Ferramentas do Koha
Ferramentas no Koha realizam todos os tipos de ações. Em outros sistemas de gerenciamento de bibliotecas os itens listados no módulo Ferramentas no Koha seriam referenciados, por exemplo. em 'Relatórios'.
Usuários e circulação
Lista de usuários
Listas de usuários são uma forma de organizar um grupo de usuários e facilitar a modificação de registros em lote ou a emissão de relatórios.
Para criar uma nova lista clique em '+Nova listas de usuários'.
Coloque o nome da lista de clique em 'Salvar'.
Para adicionar usuários à lista pesquise os usuários no campo 'Adicionar usuários'
Insira o nome do usuário ou número de carteirinha na caixa de pesquisa e clique no resultado para adicionar o usuário.
Quando você tiver adicionado todos os usuários que desejar, clique em 'Adicionar usuários' para salvá-los na lista.
Comentários
Todos os comentários adicionados pelos usuários via OPAC dependem de aprovação de funcionários para serem visualizados. Se há comentários aguardando moderação eles estarão listados no painel principal abaixo dos módulos, como na imagem abaixo.
Ou você pode ir ao módulo Ferramentas e ir a ferramenta Comentários.
Para moderar os comentários, simplesmente clique em 'Aprovar' ou 'Excluir' no lado direito dos comentários que estão aguardando moderação.
Se não existir comentário para moderação, você verá uma mensagem dizendo isto:
Você também pode rever e desaprovar comentários que aprovados no passado, escolhendo a aba 'Comentários aprovados'
Importar usuários
A ferramenta de importação de usuários pode ser usada em qualquer momento para adicionar usuários em lote. É usada com maior frequência em universidades e escolas quando há um novo lote de usuários registrados.
Criação de arquivos dos usuários
Sua instalação do Koha vem com um arquivo CSV em branco que você pode usar como template para seus registros de usuários. Se você deseja criar um arquivo, tenha certeza que seu arquivo tenha os seguintes campos nesta ordem:
cardnumber, surname, firstname, title, othernames, initials, streetnumber, streettype, address, address2, city, state, zipcode, country, email, phone, mobile, fax, emailpro, phonepro, B_streetnumber,B_streettype, B_address, B_address2, B_city, B_state, B_zipcode, B_country, B_email, B_phone, dateofbirth, branchcode, categorycode, dateenrolled, dateexpiry, gonenoaddress, lost, debarred, debarredcomment, contactname, contactfirstname, contacttitle, guarantorid, borrowernotes, relationship, ethnicity, ethnotes, sex, password, flags, userid, opacnote, contactnote, sort1, sort2, altcontactfirstname, altcontactsurname, altcontactaddress1, altcontactaddress2, altcontactaddress3, altcontactstate, altcontactzipcode, altcontactcountry, altcontactphone, smsalertnumber, privacy, patron_attributes
Importando usuários
Uma vez que você tenha criado seu arquivo de usuário, você poderá utilizar a ferramenta de 'Importação de usuário' para trazer os dados para o Koha.
- Escolha seu arquivo CSV e peça verificação de correspondência por 'Número de carteirinha' para evitar que sejam adicionadas carteirinhas duplicadas no sistema.
- Depois você pode escolher valores padrões para aplicar em todos os usuários que estiver importando
- Ex.: Se você estiver importando usuários para uma biblioteca especifica, você pode usar o campo 'Biblioteca de origem' do 'Formulário de importação'.
- Por fim, você precisa escolher qual registro será substituído no caso de haver duplicatas.
- Um registro duplicado é encontrado utilizando os campos que você escolheu como critério de correspondência para evitar duplicação.
- Se você incluiu atributos de usuários no seu arquivo você pode decidir se deseja adicionar seus valores aos valores existentes ou apagar os valores existentes e manter somente os seus.
Mensagens e comprovantes
Todos os avisos e recibos (ou comprovantes) gerados pelo Koha podem ser personalizados utilizando a Ferramenta Avisos e Comprovantes. O sistema vem com vários modelos predefinidos que aparecerão quando você entrar pela primeira vez nesta ferramenta.
Todos os avisos podem ser editados, mas só alguns podem ser excluídos, isso é para evitar que mensagens de erro do sistema sejam enviadas sem um modelo. As mensagens e comprovantes podem ser editados em cada biblioteca, mas por padrão, você verá os avisos para todas as bibliotecas.
Se você tem um estilo que quer aplicar em todos os comprovantes você pode configurar a preferência do sistema SlipCSS(colocar link). Para as mensagens, configure a preferência NoticeCSS para definir estilo para todas.
Para mais informações sobre a formatação veja o Guia de campos para Mensagens e Comprovantes(colocar link).
Adicionando mensagens e comprovantes
Para adicionar novas mensagens ou comprovantes
- Clique em '+Nova mensagem'
- Escolha para qual biblioteca será esta mensagem ou comprovante.
- Escolha a qual módulo está mensagem estará relacionada.l
- O campos Código é limitado a 20 caracteres.
- Use o campo Nome para deixar mais claro o tipo de mensagem, para qual biblioteca ela é, a qual módulo será aplicado, etc.
- Em seguida você pode personalizar a mensagem de acordo com cada método de envio.
- Toda mensagem deve ter um modelo de e-mail configurado.
- Se você estiver utilizando o serviço TalkingTechItivaPhoneNotification(colocar link), você poderá configurar uma notificação por telefone.
- Caso você deseje imprimir este aviso, você poderá configurar um template para impressão.
