Catalogação no Koha

Antes de começar a catalogar no Koha, são necessários alguns ajustes básicos na configuração do sistema. É importante ter certeza de que as Planilhas bibliográficas MARC estejam definidas exatamente como desejado. Isto porque, uma vez que se comece a utilizar o módulo de catalogação, não será possível adicionar ou remover campos e subcampos. Deste modo, é importante que suas planilhas estejam bem definidas antes de começar a catalogação.

Registros bibliográficos

No Koha, o Registro bibliográfico contém as informações principais relativas ao material, o que inclui título, autor, ISBN etc. Esta informação é armazenada em formato MARC (diferentes formatos do MARC são suportados pelo Koha). A partir da inserção destes dados, será possível adicionar exemplares.

Adicionando registros bibliográficos

Registros podem ser adicionados ao Koha via catalogação (normal) ou por meio de catalogação cooperativa. Se desejar criar um registros utilizando um modelo em branco:

• Clique em '+ Novo registro'.

• Escolha uma planilha (essas planilhas são disponibilizadas com a instalação do Koha ou foram criadas em Administração > Catalogação).

Se desejar catalogar um registro a partir de registro já existente em outra biblioteca:

• Clique em New from Z39.50/SRU.

• Pesquise o item que desejar catalogar.

• O campos pesquisáveis podem ser alterados em: Administração> Z39.50
• Nos resultados, pode-se escolher o link Importar, à direita do registro que se deseja adicionar ao Koha.

• Além do link de importação, também é possível clicar no título em que se está interessado. Surgirá um menu com links, que permitem uma visualização prévia do registro e a possibilidade de importá-lo.

• Caso não encontre o título que procura nos resultados de busca do Z39.50, clique no botão Tente outra pesquisa, na parte inferior esquerda da tela de resultados.

Ao abrir uma planilha em branco ou importar um registro via Z39.50, o sistema o direcionará a um formulário, para que continue a catalogação.

• Caso prefira não ver os números dos campos MARC, altere a preferência hide_marc. Cada usuário pode ocultar estes números desmarcando a caixa Show tag, na barra superior do editor.
• Para expandir ou ocultar uma tag, clique em sua descrição.
• Para obter ajuda sobre os campos MARC da Library of Congress, clique no sinal de interrogação (?), à direita de cada número de campo.
  • Se acreditar que estas imagens tornam a interface confusa, é possível ocultá-las desmarcando o box Exibir links para a documentação de tags MARC, no topo do editor

• Dependendo do valor atribuído à preferência do sistema BiblioAddsAuthorities, alguns campos não poderão ser editados. Se esta preferência estiver configurada para não permitir que o catalogador altere campos controlados por autoridades, será exibido um cadeado à esquerda do campos. Este símbolo aponta que este campo está bloqueado para edição.

• Se este ícone aparecer, deve-se clicar no ícone de edição - semelhante a uma caneta escrevendo num papel - no lado direito do campo para buscar por uma autoridade existente.

• Na lista de resultados, clique Escolher para trazer estas informações para o registro no catálogo

• Para duplicar um campo, clique no ícone de clonagem ao lado do nome do campo

• • Para mover os subcampos para a ordem correta, clique na seta para cima, ao lado esquerdo do campo
  • Para duplicar um subcampo, clique no ícone de clonagem à direita do campo.
  • 
  • Para remover um subcampo, clique no sinal de exclusão à direita do campo.

• Para utilizar um plugin, clique no ícone à direita do campo.

• Alguns campos fixos possuem informações que mudam com base no tipo de material que se está catalogando (por exemplo, os campos 006 e 008 do MARC).

• • Quando tiver terminado, clique em Salvar, no topo da página. Escolha se deseja salvar e ver o registro bibliográfico criado ou continuar a adicionar/editar exemplares ligados a este registro.

