Parâmetros de aquisição

Parâmetros de aquisição

O módulo Aquisições do Koha permite que os técnicos registrarem encomendas a fornecedores e gerir os orçamentos. Antes de utilizar o Módulo Aquisição, deve-se realizar algumas configurações no sistema, disponíveis em: Administração > Parâmetros de aquisição.

Moedas e taxas de câmbio

Caso a biblioteca faça pedidos a editoras de diferentes países, é possível definir as unidades monetárias. Assim, o módulo de aquisições calculará adequadamente os valores totais.

O código ISO inserido será utilizado quando houver importação de arquivos MARC através das ferramentas de importação de registros. A ferramenta tentará encontrar e utilizar o preço na moeda corrente. Por sua vez, a unidade monetária ativa é a principal unidade utilizada na biblioteca. Sua unidade monetária ativa terá uma seleção na coluna Ativa. Caso a biblioteca ainda não possua uma unidade monetária ativa, uma mensagem de erro solicitará que uma delas seja definida como Ativa.

Orçamentos

Orçamentos são usados para gerenciar os gastos com aquisições. Você pode, por exemplo, criar um orçamento para o ano corrente (ex. 2016) e então dividir este orçamento em diferentes fundos para cada área da biblioteca (ex. Livros, Áudio etc.).

Na tela principal de administração do orçamento, você verá duas abas: uma para orçamentos ativos e outra para os inativos.

Adicionando um novo orçamento

Orçamentos podem ser criados: criando um novo orçamento, duplicando o orçamento do ano anterior e fechando o orçamento do ano para iniciar outro.

Criando um novo orçamento

Caso você não tenha utilizado o Koha para aquisições antes, então você precisará começar com um novo orçamento. Para adicionar um novo orçamento clique no botão '+Novo Orçamento'.

• Escolha o período de tempo do orçamento, sendo um ano acadêmico, ou fiscal, ou um semestre, etc.
• A 'Descrição' deve ser algo que lhe ajude a identificar o orçamento durante a realização do pedido de aquisição.
• No campo 'Montante Total' não use símbolo, apenas insira o montante do orçamento em números e pontos decimais.
• Tornar um orçamento 'Ativo' torna-o usável quando se realizar encomendas no módulo de aquisições, mesmo que a encomenda for realizada depois do término do orçamento. Isso permitirá que você guarde encomendas que foram feitas nos períodos do orçamento anterior.
• Bloquear um orçamento significa que os Fundos não podem ser modificados pelo técnicos

Assim que terminar a edição, clique no botão 'Salvar alterações'. Será mostrada na lista dos orçamentos existentes.

Duplicando um orçamento

Para duplicar um orçamento de um ano anterior, clique no nome do orçamento na lista de orçamentos.

Na tela de detalhes do orçamento, clique no botão 'Editar' na parte superior da tela e escolha 'Duplicar orçamento'.

Você também pode clicar no botão 'Ações' a direita do nome do orçamento, na lista de orçamentos, e escolher a opção 'Duplicar'.

Em ambas as opções você será direcionado a um formulário no qual será preciso inserir a nova data de início e término, se desejar você também pode alterar a descrição, e salvar o orçamento.

Assinale o campo 'Marcar o orçamento original como inativo' se o orçamento original não deve ser mais usado.

Assinale o campo 'Definir todos os fundos a zero ' se você quiser que o novo orçamento contenha as mesmas estruturas de fundos igual ao orçamento anterior mas sem as atribuições até que você insira manualmente uma montante no fundo.

Esta ação não apenas irá duplicar seu orçamento, mas todos os demais fundos associados a ele, de maneira que você poderá reutilizar orçamentos e fundos de um ano para outro.

Fechando um orçamento

Ao fechar um orçamento você pode mover ou transferir pedidos não recebidos e fundos que não foram gastos para um novo orçamento. Antes de fechar um orçamento você pode duplicar o orçamento do ano anterior, desta forma os pedidos não recebidos permanecerão no orçamento duplicado e não afetaram o fechamento.

Nas abas 'Orçamentos ativos' ou 'Orçamentos inativos' escolha um orçamento com pedidos não recebidos e selecione 'Fechar' no botão 'Ações'

Quando você selecionar 'Fechar' você será direcionado a um formulário.

Use o campo 'Selecionar orçamento' para escolher qual orçamento receberá os pedidos não recebidos.

Assinale o campo 'Mover os fundos não gastos' para mover o montante dos fundos do orçamento que será fechado para o orçamento selecionado no campo acima.