- Caso você tenha ativado o envio de SMS na preferência SMSSendDriver(colcar link), você poderá definir o texto para as mensagens.
- Todos os avisos oferecem a mesma opção.
- Se você quiser elaborar as mensagens ou comprovantes em formato HTML, verifique se a opção 'Mensagem HTML' está selecionada, senão o conteúdo será gerado como texto simples.
- 'Assunto da Mensagem' é o que aparecerá no assunto do e-mail.
- No corpo da mensagem, sinta-se a vontade para escrever a mensagem que desejar. Utilize os campos no lado esquerdo para incluir dados extraídos da base de dados.
Marcação de mensagens de atraso
Quando estiver criando mensagem de atraso, haverá duas tags além das várias que compõem a base de dados que você poderá utilizar nas mensagens.
Estas tags são <item> e </item> que envolvem todos os campos de biblio, biblioitem e tabelas de exemplares.
Um exemplo de utilização dessas tags no template de aviso poderia ser:
Os exemplares a seguir estão atualmente em atraso: <item>"<<biblio.title>>" by <<biblio.author>>, <<items.itemcallnumber>>, Código de barras: <<items.barcode>> Multa: <<items.fine>></item>
No qual, assumindo que dois exemplares estão atrasados, resultará em um aviso como:
Os exemplares a seguir estão atualmente em atraso: "Uma breve história da civilização ocidental" por Harrison, John B, 909.09821 H2451, Código de barras: 08030003 Multa: R$3.50 "História da civilização ocidental" por Hayes, Carlton Joseph Huntley, 909.09821 H3261 v.1, Código de Barras: 08030004 Multa: R$3.50
Mensagens e comprovantes existentes
Entre as mensagens padrão há mensagens para várias ações comuns dentro Koha. Todos estas mensagens podem ser personalizadas, alterando o seu texto por meio da ferramenta Mensagens e Comprovantes e seu estilo usando a preferência do sistema NoticeCSS(colocar link) para definir um estilo. Aqui estão algumas das coisas que as mensagens fazem.
- ACCTDETAILS
- Enviar aos usuários um aviso quando suas contas estão configuradas e a preferência AutoEmailOPACUser(colocar link) está definida para 'Enviar'.
- ACQCLAIM (Acquisition Claim)
- Utilizado na parte de reclamações do módulo de aquisição.
- Endereço: More > Aquisição> Fascículos atrasados.
- CHECKIN
- Esta mensagem é enviada para todos os exemplares quando devolvidos.
- Este aviso é utilizado se dois critérios forem atendidos:
- As preferências do sistema EnhancedMessagingPreferences está configurada para 'Permitir'.
- Quando o usuário solicitou receber a mensagem.
- Endereço: OPAC > Login > minhas mensagens
- Endereço: Usuário > Registro do usuário > Mensagens
- CHECKOUT
- Esta mensagem é enviada para todos os exemplares quando emprestados.
- Este aviso é utilizado se dois critérios forem atendidos:
- As preferências do sistema EnhancedMessagingPreferences está configurada para 'Permitir'.
- Quando o usuário solicitou receber a mensagem.
- Endereço: OPAC > Login > minhas mensagens
- Endereço: Usuário > Registro do usuário > Mensagens
- DUE
- Esta mensagem é enviada quando o exemplar está atrasado.
- Este aviso é utilizado se dois critérios forem atendidos:
- As preferencias do sistema EnhancedMessagingPreferences está configurada para 'Permitir'.
- Quando o usuário solicitou receber a mensagem.
- Endereço: OPAC > Login > minhas mensagens
- DUEDGST
- Este aviso é utilizado para alertar usuários sobre exemplares em atraso
- Este aviso é utilizado se dois critérios forem atendidos:
- As preferências do sistema EnhancedMessagingPreferences está configurada para 'Permitir'.
- O usuário solicitou o recebimento desta mensagem como resumo diário.
- Get there: OPAC > Login > minhas mensagens
- Get there: Usuário > Registro do usuário > Mensagens
- HOLD (Hold Available for Pickup)
- Este aviso é utilizado se dois critérios forem atendidos: :
- As preferências do sistema EnhancedMessagingPreferences está configurada para 'Permitir'.
- O usuário solicitou o recebimento desta mensagem como resumo diário.
- Get there: OPAC > Login > minhas mensagens
- Get there: Usuário > Registro do usuário > Mensagens
- Quando este aviso faz alusão à tabela de bibliotecas, ele está se referindo às informações sobre a biblioteca de retirada.
- HOLDPLACED (uma aviso aos funcionários da biblioteca de que uma reserva foi feita)
- Esta mensagem requer que a preferência do sistema emailLibrarianWhenHoldIsPlaced esteja em 'Ativar'
- Quando este aviso faz alusão à tabela de bibliotecas, ele está se referindo às informações sobre a biblioteca de retirada do exemplar.
- ODUE (Mensagem de atraso)
- Este aviso é utilizado para enviar mensagens de atraso para os usuários.
- Necessita que você configure o envio de mensagens de atraso.
- PREDUE
- Este aviso é utilizado para enviar avisos de atraso para os usuários.
- Este aviso é utilizado se dois critérios forem atendidos:
- Esta mensagem requer que a preferência do sistema emailLibrarianWhenHoldIsPlaced esteja em 'Ativar'.
- O usuário solicitou o recebimento desta mensagem como resumo diário.
- Get there: OPAC > Login > minhas mensagens
- Get there: Usuário > Registro do usuário > Mensagens
- PREDUEDGST
- Este aviso é enviado para todos os exemplares em atraso.
