas. Por meio desse recurso é possível alterar qualquer informação.

Adicionando um Grupo

Para adicionar um Grupo clique no botão '+Novo Grupo' to topo da tela.

Os campos 'Código de Categoria', 'Nome' e 'Tipo de Categoria' são obrigatórios.

O campo Show in search pulldown só deve ser assinalado se na preferência OpacAddMastheadLibraryPulldown estiver selecionado 'Adicionar', desta forma,no OPAC, aparecerá a possibilidade de se pesquisar por Grupos ou Bibliotecas.

Tipos de Grupos

• Search Domain: realiza busca em diversas bibliotecas ao mesmo tempo. Este recurso é possível ser visualizado no OPAC em Pesquisa Avançada > Localização e disponibilidade.

• Properties: atribui características as bibliotecas, por exemplo, biblioteca pública, biblioteca universitária, biblioteca especializada, etc.

Tipos de materiais

O Koha permite organizar a sua coleção por tipo de material e por código de coleção.

• Endereço: More > Administração > Parâmetros básicos > Tipos de materiais

Tipos de materiais referem-se a Manifestação , ou seja, a concretização física de uma expressão ou obra. Por exemplo: livros, CDs, DVDs, folhetos, website, etc.

Adicionando um tipo de material

Para adicionar um novo tipo de material clique no ícone '+ Novo tipo de material' no topo da página.

• Tipo de Material: Escolha um código para o seu tipo de material, por exemplo, para Livro use o código LIV.

• Descrição: Faça um descrição simples sobre o tipo de material, normalmente nesse campos coloca-se apenas o tipo, por exemplo, Livro, Periódico, Mapa, CD, DVD, etc.

• Escolher um ícone: você pode escolher ter um ícone associada ao tipo de material

• • Você pode escolher entre as imagens que vem com o sistema;

• • Você pode utilizar uma 'Imagem remota', mas é necessário colocar o endereço web, começando pelo http;

• • Ou você pode escolher não usar nenhum ícone.

• • Endereço: More > Administração > Configurações globais do sistema > Administração

• Não pode ser emprestado: Itens que só podem ser consultado internamente é necessário assinalar esse campo.

• • Os itens assinalados como 'Não pode ser emprestado' aparecem no catálogo, mas não podem ser retirados pelos usuários.

• Taxa de aluguel: Para itens que são alugados, por exemplo, filmes, jogos, coloque nesse campo o preço do aluguel.

• Mensagem de devolução: Se desejar é possível criar uma mensagem ou um alerta quando itens do tipo de material adicionado estiver sendo devolvido.

• Tipo de devolução: A diferença entre Mensagem e Alerta é o estilo. Menssagem na configuração padrão é azul e Alerta é amarelo.

• SIP media type:

Deletando um tipo de material

Todos os itens possuem um botão 'Excluir' no lado direito da tabela. Porém não é possível excluir tipos de materiais que estejam vinculados no sistema.

Valores autorizados

Valores autorizados podem ser usados em diferentes áreas do Koha. São opções nos diversos formulários existentes no sistema, por exemplo, é possível dar um status ao seu item, como perdido, em catalogação, recebido, está danificado, etc. Essas opções de status são os valores autorizados que foram criados para esse campo Status do Material.

Valores existentes

O Koha possui valores pre-definidos instalados, são eles:

1. Asort1
   • Usado para formulários de estatísticas de aquisição
2. Asort2
   • Usado para formulários de estatísticas de aquisição
3. BOR_NOTES
   • Os valore para as mensagens personalizadas para usuários que aparecem no módulo circulação e no OPAC. O valor do campo Descrição deve ser uma mensagem de texto e limitado a 200 caracteres.
   • 
4. Bsort1
5. Bsort2
6. CART
   • É a localização do carrinho de livros, usado pelas preferências InProcessingToShelvingCart e ReturnToShelvingCart.
7. CCODE
   • Código de coleção, usado quando se está catalogando ou editando itens.
8. DAMAGED
   • Descrição para itens marcados como danificados (aparecerá quando está catalogando ou editando o item).
9. DEPARTAMENT
   • É obtigatório e será utilizado quando utilizar a ferramente de Reserva de item.
10. HINGS_AS
    • General Holdings: Acquisition Status Designator. Este elemento de dado especifica o estado de aquisição no momento que gera o relatório.
11. HINGS_C
12. HINGS_PF
13. HINGS_RD
14. HINGS_UT
15. LOC
    • Status de localização: na estante; normalmente quando está se adicionando ou editando um item.
16. LOST
    • Status de 'Perdido'; normalmente quando está se adicionando ou editando um item.
17. MANUAL_INV
18. NOT_LOAN
    • Razões pela qual um item não é emprestado.
19. PROC
    • Localização a ser usada pelo NewItemDefaultLocation e também quando se usa InProcessingToShelvingCart.
20. REPORT_GROUP
    • Uma maneira de ordenar e filtrar seus relatórios, os valores padrões do sistema Koha são os módulos (Contas, Aquisição, Catalogação, Circulação e Usuários)
    • 
21. REPORT_SUBGROUP
    • Pode ser usado para classificar e filtrar os seus relatórios. Esta categoria não há valores no padrão do Sistema Koha e para adicionar os valores nessa categoria é necessário, primeiramente, incluir um código de valor autorizado no campo Descrição(OPAC) da categoria REPORT_GROUP para ligar o subgrupo no grupo apropriado.
22. RESTRICTED
    • Indica o status de restrito a um item.
23. ROADTYPE
    • Usado para incluir endereços dos usuários
24. SIP_MEDIA_TYPE
25. SUGGEST
26. WITHDRAWN
    • Descrição para quando um item está emprestado.
27. YES_NO
    • Um valor genérico que pode ser usado em qualquer campos que possua a opção de resposta Sim ou Não.

Adicionar nova categoria de valores autorizados

Além das categorias existentes que vêm por padrão com o Koha, os bibliotecários podem adicionar seus próprios valores autorizados para controlar os dados que são inseridos no sistema. Para adicionar uma nova categoria:

• Clique em '+Nova Categoria'

• Categoria: Limite o nome para 10 caractere, use algo curto mas que deixe claro para o que é a categoria.

• • Quando adicionar um nova categoria será pedido a criação de pelo menos um valor autorizado.
• Valor Autorizado: Coloque o código do valor autorizado.

• Descrição: Preencha de forma completa, sem códigos ou siglas, neste campo coloque o nome do valor. Caso deseje mostrar outra descrição na OPAC preencha o campos 'Descrição OPAC'.
• Libraries Limitation: Se desejar que esse valor só apareça para algumas bibliotecas selecione quais as bibliotecas desejar, se desejar mostrar para todas as bibliotecas selecione 'Todas as bibliotecas'.
• Escolha um ícone: Para utilizar um ícone, é necessário editar as preferências StaffAuthorisedValueImages e/ou AuthorisedValueImages para mostrar imagens para os valores autorizados.
• Clique em Salvar e o novo valor aparecerá na lista de valores existentes.

Usuários e circulação

Configurações para controlar as informações sobre os usuários e a circulação de material.

Categorias de usuários

Categorias de usuários permitem que você organize seus usuários em grupos de idade, tipos de atividades profissionais e acadêmicas, etc.

É possível atribuir a cada categoria permissões de acesso ao sistema e as ferramentas.

Adicionando uma nova categorias de usuários

• Clique em '+Nova Categoria'
  • 
• Código de categoria: Crie um código para a nova categoria. Este é um campo é de preenchimento obrigatório.
  • 
• Descrição: Descreva a nova categoria com um texto simples e claro. Este é um campo é de preenchimento obrigatório.
• Período de inscrição: Você deve preencher esse campo caso o usuário deva ter acesso apenas por um período.(Exemplo: um estudante deve renovar sua inscrição a cada ano ou a cada semestre)
  • 
• Idade necessária: Algumas categorias de usuários podem ter uma idade mínima (em anos) como requisito para associar-se.
  • 
• Limite máximo: No campo acima se define a idade miníma, neste campo se define a idade máxima para se inscrever na categoria.
  • 
• Taxa de inscrição: Se você cobrar uma taxa de adesão para seus usuário preencha este campo com o valor da taxa para a categoria.
  • 
• Aviso de atraso requerido: Se você escolher SIM você permitirá que um aviso de atraso seja enviado ao usuário quando este atrasar a entrega de um item emprestado.
• Lost items in staff client: Este campo é destinado para os usuários internos (os funcionários), caso deseje que eles vejam itens que foram perdidos ou estão desaparecidos, este campos não afeta o OPAC, sendo assim se estiver incluindo uma categoria para usuários externo selecione 'Oculto por padrão'.
  • 
• Taxa de reserva: Se desejar cobrar uma taxa de usuários que façam reserva de itens, coloque o valor da taxa neste campo.
  • 
• Tipo de categoria: Escolha uma das seis categorias principais.Este é um campo é de preenchimento obrigatório.

