Mudanças entre as edições de "Administração"

Edição das 14h27min de 11 de setembro de 2013

Comunidades, Coleções e Itens

Fluxo de submissão

O fluxo de submissão é o processo pelo qual um objeto digital é depositado, percorrendo todas as etapas necessárias dede o início da submissão até que o item esteja disponível para acesso. No DSpace, o fluxo de submissão foi influenciado pelos princípios da comunicação científica, que consiste no processo de avaliação dos registros antes da publicação. Esse processo consiste das etapas de catalogação, avaliação e revisão de metadados. O fluxo de submissão é importante por controlar os Itens que farão parte do acervo do repositório. O fluxo de submissão é ajustado conforme as necessidades da coleção. Dessa forma, não existe apenas uma possibilidade de implementação desse fluxo. Ele é composto de três etapas distintas e que podem ser coordenadas. Das três, apenas a etapa de catalogação é obrigatória. As etapas de avaliação e revisão de metadados são opcionais e podem ou não constituir o fluxo de submissão das coleções. Pode-se escolher o fluxo de submissão adequado a cada comunidade. Por exemplo, para um fluxo que consiste apenas da etapa de catalogação, seria adequado a coleções que não necessitem de avaliação nem revisão de metadados. Assim, bastaria catalogar um Item para que esse possa ser acessado pelos usuários, sem passar por outras etapas. Esse fluxo é recomendado para coleções as quais os depositantes tenham domínio sobre os descritores e os itens não necessitem de avaliação. Para coleções que necessitam de avaliação de pertinência, por exemplo, pode-se escolher um fluxo de submissão que tenha as etapas de catalogação e avaliação. Nesse caso, na etapa de avaliação verifica-se se o item está condizente com a coleção, podendo o mesmo ser aceito ou rejeitado. Assim, o Item só estará disponível para acesso depois de passar pela etapa de avaliação. Em algumas coleções é necessário que se tenha apenas duas etapas, a de catalogação e a de revisão de metadados. Os metadados são importantes para a recuperação de objetos digitais, principalmente os não textuais. Por isso, muitas vezes é necessário que se revise os descritores para melhorá-los de forma a facilitar a recuperação. Em outros casos, isso serviria para ajustar a terminologia, pois alguns repositórios requerem uniformidade de discurso.

Etapas do fluxo de submissão

O fluxo de submissão composto pelas três etapas é o mais adequado para as coleções que necessitam de maior controle sobre os itens. Esse fluxo de submissão, consistindo das três etapas, impõe que um Item, para constar no acervo, tenha que ser avaliado e ter revisado os seus metadados. Nesse caso, passa pelo processo de avaliação, com possibilidade de rejeição e revisão das informações preenchidas no processo de catalogação.

As etapas que compõe o fluxo de submissão devem ser executadas por usuários com perfis diferenciados, sendo que apenas a catalogação pode ter um grupo de usuários mais amplo. Entretanto, a avaliação e revisão de metadados devem ser executadas por usuários com conhecimento específico para a realização dessas tarefas.

Catalogação

A catalogação consiste na etapa pela qual se descreve e carrega o objeto digital no repositório. Essa etapa possui cinco passos. Inicia respondendo as questões iniciais, passando pelo preenchimento do formulário de entrada, carga do objeto digital, aceite da licença e, finalmente, visualização de todos os passos. Ao término desses passos, o item estará pendente se o fluxo consistir de mais passos. caso contrário, estará disponível para acesso.

Quando executada pelo próprio autor recebe o nome de autoarquivamento. Isso facilita, no que concerne aos direitos autorais, o aceite da licença. Entretanto, na maioria dos casos, a catalogação é feita por terceiros que possuem direitos de depósito. Independentemente do usuário que execute a catalogação, iniciando o fluxo de submissão, o fato de um documento estar depositado no repositório não significa, necessariamente, que o mesmo está disponível. O acesso aos documentos depende das políticas de acesso e dos direitos de disseminação do repositório.

Avaliação

A avaliação consiste em verificar se o item catalogado está compatível com a coleção. Nesse caso, há apenas duas opções: aceitar ou rejeitar. Ao ser aceito, o Item passa para a próxima etapa do fluxo; se não houver a etapa de revisão de metadados, o item estará disponível para acesso. caso haja a rejeição, é necessário justificar. Então, um e-mail automático com a justificativa é enviado ao autor.

Revisão de metadados

A revisão de metadados não tem a capacidade de rejeitar um item, faz apenas ajustar ou corrigir as informações fornecidas durante o processo de catalogação. Essa etapa tem grande influência na recuperação de um Item, principalmente de objetos não textuais, que necessitam dos metadados para o processo de busca. Objetos digitais textuais podem ter o texto completo indexado para facilitar a recuperação.