- Este aviso é utilizado se dois critérios forem atendidos:
- Esta mensagem requer que a preferência do sistema emailLibrarianWhenHoldIsPlaced esteja em 'Ativar'.
- O usuário solicitou o recebimento desta mensagem como resumo diário.
- Get there: OPAC > Login > minhas mensagens
- Get there: Usuário > Registro do usuário > Mensagens
- RENEWAL
- Este aviso é enviado para todos os exemplares renovados.
- Este aviso é utilizado se dois critérios forem atendidos:
- Esta mensagem requer que a preferência do sistema emailLibrarianWhenHoldIsPlaced seja configurada para 'Ativar'.
- A preferência RenewalSendNotice está configurada para 'Enviar'.
- O usuário solicitou o recebimento desta mensagem como resumo diário.
- Get there: OPAC > Login > minhas mensagens
- Get there: Usuário > Registro do usuário > Mensagens
- RLIST (Lista de circulação)
- Utilizado no módulo de periódicos para notificar os usuários/funcionários sobre novos fascículos de um periódico.
- Get there: More > Serials > Nova assinatura.
- Você tem a opção de selecionar o aviso de 'Routing List' quando cria uma nova assinatura (escolha a partir do menu 'Notificação de usuário).
- SHARE_ACCEPT
- Utilizado para notificar um usuário quando outro usuário tiver aceitado sua lista compartilhada.
- Configure a preferência do sistema OpacAllowSharingPrivateLists para 'Permitir'.
- SHARE_INVITE
- Utilizado para notificar um usuário de que outro usuário deseja compartilhar uma lista com ele.
- Configure a preferência do sistema OpacAllowSharingPrivateLists para 'Permitir'.
Existem também um conjunto de comprovantes pré-definidos listados nesta página. Todos estes comprovantes podem ser customizados alterando o texto nas Ferramentas Mensagens e comprovantes e seu estilo usando a preferência SlipCSS para definir um CSS. Alguns exemplos de como são utilizados:
- ISSUEQSLIP
- Usado para imprimir um recibo rápido na circulação.
- O recibo rápido apenas inclui itens que foram emprestados no dia.
- ISSUESLIP
- Usado para imprimir um recibo completo na circulação.
- Avisos irão aparecer abaixo dos items que forem emprestados, na tela de circulação.
- RESERVESLIP
- Usado para imprimir um recibo de reserva
- O comprovante de reserva é gerado no momento que a reserva é confirmada.
- TRANSFERSLIP
- Used to print a transfer slip
- O comprovante de transferência é impresso quando você confirma um transferência de uma biblioteca para a outra biblioteca.
Agendar avisos de atraso
Para enviar os avisos de atraso que você definiu usando a ferramenta de aviso, é preciso definir primeiro o agendamento para essas mensagens.
IMPORTANTE: Para que as mensagens de atraso sejam enviadas para os usuários, é necessário configurar na categoria de usuário a exigência de avisos de atraso.
IMPORTANTE: Os usuários podem cancelar ou suspender (depende do valor configurado para a preferência do sistema SuspendHoldsOpac) a suas próprias reservas, mas somente se a reserva não está em trânsito para a biblioteca que a requereu ou a se a reserva já está aguardando o usuário para retira-la. Quando os usuários clicarem em 'Suspender' aparecerá a opção de inserir uma data para retomarem a reserva do material.
A ferramenta de agendamento de avisos de atrasos dá ao funcionário a possibilidade de enviar três avisos a cada tipo de usuário sobre os materiais que estes possuem em atraso.
- Atraso preencha neste campo o número de dias, após um empréstimo terminar, para ativar uma ação de envio de Aviso de atraso. Por exemplo: Se após 5 dias passado o termino do empréstimo, você desejar que o usuário seja notificado do atraso na devolução do exemplar, você deve preencher este campo com o número 5.
IMPORTANTE: Se você deseja que o Koha realize ações automaticamente (como enviar avisos ou bloquear usuários), um valor de retardo é necessário.
- Para enviar avisos adicionais, clique nas abas de 'Segundo' e 'Terceiro'. Você pode escolher enviar mais mensagens para o usuário para lembrá-lo do exemplar em atraso.
- Se você desejar, que os usuário tenham materiais em atraso, não façam empréstimos assinale a caixa 'Restringir'. Isto colocará um aviso na tela do registro do usuário no momento do empréstimo informando o funcionário que este usuário não pode realizar empréstimos enquanto não devolver os exemplares em atraso.
- Caso você opte por restringir o usuário neste sentido, você pode configurar o Koha para fazer isso automaticamente, utilizando a preferência AutoRemoveOverduesRestrictions(colocar link).
- Em seguida você pode selecionar o modo de envio do aviso de atraso. Você pode escolher entre e-mail, feed de notícias, telefone (caso você esteja utilizando o iTiva Talking Tech), imprimir e SMS (caso você tenha configurado o SMSSendDriver(colocar link)).
Criador de carteirinhas de usuários
A ferramenta 'Criador de cartão de usuário' permite usar esquemas e modelos personalizados para imprimir uma variedade ilimitada de carteirinhas incluindo o código de barras. Aqui estão algumas das funcionalidades desta ferramenta:
- Personaliza leiautes do cartão de usuário com texto recuperado a partir dos dados do usuário no Koha.
- Possui modelos de cartão personalizáveis para impressão de cartões de usuário (para coincidir com as folhas de etiquetas).
- Cria e gerencia lotes de cartões de usuário para imprimir.