• Limitações de unidades: Se desejar que esta nova categoria possa acessar todas as bibliotecas então selecione 'Todas as bibliotecas', mas caso esta nova categoria seja limitada a apenas algumas bibliotecas selecione as quais o usário terá acesso.
• Bloquear usuários com cadastro vencido: Escolha quais usuários desta categoria terão ações bloqueadas no OPAC como renovações e reservas quando seu cadastro estiver vencido. O padrão do sistema é seguir a configuração feita na preferência do sistema BlockExpiredPatronOpacActions.
• Default privacy: Você pode escolher as configurações de privacidade padrão para esta categoria de usuários. Essa configuração pode ser editada pelo usuário por meio do OPAC se você permitir essa edição nas configurações da preferência do sistema OPACPrivacy. Este campo pode controlar por quanto tempo o histórico de checkout de usuários é mantido para novos usuários nesta categoria. Ao selecionar "Nunca" o checkout é anônimo, e "Forever" mantém o histórico de checkout de um usuário indefinidamente. Quando ajustado para "Default",o histórico é controlada pelo batch_anonymise.pl cronjob que deve ser configurado pelo administrador do sistema.

Regras de circulação e multas

Define prazos de empréstimo, multas e outras regras de circulação para cada biblioteca, categoria de usuário e tipos de material.

As regras são aplicadas do mais específico para o menos específico, utilizando-se o primeiro encontrado na seguinte ordem:

• mesma biblioteca, mesmo tipo de usuário, mesmo tipo de material
• mesma biblioteca, mesmo tipo de usuário, todos os tipos de materiais
• mesma biblioteca, todos os tipos de usuários, mesmo tipo de material
• mesma biblioteca. todos os tipos de usuários, todos os tipos de materiais
• padrão (todas as bibliotecas), mesmo tipo de usuário, mesmo tipo de item
• padrão (todas as bibliotecas), mesmo tipo de usuário, todos os tipos de itens
• padrão (todas as bibliotecas), todos os tipos de usuários, mesmo tipo de item
• padrão (todas as bibliotecas), todos os tipos de usuários, todos os tipos de itens

As preferências do sistema CircControl e HomeOrHoldingBranch também definem regras a serem aplicadas à circulação.

• Se a preferência do sistema CircControl é definida como:
  • "biblioteca de origem do exemplar" as regra de empréstimos serão selecionadas de acordo com a biblioteca do exemplar onde a preferência do sistema HomeOrHoldingBranch define se é a biblioteca original do exemplar ou a biblioteca onde está o exemplar.
  • "biblioteca de origem do usuário" as regras de empréstimo serão selecionadas de acordo com a biblioteca do usuário;
  • "biblioteca que você está logado em" as regras de empréstimo serão selecionadas de acordo com a biblioteca que se encontra logado.
• Se a preferência do sistema IndependentBranches está definida para 'Prevenir' então o valor da preferência HomeOrHoldingBranch é usado para descobrir se o exemplar pode ser emprestado. Se a biblioteca do exemplar não coincidir com a biblioteca em que se está logado, o exemplar não pode ser emprestado a não ser que seja um usuário tipo superbibliotecário.
  • 
  • 

Definindo regras de circulação e multas

Utilizando o quadro de regras você pode definir normas de acordo com combinações de usuários e tipos de material. Para configurar suas regras, escolha a biblioteca no menu 'Selecione um biblioteca' (ou 'todas as bibliotecas' se você deseja aplicar estas regras para todas as bibliotecas).

