Parâmetros de aquisição

Parâmetros de aquisição

O módulo Aquisições do Koha permite que os técnicos registrarem encomendas a fornecedores e gerir os orçamentos. Antes de utilizar o Módulo Aquisição, deve-se realizar algumas configurações no sistema, disponíveis em: Administração > Parâmetros de aquisição.

Moedas e taxas de câmbio

Caso a biblioteca faça pedidos a editoras de diferentes países, é possível definir as unidades monetárias. Assim, o módulo de aquisições calculará adequadamente os valores totais.

O código ISO inserido será utilizado quando houver importação de arquivos MARC através das ferramentas de importação de registros. A ferramenta tentará encontrar e utilizar o preço na moeda corrente. Por sua vez, a unidade monetária ativa é a principal unidade utilizada na biblioteca. Sua unidade monetária ativa terá uma seleção na coluna Ativa. Caso a biblioteca ainda não possua uma unidade monetária ativa, uma mensagem de erro solicitará que uma delas seja definida como Ativa.

Orçamentos

Orçamentos são usados para gerenciar os gastos com aquisições. É possível, por exemplo, criar um orçamento para o ano corrente (por exemplo, 2016) e então dividir este orçamento em diferentes fundos para cada área da biblioteca (por exemplo, livros, áudio etc.). Na tela principal de administração do orçamento, é possível acessar duas abas: uma para orçamentos ativos e outra para os inativos.

Adicionando um novo orçamento

Orçamentos podem ser criados de diversas formas: criando um novo orçamento, duplicando o orçamento do ano anterior e fechando o orçamento do ano para iniciar outro.

Criando um novo orçamento

Caso a biblioteca nunca tenha utilizado o Koha para aquisições antes, é necessário começar com a criação de novo orçamento. Para adicionar um novo orçamento, basta clicar no botão + Novo Orçamento.

• Escolha o período de tempo do orçamento, sendo um ano acadêmico, ou fiscal, um semestre etc.
• A Descrição deve ser algo que lhe ajude a identificar o orçamento durante a realização do pedido de aquisição.
• No campo Montante Total não se deve usar o símbolo da moeda, apenas insira o montante do orçamento em números e pontos decimais.
• Tornar um orçamento Ativo permite seu uso quando se realiza encomendas no módulo de aquisições, mesmo que a encomenda for realizada depois do término do orçamento. Isso permitirá que você guarde encomendas que foram feitas nos períodos do orçamento anterior.
• Bloquear um orçamento significa que os Fundos não podem ser modificados pelo técnicos

Assim que terminar a edição, clique no botão Salvar alterações. Será mostrada na lista dos orçamentos existentes.

Duplicando um orçamento

Para duplicar o orçamento de um ano anterior, clique no nome do orçamento na lista de orçamentos.

Na tela de detalhes do orçamento, clique no botão Editar, na parte superior da tela, e escolha Duplicar orçamento.

Também se pode clicar no botão Ações, à direita do nome do orçamento, na lista de orçamentos, e escolher a opção Duplicar.

Em ambas as opções, o usuário será direcionado a um formulário no qual será preciso inserir a nova data de início e término. Caso se deseje, também é possível alterar a descrição e salvar o orçamento.

Assinale o campo Marcar o orçamento original como inativo, se o orçamento original não deve ser mais usado. Assinale o campo Definir todos os fundos a zero, quando se deseja que o novo orçamento contenha as mesmas estruturas de fundos igual ao orçamento anterior, mas sem as atribuições, até que o montante do fundo seja inserido manualmente.

Esta ação não apenas irá duplicar seu orçamento, mas todos os demais fundos associados a ele, de maneira que será possível reutilizar orçamentos e fundos de um ano para outro.

Fechando um orçamento

Ao fechar um orçamento, é possível mover ou transferir pedidos não recebidos e fundos que não foram gastos para um novo orçamento. Antes de fechar um orçamento, pode-se duplicar o orçamento do ano anterior. Desta forma, os pedidos não recebidos permanecerão no orçamento duplicado e não afetarão o fechamento.

Nas abas Orçamentos ativos ou Orçamentos inativos, escolha um orçamento com pedidos não recebidos e selecione Fechar no botão Ações.

Quando se seleciona Fechar, o usuário é direcionado a um formulário. Use o campo Selecionar orçamento para escolher qual orçamento computará os pedidos não recebidos. Assinale o campo Mover os fundos não gastos para mover o montante dos fundos do orçamento que será fechado para o orçamento selecionado no campo acima.