- Exporta (como PDF) único ou vários lotes para imprimir.
- Exporta (como PDF) um único cartão de usuário ou múltiplos dentro de um lote de cartões.
No topo de cada tela, você verá uma barra de ferramentas que permite o acesso rápido às funções relevantes. O menu à esquerda da tela também permite acesso as diferentes seções de criação de carteirinhas de usuário. E, por último, você pode encontrar informações mais detalhadas sobre cada seção, clicando no link de Ajuda no canto superior direito da página.
Layout
O layout define o texto e as imagens que serão impressas no cartão e onde devem aparecer.
NOTA: Podem ser impressos na carteirinha, até três linhas de texto, o número do usuário, este representado pelo código de barras, e até duas imagens.
Adicionando um layout
Se você não há layouts definidos, para adicionar um novo layout, clique no botão 'Novo layout' no topo da tela.
Você também pode optar por 'Gerenciar layout' no lado esquerdo.
Aqui são oferecidos uma lista de layouts disponíveis que podem ser selecionados para edição.
Selecione o layout que deseja editar e clique em 'Editar'.
- Escolha um nome que seja fácil de identificar posteriormente.
- O campo Unidades é usado para definir a escala de medidas que será usada no modelo. Deve ser provavelmente a mesma unidade de medida usada na descrição do modelo dado pelo fornecedor.
NOTA: Um Postscript Point equivale a aproximadamente 0,35mm; um Adobe Ágata equivale a aproximadamente 0,39mm; uma polegada (US Inches) é 25,4mm.
- Em seguida, verifique se o modelo é para a parte frontal ou traseira da carteirinha de usuário.
NOTA: Você precisará de um layout para a frente e o verso da carteirinha, se deseja ter uma carteirinha com 2 lados, esta opção não permite que você imprima frente e verso, apenas permite acompanhar qual o lado, se é frente ou verso, do cartão que você está trabalhando.
- É possível adicionar 3 linhas de texto a sua carteirinha. O texto pode ser estático à sua escolha e/ou campos do registro de usuário. Se deseja usar a segunda opção, é preciso colocar os nomes dos campos da seguinte forma - <firstname>.
- Para cada linha de texto, é possível escolher a fonte, o tamanho e a posição do texto na carteirinha usando as coordenadas X e Y.
- Para mostrar o código de barras e o número da carteirinha é necessário verificar a opção 'Imprimir número da carteirinha como código de barras'. Isto irá transformar o número da carteirinha em um código de barras.
- Você pode escolher até duas imagens para imprimir na carteirinha.
- Uma pode ser a foto do usuário, que pode ser redimensionada de acordo com as necessidades.
- A outra imagem pode ser algo como o logotipo da biblioteca ou da instituição, adicione um imagem na seção 'Imagem 2'.
Depois de salvar, os leiaute aparecerão na página 'Gerenciar layouts'.
Templates
O template descreve a disposição das etiquetas na folha de etiqueta.
Adicionando um template
Para adicionar um novo template, clique no botão 'Novo template' na parte superior da sua página, ao clicar neste botão você será levado para o formulário de Edição de template imediatamente.
Você também pode optar por clicar em 'Gerenciar template' no lado esquerdo, nesta página há uma lista de modelos disponíveis que podem ser selecionados para edição.
Ao clicar em 'Editar' você será encaminhado para o formulário de edição.
Perfil
Um perfil é um conjunto de "configurações" aplicadas a um template para compensar as peculiaridades de uma determinada impressora (a qual o perfil se aplica). Isto significa que se você selecionar um template em duas impressoras diferentes os itens aparecerem de forma distinta, será necessário configurar o perfil para cada impressora para ajustar as diferenças, como ajustar a orientação do texto mais para esquerda, direita, cima ou para baixo.
Mas se as carteirinha estão sendo impressas da forma desejada, não é necessário criar um perfil.
Adicionar perfis
Para adicionar um novo perfil, você clique no botão 'Novo perfil' na parte superior da página.
Você também pode optar por 'Gerenciar perfis' no lado esquerdo da tela.
Utilize o formulário para corrigir os problemas de formatação do template com a etiqueta de impressão.
- O 'Nome da impressora' e o 'Caixote para papel' não precisam, necessariamente, ser exatamente igual as especificações da sua impressora, apenas são referências para lhe lembrar qual é a impressora do perfil.
NOTA: Se desejar, você pode colocar o número do modelo no campo 'Nome da impressora', ou você pode chamar de 'Impressora da mesa'.
- O campo 'Nome do template' será preenchido de acordo com o que foi escolhido naedição de templates, ou seja, qual template está vinculado a qual perfil.
- O campo 'Unidades' é usado para definir qual a escala de medida que será usada no perfil.
- A seção 'Deslocamento' usado quando a imagem está está descentralizada verticalmente ou horizontalmente. A seção 'Margem' descreve a distância entre os etiquetas na folha de etiqueta na parte superior ou inferior.
- Os valores a serem preenchidos em Deslocamento e em Margem, os números negativos movem a informação para cima e para a esquerda e números positivos movem para baixo e para a direita.
Depois de salvar, os perfis aparecerão na página de 'Gerenciador perfis'.
Após salvar o seu novo perfil, pode voltar a lista de templates e editar o template para que use o perfil criado.
Lote
Um lote é um grupo de usuários para os quais se deseja criar carteirinhas.
Adicionar lotes
Para adicionar um novo lote, você precisa clicar no botão 'Novo Lote' na parte superior da página.
Você também pode optar por 'Gerenciar lotes' no lado esquerdo da tela, para criar um novo lote.