No quadro você pode selecionar qualquer combinação de categoria de usuário e tipo de material aos quais as regras se aplicam.

• Categoria de usuário: Primeiro escolha qual categoria de usuário que você quer que esta regra seja aplicada. Se você optar por 'Todos' será aplicado em todas as categorias.
• Tipo de Material: Escolha a qual tipo de material você gostaria de aplicar esta regra. Se você deixar 'Todos' esta regra será aplicada a todos os tipos.
• Empréstimos autorizados: Limite o número de exemplares que um usuário pode ter em seu poder ao mesmo tempo, para isso insira neste campo o número de exemplares que serão permitidos.
• Período de empréstimo: Defina o período de tempo e de itens que podem ser emprestados a um usuário digitando o número de dias.
• Unidade: Escolha qual unidade de tempo, Dias ou Horas, que o período de empréstimo e suspensões serão calculados.
• Data de devolução extrema: Você pode definir uma data fixa para categorias específicas de usuários e tipos de materiais. A data fixa ignorará as atuais regras de circulação e será aplicada a todos os materiais a qual for designada, antes ou depois da data especificada.
  • Normalmente utilizada em bibliotecas escolares ou universitárias quando você deseja que os exemplares sejam devolvidos antes do término do fim ano escolar ou acadêmico.
• Montante da multa: Deve conter o valor que você deseja cobrar para o atraso de devolução.

• intervalo de cobrança de multas: Inserir o em dias (ex. multar a cada 1 dia, ou a cada 2 dias).
• Período de carência: É o período de tempo que um item pode ser estar em atraso antes que se comecem a cobrar multas.
  • 
• Limite de Multas em Atraso: É o valor máximo de multa para esta combinação de usuário e material.
  • 
• Suspensão em dias: Se sua biblioteca pune usuários suspendendo sua conta você pode digitar o número de dias de suspensão no campo.
  • 
• Duração máxima da suspensão: Você pode definir o número máximo de dias que um usuário será suspenso.
• Renovações permitidas: Escolha se o usuário pode renovar este tipo de documento, e em caso positivo, insira o número de vezes que é possível renovar.
• Período de renovação: Se você permitir renovações, você poderá escolher por quanto tempo esse período renovação será.
• Não renovar antes de: Se você permitir renovações, você poderá controlar quanto tempo antes da data de devolução os usuários poderão renovar seus itens.
  • Exemplares podem ser renovados a qualquer tempo se este campo for deixado em branco. Senão, os exemplares só poderão ser renovados se a data de devolução for superior ao número inserido neste campo.
• Automatic renewal: Você pode ativar renovações automáticas para determinados itens e usuários . Estes será renovados automaticamente seguindo suas regras de circulação a menos que haja uma restrição sobre o item.
  • 
  • 
• Reservas permitidas (contagem): Se o usuário pode reservar este tipo de material, insira o número total de exemplares (desse tipo) que pode ser reservados.
• Desconto no aluguel(%): Se você cobrar uma taxa de empréstimo para um determinado tipo de material e quiser dar para um tipo específico de usuário um desconto nesta taxa, digite a porcentagem do desconto (sem o simbolo % ).

Quando terminar, clique em 'Adicionar' para salvar as suas alterações. Para modificar uma regra, crie uma nova com o mesmo tipo de usuário e de material. Para excluir, basta clicar no link 'Excluir' à direita.

Para economizar tempo, você pode clonar regras de uma biblioteca para outra, escolhendo a opção 'Clonar estas regras para:' acima da tabela de regras.

Após clonar a regra será apresentada uma mensagem de confirmação.

Política padrão de empréstimo, reserva e devolução

Você pode definir o número máximo de empréstimo ou políticas de empréstimo que serão usadas se não houver nenhuma definida para um tipo específico de documento ou categoria.

Neste menu você pode definir um padrão a aplicar a todos os tipos de materiais e usuários da biblioteca.

• Em 'Total de empréstimos permitidos', digite o número total de itens que os usuários podem ter em seu puder ao mesmo tempo