Uma vez que você fez suas escolhas, clique em 'Mover pedidos não recebidos'. Uma caixa de dialogo aparecerá dizendo 'Você escolheu mover todos os pedidos não recebidos do Orçamento X para o Orçamento Y. Esta ação não poderá ser desfeita. Você deseja continuar?' Orçamento X é o orçamento que será fechado e Orçamento Y foi o orçamento selecionado.

Se tudo estiver correto clique em 'OK' e todos os pedidos não recebidos e, se selecionado, os fundos não gastos serão transferidos.

Aguarde até aparecer 'O relatório de transferência dos pedidos não recebidos do orçamento X para o Y'. Deste modo aparecerá uma lista dos número dos pedidos (agrupados por fundos) que foram impactados e detalhes se o pedido não recebido foi transferido ou se houve algum problema na transferência. Por exemplo, se o novo orçamento não possui um fundo com o mesmo nome do orçamento anterior, o pedido não será transferido de um para outro.

Fundos

Um fundo é adicionado a um orçamento.

Adicionando um fundo

Para adicionar um novo fundo você deve primeiramente escolher um orçamento, clique no orçamento na lista de orçamentos e depois clique em '+Novo' no topo da tela e selecione Novo fundo para o Orçamento X.

Aparecerá um formulário, onde os três primeiros campos são obrigatórios:

• Código do fundo: Coloque um identificador único para seu fundo.
• Nome do fundo: O nome dever ser algo que possa ser entendido pelo bibliotecário.
• Valor: Coloque o montante do fundo, o quanto poderá ser gasto.
• Atenção em (%) e Atenção em (montante): Ao preencher esse campos o Koha irá avisa-lo se vocês gastar um certa porcentagem ou uma quantia. Isto impede que você perca controle dos gastos além do limite.
• Proprietário:Você pode optar por atribuir este fundo a um bibliotecário. Se o fizer, fará com que somente o bibliotecário faça as alterações no fundo.
• Usuários: Você pode escolher usuários que poderão fazer pedidos utilizando o fundo.
• Biblioteca: Escolha qual biblioteca poderá usar o fundo.
• Acesso restrito para: Você pode restringir quem pode fazer pedidos usando o fundo, você pode escolher: proprietário, proprietário e usuário ou proprietário, usuário e biblioteca.

• Notas: Você pode colocar qualquer informação que você considere importante.
• Estatística 1 feito em e Estatística 2 feito em: São categorias de planejamento usadas para fins estatísticos. Para aprender mais sobre categorias de planejamento, acesse o FAQ de categorias de planejamento.

Quando terminar de preencher o formulário, clique em 'Enviar' e você retornará a página com uma lista de todos os fundos do orçamento.

As colunas monetárias na tabela de fundos são as seguintes:

1. Valor base alocado: É o montante definido na criação do fundo.
2. Nível base pedido: É o montante de pedidos do fundo.
3. Total pedido:É o Nível base pedido mais os fundos dependentes.
4. Valor de base gasto:É o montante gasto.
5. Total gasto: É o Valor base disponível mais todos os fundos dependentes.
6. Valor base disponível:É o valor base alocado menos nível base pedido.
7. Total disponível:valor base alocado menos total pedido.

À direita de cada fundo você encontrará o botão 'Ação', neste você terá três opções 'Editar', 'Deletar' e 'Adicionar fundo dependente'.

Um fundo dependente é simplesmente um sub-fundo do fundo listado. Um exemplo seria ter um fundo chamado 'Ficção' e dentro deste fundo haveria um fundo dependente chamado 'Lançamentos' e um fundo chamado 'Ficção científica'. É uma forma opcional para organizar melhor suas finanças.

Fundos com fundos dependentes irão mostrar uma pequena seta à esquerda. Clicando-a os fundos dependentes irão aparecer na tabela.

Planejamento de orçamentos

Na tela de controle dos fundos clique no botão 'Planejamento' e escolha como deseja gastar o orçamento.

Se você escolher 'Planejar por meses' você verá o orçamento dividido em meses.

Para ocultar algumas das colunas, escolha no campo Exibir/ocultar colunas quais colunas deseja visualizar, basta desmarcar.

A partir daqui você pode planejar o seu orçamento inserindo manualmente os valores ou clicando no botão de auto-preenchimento. Se você optar por preencher automaticamente o formulário, o sistema tentará dividir o montante da melhor maneira possível (pode ser necessário alguns ajustes para dividir os valores de forma mais acurada).

Uma vez que as alterações sejam feitas, clique no botão 'Salvar'. Se você desejar exportar os seus dados como um arquivo CSV, pode fazer isso inserindo o nome do arquivo no campo 'Exportar', a esquerda da tela.