Caso haja um lote que foi criado mas não foram incluídos usuários a ele, aparecerá uma mensagem com instruções para incluir os usuário no lote sem usuários.
Depois de clicar no botão os 'Adicionar exemplar(es)' uma janela para Busca de usuário aparecerá.
A partir daí você pode procurar por usuários por qualquer parte de seu nome, a sua categoria e / ou biblioteca. Porém se você digitar * na caixa de busca todos os usuários serão exibidos.
A partir dos resultados é possível adicionar usuários ao lote, clicando no botão 'Adicionar'. Depois de adicionar usuários, você realizar uma nova pesquisa, ou clicar em 'Feito' na parte superior da tela para indicar que você terminou. Em seguida, será apresentado com o seu lote.
Se você está satisfeito com seu lote você pode avançar para exportar. Se você quiser corrigir ou até mesmo excluir esse lote os botões para fazê-lo podem ser encontrados na parte superior da tela. Você pode voltar aqui por meio de menu 'Gerenciar lotes' à esquerda na tela.
Se você desejar de exportar todos os carteirinhas de usuários clique em 'Exportar lote' caso contrário, você pode escolher usuários específicos para imprimir as carteirinhas assinalando a caixa à direita de seus nomes e, em seguida, escolha a opção 'Exportar item(s)' no topo da tela.
Ao clicar no menu de exportação você deve escolher um template, um layout e a posição de partida (onde na folha deve começar a imprimir).
Após clicar em 'Exportar' será gerado um PDF de suas etiquetas para impressão.
Quando você abrir o PDF você verá as carteirinhas para impressão.
Gerenciar imagens
Imagens carregadas com esta ferramenta aparecerão no menu na criação de esquemas carteirinhas de usuário. Você está limitado a tantas imagens para carregar quantas as que estão definidas na preferência de sistema ImageLimit.
IMPORTANTE:Imagens precisam ter menos que 500k.
NOTA:Imagens carregadas com esta ferramenta devem ter no mínimo 300 dpi, a resolução necessária para uma impressão adequada.
No centro da tela há um formulário simples de upload, procure o arquivo em seu computador e dê-lhe um nome para reconhecê-lo mais tarde.
Quando o arquivo for carregado, surgirá uma mensagem de confirmação.
E a imagem será listada com as demais no lado direito da página.
Para excluir uma ou mais imagens, clique na caixa de seleção à direita de cada imagem e clique no botão 'Excluir'.
Usuários (tornar anônimo ou deletar)
Esta ferramenta permite tornar anônimo o histórico de circulação ou excluir registros de usuário em massa. Isso significa que o sistema mantém um registro dos exemplares que foram emprestados, mas não os vincula a um usuário.
IMPORTANTE: Esta ferramenta não provê muitos filtros para a seleção dos usuários,como seria desejado, por isso aqueles com multas pendentes ou empréstimos não devolvidos aparecerão na lista de exclusão ou "anonimização". Mas eles não são removidos completamente do sistema (eles são transferidos para a tabela delete_borrowers table).
IMPORTANTE: Antes de utilizar esta ferramenta é recomendável que você faça um backup de sua base de dados. As alterações feitas aqui são permanentes.
IMPORTANTE: A "anonimização" não funcionará corretamente caso a preferência AnonymousPatron não contenha um valor válido.
Para excluir ou tornar anônimos os usuários:
- Assinale a caixa "Verificar" para a tarefa que você gostaria de realizar (Apagar ou Anonimizar).
- Digite uma data que seja antes da qual você pretende ajustar os dados.
- Para excluir usuários, você pode selecioná-los a partir de uma data de vencimento específica ou categoria de usuário.
- Clique em 'Próximo'.
- Clique em 'Fim' para com que todos os dados sejam excluídos ou anonimizados.
Alteração de usuários em lote
Com esta ferramenta você pode alterar, em lote, registros de usuários. É possível informar um arquivo com números de carteirinhas (um por linha), selecionar uma lista de usuários ou escanear os números das carteirinhas no campo Ou listar números de cartões um a um.
Uma vez que foi feito o upload de um arquivo ou inseriu códigos de barras clique 'Continuar'. Será apresentado uma lista com usuários e as alterações que você poderá realizar.
IMPORTANTE: Se o campo é obrigatório você não poderá alterar as informações dele.
Se você possuir mais de um atributo de usuário você pode alterá-los clicando em 'Novo' a direita da caixa de texto. Ele permitirá você adicionar outro valor de atributo.
Quando você tiver feito todas as alterações, você pode clicar em 'Salvar' e o Koha irá apresentá-lo com as alterações feitas nos registros de usuários.
Moderação de tags
Dependendo das configurações das suas preferências sistema de tags(colocar link), os bibliotecários poderão aprovar tags antes de serem publicadas no OPAC. Isto será feito pela ferramenta de Moderação de tags. Se existirem tags aguardando moderação elas serão listadas na tela principal abaixo dos módulos (Catalogação, Periódico, Aquisição, etc).
Para moderar as tags visite a ferramentas de Tags. Ao visitar a ferramenta, será apresentada uma lista com tags que estão aguardando aprovação por um bibliotecário.
- Para ver todos os títulos ligados a esta tag, clique no Termo.
- A partir desta lista de títulos você pode remover a tag sem rejeitá-la completamente, de foma que possa ser utilizada no futuro, clicando no botão "Remover tag 'à direita do título.