• • Ao escolher Salvar e visualizar registro, o sistema o direciona ao registro catalogado.
  • Ao escolher Salvar e editar exemplares, o sistema o direciona a uma página para adicionar ou editar um item.
  • Ao escolher Salvar e continuar editando, o sistema salva o trabalho já realizado e permite adicionar ou editar itens.

• Quando um registro duplicado é adicionado no sistema, uma mensagem é exibida quando se tenta salvá-lo.

Adicionando registros analíticos

Algumas bibliotecas utilizam a catalogação analítica, para que artigos de jornal e artigos que compõem trabalhos monográficos ou seriados sejam mais acessíveis aos usuários. A catalogação analítica envolve a criação de um registro bibliográfico exclusivo para estes artigos, capítulos, seções etc. encontrados dentro de um material maior, como o capítulo em um livro, ou um artigo em um jornal ou periódico. Na catalogação analítica, embora um registro exclusivo seja criado para o título, ele não é fisicamente separado do item que o hospeda (aprenda mais sobre Analíticas no capítulo 13 da AACR2).

Se desejar fazer uma catalogação analítica, o Koha oferece duas opções. A primeira é utilizar a função Analítica fácil. A outra, é usar Fluxo de trabalho para analítica aprimorada.

Analítica fácil (Easy analytics)

O recurso Analítica fácil reúne registros analíticos mais facilmente. Primeiramente, é necessário deve configurar a preferência do sistema EasyAnalyticalRecords para Exibir e a preferência do sistema UseControlNumber para Não usar.

Após catalogar seu registro analítico, clique em Editar no topo da tela do registro e escolha a opção Relaciona a um item hospedeiro.

Será solicitado um código de barras para o exemplar ao qual este registro será vinculado.

Após digitar um código de barras e clicar em Selecionar, o sistema exibe uma mensagem de confirmação.

O registro agora terá o campo 773 devidamente preenchido para que se complete o vínculo.

Para ver todos os exemplares vinculados a um registro, faça uma busca pelo registro. Clique na aba Analíticas, à esquerda e as analíticas relacionadas a cada código de barras serão exibidas na coluna Utilizada em.

IMAGEM

IMAGEM NOTA: Também é possível criar registros de analíticas nesta tela clicando em Criar Analíticas.

Também é possível ver as analíticas relacionadas a este registro clicando em Exibir Analíticas, na parte superior do registro, quando se visualiza os detalhes deste.

Editando Analíticas

Caso tenha vinculado um registro analítico de forma incorreta, pode-se remover este vínculo editando o exemplar no registro analítico (não no registro hospedeiro). Para fazer isso, vá para o registro analítico e clique no botão Editar. Escolha Editar exemplares. Duas opções são exibidas à esquerda de cada exemplar:

• Clicando em Editar no servidor, será possível editar o item no registro host.
• Ao clicar em Remover o link, o sistema remove o campo 773 e o relacionamento entre o analítico e o host.

Editando registros

Para editar um registro, pode-se clicar em Editar biblio nos resultados da pesquisa do módulo Catalogação.

Outra opção é clicar no registro bibliográfico e, então, clicar no botão Editar > Editar registro.

O registro abrirá o editor MARC.

A alternativa é pesquisar no Z39.50 para substituir o registro por outro completo encontrado em outra biblioteca. Isto pode ser feito ao escolher Substituir registro via Z39.50, no menu Editar.

Uma vez qu seescolher recuperar um registro no Z39.50, o sistema abre uma janela que permite pesquisar o referido registro em outras bibliotecas.

Uma vez que o registro for editado, clique em Salvar, no topo da tela, à esquerda.

Também se pode usar o botão Editar para adicionar uma imagem da capa. Basta configurar as preferências do sistema OPACLocalCoverImages e LocalCoverImages para Exibir e, assim, será possível fazer o upload de uma imagem.

Ao escolher a opção Upload, o sistema abre a página da ferramenta Upload da imagem da capa.