Uma vez que estas escolhas sejam feitas, clique em Mover pedidos não recebidos. Uma caixa de dialogo aparecerá dizendo Você escolheu mover todos os pedidos não recebidos do Orçamento X para o Orçamento Y. Esta ação não poderá ser desfeita. Você deseja continuar?. O Orçamento X é o orçamento que será fechado e Orçamento Y, o orçamento selecionado.

Se tudo estiver correto, clique em OK e todos os pedidos não recebidos e os fundos não gastos - se selecionados - serão transferidos.

Aguarde até aparecer 'O relatório de transferência dos pedidos não recebidos do orçamento X para o Y'. Deste modo aparecerá uma lista dos número dos pedidos (agrupados por fundos) que foram impactados e detalhes se o pedido não recebido foi transferido ou se houve algum problema na transferência. Por exemplo, se o novo orçamento não possui um fundo com o mesmo nome do orçamento anterior, o pedido não será transferido de um para outro.

Fundos

Um fundo deve ser adicionado a um orçamento.

Adicionando um fundo

Para adicionar um novo fundo, deve-se, primeiramente, escolher um orçamento. Clique no orçamento na lista de orçamentos e depois, em + Novo - no topo da tela - e selecione Novo fundo para o Orçamento X.

Aparecerá um formulário, no qual os três primeiros campos são obrigatórios:

• Código do fundo: Coloque um identificador único para seu fundo.
• Nome do fundo: O nome deve ser de fácil entendimento, para ser compreendido facilmente pelo bibliotecário.
• Valor: Coloque o montante do fundo, o quanto poderá ser gasto.
• Atenção em (%) e Atenção em (montante): Quando este campo é preenchido, o Koha fará um aviso quando a biblioteca gastar uma porcentagem ou quantia do fundo. Isto impede que a instituição gaste mais do que o orçamento previsto.
• Proprietário: Pode-se optar por atribuir o fundo a um bibliotecário. Caso isto seja feito, apenas este bibliotecário poderá alterar o fundo.
• Usuários: É possível escolher usuários que poderão fazer pedidos utilizando o fundo.
• Biblioteca: Escolha qual biblioteca poderá usar o fundo.
• Acesso restrito para: É possível restringir quem pode fazer pedidos usando o fundo, entre determinados papéis: proprietário, proprietário e usuário ou proprietário, usuário e biblioteca.

• Notas: É possível inserir informações importantes neste campo.
• Estatística 1 feito em e Estatística 2 feito em: São categorias de planejamento usadas para fins estatísticos. Para aprender mais sobre categorias de planejamento, acesse o FAQ de categorias de planejamento.

Quando terminar de preencher o formulário, clique em 'Enviar' e você retornará a página com uma lista de todos os fundos do orçamento.

As colunas monetárias na tabela de fundos são as seguintes:

1. Valor base alocado: É o montante definido na criação do fundo.
2. Nível base pedido: É o montante de pedidos do fundo.
3. Total pedido: É o nível base pedido somado com os fundos dependentes.
4. Valor de base gasto: É o montante gasto.
5. Total gasto: É o Valor base disponível somado com todos os fundos dependentes.
6. Valor base disponível: É o valor base alocado subtraído do nível base pedido.
7. Total disponível: Valor base alocado subtraído do total pedido.

À direita de cada fundo está o botão Ação. Ele permite três opções: Editar, Deletar e Adicionar fundo dependente.

Um fundo dependente é, simplesmente, um sub-fundo do fundo listado. Um exemplo: dentro de um fundo, chamado 'Ficção', há um fundo dependente, chamado Lançamentos e um fundo chamado Ficção científica. É uma forma opcional para organizar melhor as finanças da instituição.

Fundos com fundos dependentes irão mostrar uma pequena seta à esquerda. Quando se clica nesta seta, os fundos dependentes irão aparecer na tabela.

Planejamento de orçamentos

Na tela de controle dos fundos, clique no botão Planejamento e escolha como deseja gastar o orçamento.

Quando se escolhe Planejar por meses, o orçamento é apresentado dividido por meses.

Uma coluna pode ser ocultada, selecionando, no campo Exibir/ocultar colunas, quais colunas se deseja visualizar. As colunas que vão ser ocultadas devem ser desmarcadas.

A partir desta etapa, pode-se planejar o orçamento da biblioteca, com a inserção manual dos valores, ou clicando no botão de auto-preenchimento. ´Caso optar pelo preenchimento automático do formulário, o sistema tentará dividir o montante da melhor maneira possível (pode ser necessário realizar alguns ajustes para dividir os valores de forma mais acurada).

Uma vez que as alterações sejam feitas, clique no botão Salvar. É possível, também, exportar os seus dados como um arquivo CSV. Basta inserir o nome do arquivo no campo Exportar, à esquerda da tela.