- Para aprovar uma tag, você pode clicar no botão 'Aprovar' na coluna Ação, ou marcar todos os termos que você deseja aprovar e clique em 'Aceitar' abaixo da tabela.
- Para rejeitar uma tag, você pode clicar no botão 'Rejeitar' na coluna Ação, ou marcar todos os termos que você deseja aprovar e clique em 'Rejeitar' abaixo da tabela.
Assim que uma tag for aprovada ou rejeitada será movida para a lista apropriada. Um sumário de todas as etiquetas aparecerá à direita da tela.
Mesmo que uma tag seja aprovada ou rejeitada, ela ainda poderá ser alterada, por exemplo, você pode aprovar uma tag e no futuro pode rejeita-la. Há a opção na lista de tags aprovadas de rejeitar cada uma:
Para verificar se um termo já foi aprovado ou rejeitado (e possivelmente com dicionário que você atribuiu à moderação de tag) basta digitar o termo na caixa de pesquisa chamada Check List no canto inferior direito da tela para ver se o termo já foi aprovado ou rejeitado.
Por fim, você pode pesquisar as tags usando os filtros à esquerda.
Upload da imagem dos usuários
Imagens de usuários podem ser adicionadas, em lote, se você permitir o uso de imagens nos registros de usuários(colocar link). Estas imagens também podem ser usadas para a criação de [de usuários].
- Crie um arquivo txt e o nomeie como "DATALINK.TXT" ou "IDLINK.TXT".
- Em cada linha digite o número da carteirinha seguido por uma vírgula (ou tab) e então o nome da imagem.
Assegure-se que o seu arquivo TXT é um arquivo de texto e não RTF.
- Compacte os arquivo de texto e os arquivos de imagens.
- Vá para a Ferramenta de Upload de Imagens de Usuário
- Para uma só imagem, selecione o arquivo da imagem e digite o número da carteirinha do usuário.
- Mais de um arquivo de imagem, escolha upload de arquivo .zip.
- Depois de fazer o upload da imagem a seguinte mensagem aparecerá:
IMPORTANTE: Há um limite de 100K para o tamanho da imagem carregada e recomenda-se que a imagem seja de 200x300 pixels, mas as imagens menores funcionarão melhor.
Catálogo
Modificação de exemplares em lote
Esta ferramenta irá permitir que você modifique um lote de registros de exemplares do Koha.
É possível informar um arquivo com código de barras ou IDs dos documentos (um por linha) ou inserir os itens um a um no campo 
. No final do processo clique em 'Continuar'.
Será apresentado um resumo de itens que você deseja modificar. Você poderá desmarcar os itens que não deseja modificar. Você pode também ocultar colunas que não deseja visualizar para prevenir selecionar na esquerda para a direta para ver o formulário completo. Você também pode ocultar colunas que não deseja ver, desta forma você evita ter que rolar a página para visualizar o formulário inteiro.
NOTA: Se você não deseja modificar os itens que estão emprestados, clique no link 'Limpar ao emprestar', desta forma os itens que estão emprestados não serão modificados.
Usando o formulário de edição você poderá escolher em quais campos você fará a edição. Assinale as caixas a direita de cada campo para limpar os valores em cada registro que estiver modificando.
Depois de realizar as modificações será apresentado a relação dos itens modificados.
NOTA: Você pode também modificar itens em um registro bibliográfico em lote indo no próprio registro bibliográfico e clicando em Editar > Modificar itens em lote
Excluir exemplares em lote
Esta ferramenta permitirá que você exclua um lote de registros de exemplares do Koha.
É possível informar um arquivo com código de barras ou IDs dos documentos (um por linha) ou inserir os itens um a um no campo .
Ao fim do processo clique em 'Continuar'.
Uma tela de confirmação aparecerá. Desta forma você pode desmarcar os itens que não deseja excluir antes de clicar em 'Executar'. Se os itens estiveram emprestados será mostrado um erro após clicar no botão e os itens não serão excluídos.
Se seu arquivo (ou lista de códigos de barra escaneados) tiver mais do que 1000 códigos de barras, o Koha não conseguirá te apresentar uma lista dos itens. Você ainda conseguirá excluí-los, mas não será possível escolher quais itens especificamente deletar ou deletar o registro bibliográfico do item.
Se os itens estiverem emprestados será apresentado um erro após clicar em 'Excluir itens selecionados' e os itens não serão excluídos.
Se os itens podem ser excluídos, estes serão excluídos e será apresentada um mensagem com a confirma da operação.
Excluir registros em lote
Está ferramenta permite que você exclua, em lote, tanto registros bibliográficos ou registros de autoridade e os itens vinculados a esses registros.
Primeiramente você precisa informar se você irá deletar registro bibliográfico ou de autoridade. Segundo você pode fazer o upload de um arquivo com o biblionúmero ou authids (ID de Autoridade) ou, também, é possível inserir os número um a um no campo destinado. Uma vez que você submeter o formulário será apresentado com uma relação dos registros que serão deletados.
Se um registro não puder ser deletado ele será realçado.
Confira quais os registros que você deseja excluir e clique no botão 'Excluir registros selecionados' para concluir o processo.
Exportar dados
O Koha traz uma ferramenta que permite exportar em massa os registro bibliográficos e/ou empréstimos. Pode ser usada para enviar os seus registros para outras bibliotecas, organizações ou serviços, ou apenas para cópias de segurança.
Exportar registros bibliográficos
Escolha no topo da tela quais dados você irá exportar. Se você quiser exportar os registros bibliográficos, você precisa clicar na aba 'Exportar registros bibliográficos'.