Usuários e grupos

O DSpace organiza-se com usuários e grupos para gerenciar, entre outros, as permissões para executar tarefas no repositório. Entre essas permissões estão as relacionadas ao acesso e fluxo de submissão, acesso aos objetos digitais e gerenciamento do repositório. Essa organização visa facilitar o gerenciamento tanto das pessoas que acessam o repositório quanto dos acessos aos recursos depositados.

Toda pessoa que acessa o DSpace, independente da operação, é um usuário. Nesse sentido pode-se dividir os usuários em dois grupos, daqueles que possuem cadastro no DSpace e dos que não possuem. Os usuários que não possuem cadastro podem ser denominados leitores e tem menor relação com as permissões de acesso. Os usuários cadastrados podem ser divididos conforme as permissões, constituindo grupos de administradores, catalogadores, avaliadores e outros.

Há algumas formas de um usuário ter um cadastro no DSpace. O autocadastramento e o cadastramento pelo administrador são as duas formas mais comuns. Independente da forma de cadastramento, os usuários cadastrados possuem registro no DSpace e sua identificação é um endereço de e-mail. Essa opção deve-se ao fato de que o DSpace se comunica com seus usuários através de mensagens eletrônicas automáticas.

O autocadastramento é uma opção de cadastramento que o administrador ou o grupo gestor do repositório deve decidir se mantém ou não, pois ela permite que um usuário possa criar seu registro no repositório sem o intermédio do administrador. Por outro lado, o cadastramento dos usuários pelo administrador permite um controle maior do processo de cadastramento, pois requer a intervenção do administrador para que um usuário se cadastre no repositório.

Seja qual for a forma de cadastramento, no que diz respeito ao gerenciamento dos usuários, o administrador é quem delega os privilégios, concedendo-os diretamente aos usuários ou conectando-os a um grupo que possui as permissões desejadas, necessárias para executar as tarefas. Entretanto, nem todo usuário precisa ter permissões, dependendo das políticas de acesso aos recursos do repositório.

O administrador ou grupo gestor do repositório pode restringir todo o acervo do repositório. Dessa forma, é necessário o cadastramento para ter acesso aos objetos digitais depositados. Por outro lado, pode-se permitir acesso aberto a parte do acervo ou a sua totalidade, permitindo que usuários sem cadastramento acessem os objetos digitais depositados.

Para reunir usuários que possuem privilégios semelhantes, o DSpace, permite que eles sejam organizados em grupos. Assim, ao invés de delegar privilégios diretamente aos usuários, delega-se privilégios aos grupos. Dessa forma, os usuários conectados a esses grupos recebem os respectivos privilégios. Um usuário conectado a vários grupos agrega os privilégios de todos eles. Os grupos também podem conter outros grupos, facilitando o gerenciamento das permissões concedidas.

O DSpace possui dois grupos padrão, criados na instalação: o grupo de anônimos e o grupo de administradores. Enquanto o grupo de anônimos não possui nenhum privilégio dentro do repositório, a não ser que o administrador lhe conceda, o grupo de administradores possui todos os privilégios. Desse modo, os grupos de privilégios intermediários devem ser criados pelo administrador.

Todo usuário que acessa o DSpace e não se identifica é automaticamente conectado ao grupo de anônimos. Portanto, em um repositório de acervo aberto, um usuário leitor, ao acessar um objeto digital, o faz como se pertencesse ao grupo de anônimos. Deve-se, no entanto, retirar o acesso desse grupo se houver necessidade de restringir o acesso a um objeto digital, coleção ou comunidade.

O grupo de administradores reúne os usuários que possuem todos os privilégios no repositório, inclusive o de simular outros usuários para corrigir problemas. Nesse caso, não é preciso conceder privilégios a esse grupo, pois mesmo que não conste na lista de grupos com privilégios, ele os possui.

Outros grupos são criados automaticamente, dependendo da ação executada. Por exemplo, ao optar por um fluxo de submissão na criação de uma coleção, grupos são criados para reunir os usuários que possam executar determinados passos. Esses grupos terão nomes relacionados à coleção e ao passo para o qual está sendo concedida a permissão.

Administradores

Os administradores são os usuários importantes para o funcionamento do repositório. cabe a eles garantir aos outros usuários a disponibilidade adequada das ferramentas e informações do repositório. A função de administrador, mesmo que possa ser compartilhada ou dividida, é vital para o funcionamento do repositório.

Para facilitar a administração do repositório, pode-se criar administradores para as comunidades ou subcomunidades. Esses administradores gerenciam vários aspectos das comunidades e subcomunidades, dividindo assim a responsabilidade e facilitando o gerenciamento de repositórios muito grandes. Essa facilidade é opcional mas muito útil, dependendo da organização do repositório.

As coleções também podem ter administradores. Esses usuários, com permissões especiais, podem controlar aspectos da coleção e itens que estão contidos nela. Dessa forma, pode-se distribuir as responsabilidades em diversos níveis, se for preciso. Os administradores das coleções podem controlar os acessos aos itens, por exemplo, se houver algum tipo de restrição de acesso.