Duplicando registros

Algumas vezes, o registro que se precisa catalogar não pode ser encontrado via Z39.50. Nestes casos, pode-se duplicar um registro semelhante ao que se deseja catalogar e, neste novo registro, editar apenas os campos que o diferenciem do anterior. Para duplicar um registro, clique em Editar e escolha a opção Editar como Novo (Duplicar), localizada no menu do registro bibliográfico.

Ao escolher essa opção, uma cópia do registro MARC é criado. Este registro já possui os campos preenchidos com as informações do registro bibliográfico escolhido para ser duplicado.

Combinando registros

Se desejar unir diferentes registros, deve-se usar a ferramenta Listas. (Colocar LINK)

Deletando registros

Para deletar um registro bibliográfico, clique no botão Editar e escolha a opção Deletar registro.

No entanto, um registro bibliográfico só pode ser deletado se todos os itens a ele vinculados forem deletados anteriormente. Quando um registro bibliográfico possui itens vinculados, a opção Deletar registro fica indisponível.

Itens/Exemplares

No Koha, cada registro bibliográfico pode ter um ou mais itens a ele vinculados. Estes itens são chamados, às vezes, de exemplares. Cada item possui informações sobre a cópia física que cada biblioteca contém em sua coleção.

Adicionando itens

Após salvar o registro bibliográfico, o sistema direciona o usuário para a página de registro de exemplar. Desta forma, pode-se vincular um exemplar ao registro bibliográfico. Também é possível clicar em Adicionar/Editar exemplar, no resultado da pesquisa no módulo Catalogação.

Ainda se pode adicionar um exemplar clicando no botão Novo, na página do registro bibliográfico e, posteriormente, escolher a opção Novo item.

O formulário para edição do item aparecerá.

Se desejar que o exemplar possa ser emprestado, deve-se preencher, para os novos materiais, pelo menos os seguintes campos:

• 2 - Fonte de classificação.
• a - Localização permanente.
• b - Localização atual.
• o - Número de chamada.
• p - Código de barras.
• v - Custo.
  • Este valor será aplicado aos usuários quando se marcar este item como Perdido.
• y - Tipo de item.

Para se certificar de que os campos foram preenchidos, pode-se marcá-los como obrigatórios na planilha utilizada. Eles aparecerão em vermelho, com a inscrição obrigatório. O exemplar só será salvo quando os campos obrigatórios forem preenchidos.

Abaixo do formulário de inclusão de exemplares, há três botões:

• Adicionar exemplar(es), que adicionará apenas um item;
• Adicionar & Duplicar, que adicionará o item e duplicará o formulário de inclusão de exemplar para posterior alteração;
• Adicionar múltiplos exemplares. Ao selecionar esta opção, o sistema perguntará quanto itens se deseja adicionar; Cada item deve ter um código de barras.

Os exemplares adicionados aparecerão acima do formulário de inserção, uma vez que forem salvos.

Os seus exemplares também aparecerão abaixo dos detalhes na exibição dos registros bibliográficos.

Se a preferência do sistema SpineLabelShowPrintOnBibDetails estiver configurada para Exibir, então também haverá um link para impressão de etiqueta de lombada, ao lado de cada exemplar.

Você pode também utilizar a ferramenta clicando no link Ativar filtro, para filtrar o conteúdo da tabela que exibe o acervo da sua biblioteca. Isto irá mostrar um espaço na parte superior, que filtra os resultados de acordo com o que é digitado nestes espaços.

Editando itens

Os itens podem ser editados de diversas maneiras:

• Modo 1: Clique em Editar, e Editar exemplares, a partir do registro bibliográfico.

Será aberta uma página que apresenta uma tabela dos exemplares. Nela, pode-se clicar em Editar, opção localizada ao lado esquerdo do exemplar específico que se deseja editar.

• Modo 2': Na aba Itens, clique em Editar item, opção localizada ao lado do item que será editado.