- Preencha o formulário, a fim de limitar a sua exportação, mas todos os campos são opcionais.
- Escolha a uma ou mais das seguintes opções para limitar sua exportação:
- Limite a um intervalo de bibnúmeros
- Limite a um tipo de documento
- Limite a uma biblioteca específica
- Limite a um intervalo de número de chamada
- Limite a um intervalo de data de aquisição
- Se você desejar também é possível carregar um arquivo com os bibnúmeros dos registros que você gostaria de exportar
IMPORTANTE: 'Limite a um tipo de documento' usará o tipo de documento definido na preferência do sistema item-level_itypes. Porém o registro bibliográfico não será exportado se você configurou a preferência do sistema item-level_itypes para 'Item específico' e se você possui exemplares vinculados ao registro bibliográfico. Contudo para selecionar todos os registros bibliográficos de um tipo específico de material é necessário configurar a preferência do sistema item-level_itypes para 'Registro bibliográfico'.
- Em seguida escolha o que ignorar na exportação.
- Por padrão todos os exemplares serão exportados exceto se você assinalar a caixa 'Não exportar os exemplares'.
- Para limitar a exportação somente para os itens da biblioteca a qual você está autenticado (se você deixar o campo 'Biblioteca' definido para 'todas ') ou para a biblioteca escolhida no campo acima, marque a opção 'Remover itens não-local'.
- Pode também escolher quais os campo que não deseja exportar. Isto pode ser útil caso você esteja compartilhando dados, remova todos os dados locais antes de enviar os dados para outras bibliotecas.
- Finalmente, escolha o tipo de arquivo e dê um nome .
- Escolha exportar os dados em MARC ou XML.
- Escolha o nome que desejar para seu arquivo.
- Para finalizar o processo clique no botão "Exportar registro bibliográficos".
Exportar registros de autoridade
Escolha no topo da tela quais dados você irá exportar. Se você quiser exportar os registros de autoridade, você precisa clicar na aba 'Exportar registros de autoridade'.
- Preencha o formulário, a fim de limitar a sua exportação, mas todos os campos são opcionais.
- Escolha os campos que você quer excluir da exportação separando por espaço (não use vírgulas)
- Se você quer excluir todos os subcampos do 200 por exemplo, digite apenas 200.
- Se você quer excluir um subcampo específico digite no campo o valor, por exemplo, 100a irá excluir somente o subcampo a do campo 100.
- Por fim, escolha o tipo de arquivo e seu nome.
- Escolha exportar os dados em MARC ou XML.
- Escolha o nome que desejar para seu arquivo.
- Para finalizar o processo clique no botão "Exportar registro de autoridade".
Inventário
A ferramenta de inventário do Koha pode ser usada de duas forma. A primeira é o Koha gera uma 'lista de prateleira', esta é uma lista dos itens pertencentes ao acervo, e com esta é possível conferir, indo as estantes, quais materiais estão no acervo e quais não estão. A segunda maneira é fazendo o upload de arquivos de texto com os códigos de barras que foram escaneados com um scanner portátil.Porém se sua biblioteca não dispõe de um scanner portátil de código de barras a melhor maneira, a opção primeira opção é a melhor para você.
Escolha qual biblioteca, intervalo de número de chamada, status do exemplar e quando o item foi visto pela última vez para gerar uma lista de prateleira, que você pode imprimir para ser usada durante a caminhada entre as estantes verificando a sua coleção.
Caso deseje alterar a lista em um aplicativo do seu próprio desktop, selecione a opção 
.
Depois de conferir sua coleção, você pode atualizar no sistema o status 'o item foi visto pela última vez' para hoje.
Se você possuir um scanner portátil (ou um laptop e um scanner que se conecte via USB), você pode percorrer a biblioteca com o scanner em mãos e digitalizar os códigos de barras. Ao terminar, gere um arquivo de texto com os códigos de barras e faça o upload deste arquivo para Koha.
Carregue o arquivo de texto e selecione uma data para inventário e por fim clique em 'Enviar' no fim da página.
Gerador de etiqueta
O módulo das Etiquetas permite usar layouts e modelos para imprimir uma variedade ilimitadas de etiquetas incluindo código de barras. Aqui estão algumas funcionalidades de módulo:
- Personalizar layout das etiquetas
- Criar etiquetas personalizadas para impressão
- Construir e gerenciar os lotes de etiquetas
- Exportar um ou múltiplos lotes de etiquetas
- Exportar uma etiqueta ou múltiplas a partir de um lote.
- Exportar dados de etiquetas em três formatos:
- PDF - Legível por qualquer leitor de PDF, faz etiquetas imprimíveis em qualquer impressora;
- CSV - Permite que as etiquetas possam ser importadas para outros aplicativos do seu desktop;
- XML - Incluído como alternativa de formato de exportação.
No topo da tela, você verá um menu que permite o acesso rápido às funções relevantes. O menu à esquerda da tela também permite fácil acesso para as diferentes seções do processo da criação de etiquetas. A Navegação estrutural no topo da tela vai mostrar o local onde você está dentro do módulo de criação e permite uma navegação rápida aos pontos anteriormente percorridos. E, finalmente, você pode encontrar informações mais detalhadas sobre cada seção, clicando no link de ajuda on-line no canto superior direito da página.
Templates
Um template é baseado na etiqueta que você utiliza. Pode ser Avery 5160 para etiquetas de endereço, Gaylord 47-284 para etiquetas de lombada ou Avery 28371 para carteirinhas, por exemplo. Estas etiquetas em geral são acompanhadas de informações para configuração no Koha (largura, altura, etc.). Esta informação em geral estão na embalagem, mas também pode ser obtida no site do fabricante.
Adicionando um template
Para adicionar um novo template, clique no botão 'Novo template' na parte superior da sua página, ao clicar neste botão você será levado para o formulário de Edição de template.
Usando o formulário você poderá definir o modelo para a sua folha de etiquetas ou cartões.
- ID do Template: será automaticamente gerado após você Salvar o seu Template, sendo um simples identificador único do sistema.
- Código do template: deve ser algo que ajude na identificação do template posteriormente, pois todos os templates criados estarão em uma lista de templates.
- Descrição do template: use para adicionar informação adicionar sobre o template.
- Unidades: é usado para definir a escala de medidas do template. Deve ser a mesma unidade de medida usada na descrição dada pelo fornecedor.
- As medidas, número de colunas e de linhas podem ser encontradas na embalagem ou no site do fornecedor da etiqueta.
IMPORTANTE: se você não informar um valor para a margem esquerda no modelo, uma margem de 0,5 cm (13.5 pt) será utilizada como padrão.
- Perfil: é um conjunto de "configurações" aplicadas a um determinado template para compensar diferenças e peculiaridades de uma determinada impressora (a qual o perfil se aplica).
- Antes de escolher um perfil, tente imprimir algumas etiquetas, como teste, desse modo que você pode facilmente definir um perfil que corresponda ao modelo da sua impressora.
- Depois de encontrar as eventuais anomalias no documento impresso, [um perfil] e atribua-o ao template.
Depois de salvar, os Templates aparecerão na página de 'Gerenciar templates'.
Perfil
Um perfil é um conjunto de "configurações" aplicadas a um template para compensar peculiaridades de uma determinada impressora (a qual o perfil de aplica). Isto significa que se você selecionar um template e em duas impressoras diferentes os itens aparecerão de forma distinta, será necessário configurar o perfil para cada impressora para ajustar as diferenças, como ajustar a orientação do texto mais para esquerda, direita, cima ou para baixo.
Se suas etiquetas estiverem sendo impressas como você deseja, não é necessário um perfil.
Adicionando perfil
Para adicionar um novo perfil, clique no botão "Novo perfil" no topo da página.
Usando o formulário que aparecerá você pode criar um perfil para corrigir qualquer problema com seu template.
- O 'Nome da impressora' e o 'Caixote para papel' não precisam, necessariamente, ser exatamente igual as especificações da sua impressora, apenas são referências para lhe lembrar qual é a impressora do perfil.
NOTA: Se desejar, você pode colocar o número do modelo no campo 'Nome da impressora', ou você pode chamar de 'Impressora da mesa'.
- O campo 'Nome do template' será preenchido de acordo com o que foi escolhido na edição de templates, ou seja, qual template está vinculado ao perfil.
- O campo 'Unidades' é usado para definir qual a escala de medida que será usada no perfil.
- Na seção 'Deslocamento' é quando a imagem está está descentralizada verticalmente ou horizontalmente. A seção 'Margem' descreve a distância entre os etiquetas na folha de etiqueta na parte superior ou inferior.
- Os valores a serem preenchidos em Deslocamento e em Margem, os números negativos movem a informação para cima e para a esquerda e números positivos movem para baixo e para a direita.
Depois de salvar, os perfis aparecerão na página de 'Gerenciador perfis'.
Após salvar o seu novo perfil, você pode voltar a lista de templates e editar o template para que use o novo perfil criado.
Layout
O layout define o texto e as imagens que serão impressas na etiqueta e onde devem aparecer.
Adicionando layout
Para adicionar um novo layout, clique no botão "Novo layout" no topo da página.
Preencha o formulário para criar ou editar o layout.
- Escolha um nome que seja fácil para você identificar posteriormente.
- Se esta é uma etiqueta de código de barras que você vai querer escolher a codificação
- O tipo de layout pode ser qualquer combinação de informações bibliográfica e/ou código de barras. Por exemplo, uma etiqueta de lombada conteria apenas informação bibliográfica enquanto a etiqueta utilizada pelos funcionários conteria informação bibliográfica e o código de barras.
- O campo "Dados Bibliográficos a Imprimir" inclui os campos MARC que podem ser mapeados das suas planilhas MARC. Você pode escolher a partir da lista predefinida de campos ou você pode clicar em "Listar campos". Em 'Listar Campos', você pode especificar MARC subcampos utilizando 4 carácteres, ou seja, o número do campo e a letra correspondente ao subcampo: Isto é 254a para o campo de título; Você também pode inserir uma lista de campos, estes separados por espaços em branco e entre aspas duplas o intervalo de campos, por exemplo, "099b 099a" ou "númerodechamadadoitem código de barras"). Por fim, você pode adicionar um texto, mas deve ser linear, ou seja, sem parágrafos, em aspas simples, por exemplo, 'Algum texto estático aqui'.
- Você pode usar a tabela com os nomes do campo, mas está em inglês, no site [1].
- Atualmente todos os campos das tabelas são usados: itens, itens biblio, biblio, bibliotecas setoriais.
- Escolha se o gerador de etiquetas deve imprimir as diretrizes em torno de cada etiqueta.
- Escolha se você gostaria que o Koha tente dividir seus números de chamada (normalmente usado em etiquetas de lombar).
- Por fim, escolha as configurações de texto, tais como alinhamento, tipo e tamanho da fonte.
Depois de salvar, seus layouts aparecerão na página "Gerenciar Layouts".