Será aberto o formulário para edição do item.

• Modo 3: Clique em Editar e Modificação de itens em lote.

Isto irá abrir a tela da ferramenta de modificação em lote [colocar link para a ferramenta], na qual se pode editar todos os exemplares deste registro de uma só vez.

• Também se pode configurar a preferência do sistema StaffDetailItemSelection para Ativar a seleção de exemplares na página de detalhes do registro. Desta forma, checkboxes aparecem à esquerda de cada item. Assim, é possível selecionar os itens que se deseja editar e clicar Modificar itens selecionados.

• Ainda se pode clicar em Editar, opção localizada ao lado esquerdo do exemplar específico que se deseja editar.

Atualizações rápidas do status de exemplar

É comum que os funcionários responsáveis pela circulação tenham que alterar o status de um material para Perdido ou Danificado. Para isto, não é necessário alterar todo o registro do exemplar. Em vez de clicar no código de barras do exemplar na tela de resumo de empréstimo ou histórico de devoluções, irá levá-lo para uma tela de resumo do exemplar. Também é possível acessar o resumo do exemplar clicando na aba Exemplares, no lado esquerdo da página de detalhes do registro bibliográfico.

Para marcar um item como perdido, clique no botão Status.

Para marcar um item como danificado, clique no botão Status físico e escolha o tipo de dano na caixa suspensa.

Informações do item

À esquerda de cada registro bibliográfico, há uma aba para visualizar os itens.

Ao clicar nesta aba, serão apresentada as informações sobre o item. Também é possível ver informações gerais sobre o item como, por exemplo, biblioteca, código de coleção, número de chamada e preço de restituição. O sistema permite, ainda, ver e editar o status do item. Se um item é modificado para o status perdido ou descartado, é possível ver a data em que este status foi modificado.

Na seção Histórico, pode-se ver as informações sobre histórico de empréstimo do item e se foi realizado um pedido por meio do módulo Aquisição. Nesta seção são exibidas informações sobre o pedido.

Movendo itens

Exemplares podem ser movidos de um registro bibliográfico para outro com a opção Anexar Exemplar.

Primeiramente, vá ao registro bibliográfico ao qual se deseja anexar o exemplar e clique no botão Editar. Escolha a opção Anexar exemplar.

Coloque o código de barras do item que se desejar anexar e clique em Enviar.

Se desejar mover todos os exemplares para um novo registro, mantendo apenas um registro bibliográfico, pode-se utilizar a ferramenta Unir registro [LINK].

Deletando itens

Existem muitas maneiras de excluir registros de itens. Se você quiser excluir apenas um item você pode fazê-lo abrindo a página de detalhes do registro, clicar no botão 'Editar' e escolher a opção 'Editar itens'.

Será apresentado uma lista com exemplares e perto de cada um terá um link chamado 'Excluir'. Clique no link e se o item não estiver emprestado ele será excluído.

Se você tem certeza que os exemplares do registro não estão emprestados você pode usar a opção 'Excluir todos os exemplares' no 'Menu Editar' e isso removerá todos os exempalres do registro.

Você pode configurar a preferência do sistema StaffDetailItemSelection para 'Ativar', desta maneira 'checkboxes' aparecerão a esquerda dos exemplares. Você pode assinalar os itens que você deseja deletar e clicar no link em 'Excluir itens selecionados' acima da tabela.

Por último, você pode usar a ferramenta 'Exclusão de itens em lote' para excluir os itens.

Histórico de circulação de itens

Cada registro bibliográfico mantem um histórico de circulação (com ou sem a informação de usuário de acordo com suas configurações), mas cada exemplar também tem sua página de histórico. Para vê-la, clique na aba 'Itens'a esquerda do da página do registro.

Abaixo do cabeçalho 'Histórico' há um link 'Ver histórico de empréstimos', clicando neste link é aberto um histórico do exemplar ligeiramente diferente do que aparece na página de histórico do registro bibliográfico.

Autoridades

Registros de Autoridades são uma maneira de controlar campos nos seus registros MARC. Utilizar registros de Autoridades permite que você controle assuntos, cabeçalhos, nomes pessoais e lugares.

Adicionando autoridades

Para adicionar um novo registro de autoridade, escolha o tipo de autoridade no botão 'Nova autoridade' ou pesquisa em outro biblioteca clicando no botão 'Novo a partir do Z39.50'.

Se você quiser adicionar uma nova autoridade do início, o formulário que aparecerá permite que você insira todos os detalhes necessários relativos ao seu registro de autoridades.

Para expandir os valores clique no título do campo e os subcampos aparecerão. Para duplicar um campo ou subcampo, clique no sinal de duplicar ao lado do nome. Para utilizar plugins que auxiliam no preenchimento do campo, clique nas reticências (...) ao lado do campo.

Para relacionar autoridades a outros cabeçalhos, você pode usar o plugin de localização clicando no sinal ao lado do campo. Por exemplo, você pode relacionar um registro de autoridade com o campo 100 de uma registro MARC, como exemplificado abaixo.

Você pode pesquisar pela autoridade que deseja vincular. Se você não conseguir encontrar a autoridade, você pode clicar no botão 'Criar nova' e adicionar a autoridade.

Caso você opte por procurar o registro de autoridade em outra biblioteca, utilizando o protocolo Z39.50, surgirá uma caixa de pesquisa.

Nos resultados você pode escolher o link 'Importar' à direita do registro que você deseja adicionar ao Koha.

Você será levado a um formulário para editar o registro de autoridade antes de salvá-lo em seu sistema.

Pesquisando autoridades

Na página de autoridades, você pode pesquisar as autoridades por termos existentes e pelos registros bibliográficos aos quais eles estão relacionados.

Nos resultados você pode ver o registro de autoridade, e quantos registros bibliográficos estão relacionados a ele, você pode editar, vincular ou apagar um registro (se não houver registros bibliográficos relacionados a ele).

Ao clicar em Detalhes a direita do registro de autoridade, será aberto o registro completo e opção de edição do registro.

Caso a autoridade tenha 'Remissivas Ver Também', você irá vê-las na tela de resultados de pesquisa, ao clicar nos cabeçalhos vinculados será feita um busca por estes cabeçalhos ao invés dos outros.

Editando autoridades

Autoridades podem ser editada clicando no botão 'Editar' na página de resultados da pesquisa, a direita da tabela.

Um formulário para edição será aberto.

Após fazer as alterações necessárias, clique em 'Salvar' e todos os registros que utilizam este registro de autoridade serão atualizados.

Para excluir um registro de autoridade você precisa primeiro verificar se ele não está vinculado a nenhum registro bibliográfico. Se não estiver sendo utilizado por nenhum registro, um link 'Excluir' aparecerá à direita do registro na página de resultados de busca.

Unindo autoridades

Se você possui registros de autoridades duplicados você pode uni-los, basta clicar no link 'Unificar' a direita dos registros que se desejam unir.

Após clicar em 'Unificar' do primeiro registro que se deseja unir, este irá para o topo da lista de resultado.

Depois você clica no link 'Unificar' do segundo registro que se deseja unir.

Após clicar no link 'Unificar' você deverá escolher qual registro será mantido e qual será apagado, após a união dos registros.

Será apresentado o registro MARC de ambos os registros. Por padrão todos os campos do primeiro registo estarão selecionado, desmarque os campos que não deseja no registro final e depois vá ao segundo registro e selecione quais os campos que deverão compor o registro final.

Ao terminar de selecionar os campos clique no botão de 'Unificar'. Será mostrado os campos que você escolheu para o registro, assim como todas as informações de exemplares e reservas dos dois registros bibliográficos, e o segundo registro será excluído.