Administrador do repositório

Os administradores são os profissionais que gerenciam o funcionamento do repositório. Atuando diretamente nos procedimentos do repositório, são responsáveis por mantê-lo ajustado aos propósitos da instituição mantenedora. Para que isso ocorra, necessitam interagir com vários tipos de usuários, dos técnicos de informática aos usuários que acessam o repositório em busca de informação.

Devido à grande responsabilidade em que isso acarreta, recomenda-se que haja mais de um usuário com privilégios de administrador, proporcionando assim maior segurança e disponibilidade dos seus serviços. O compartilhamento de administradores requer cuidados, mas garante a continuidade do atendimento em caso de ausência de um dos administradores.

Os administradores do repositório, portanto, possuem todos os privilégios no repositório, podendo executar todos os procedimentos disponíveis. Nesse caso podem, inclusive, executar tarefas destinadas a outros tipos de usuários. Esse procedimento muitas vezes é utilizado para solucionar problemas. Assim, o administrador possui a facilidade de simular qualquer outro usuário no repositório.

As tarefas dos administradores requerem conhecimentos específicos do DSpace, sobre os quais será tratado nesse guia. Entretanto, há outros conhecimentos, mais gerais, relacionados à disseminação, recuperação e organização da informação, por exemplo, que também são necessários, mas não obrigatórios. De qualquer modo, o administrador deve estar alinhado aos propósitos da instituição em relação ao repositório.

Tarefas do administrador do repositório

A principal tarefa do administrador é manter operacional o repositório, de acordo com as determinações da instituição mantenedora. Isso, compreende um conjunto sistemático de procedimentos que mantêm o repositório em pleno funcionamento, conforme orientações estabelecidas pelos seus gestores. Dessa forma, as tarefas dos administradores constituem os principais procedimentos de um repositório.

Cabe salientar que as tarefas do administrador costumam refletir em todo o repositório. Em muitos casos, algumas dessas tarefas envolvem parâmetros que alteram todo o comportamento do repositório. Essa responsabilidade corresponde ao dever que o administrador tem de manter o repositório alinhado às diretrizes da instituição, que podem mudar dependendo do contexto.

O DSpace é um software altamente configurável. Assim, cabe ao administrador garantir que as opções de configuração reflitam as políticas definidas para o repositório. Em muitos casos, há diversas opções, cabendo ao administrador implementar ou interagir com a equipe técnica para que determinada opção seja implementada.

Como os administradores possuem acesso a todas as tarefas do DSapce, em muitos casos, podem executar todos os papéis. Essa facilidade é útil na verificação e solução de problemas, principalmente os relacionados à submissão de itens. Nesse caso, o administrador recebe e-mails automáticos de todos os processos que estão ocorrendo e pode executar tarefas ou apenas acompanhar o desenrolar dos processos.

Outra facilidade concedida ao administrador é poder simular outro usuário. Sabe-se que o gerenciamento de senhas do DSpace é de responsabilidade de cada usuário, e que nem mesmo o administrador conhece as senhas de outros usuários. O administrado tem a opção de, ao editar um usuário, poder se logar como se fosse o próprio. Essa facilidade é útil na verificação de problemas de permissão.

A administração pode ser compartilhada ou divida. O compartilhamento ocorre quando há mais de um usuário administrador, o que implica em delegar algumas tarefas do administrador a outros usuários. É recomendável que se tenha mais de um usuário com acesso de administrador, mesmo que esse usuário não exerça esse papel efetivamente. Por outro lado, apenas em repositórios grandes é recomendável ter os administradores de comunidade ou coleção.

Nem todas as tarefas do administrador podem ser delegadas a outros usuários, apenas o gerenciamento de comunidades e coleções. A maior parte das tarefas não pode ser delegada. Verificar e corrigir problemas, por exemplo, é uma tarefa típica do administrador que não pode ser transferida a outros usuários. Deste modo, as tarefas do administrador requerem uma dose de poder de decisão que somente ele possui, alinhado aos propósitos da instituição em relação ao repositório.

Políticas

As políticas em um repositório são recomendações que orientam na implantação e gerenciamento do mesmo. Na maioria dos casos, são definidas durante o planejamento do repositório, alinhadas principalmente com a sua finalidade. Essas recomendações não são definitivas, podendo ser alteradas conforme a necessidade ou contexto, dando um maior dinamismo. Assim, as políticas podem ser revistas, o que se reflete no comportamento do repositório.

Apesar de não ser o objetivo desse manual aprofundar-se em políticas, uma breve discussão se faz necessária para entender como as tarefas do administrador se relacionam com elas. Em alguns casos, as decisões tomadas pelo administrador, na execução de um determinado procedimento, estarão alinhadas com as políticas. Por isso, cabe aqui apresentar algumas das políticas e suas relações diretas com as tarefas dos administradores.

As políticas agrupam orientações sobre determinados pontos, como por exemplo, conteúdo, acesso ou submissão. Em muitos casos há pontos de intersecção entre as políticas que não apresentam fronteiras claras. Isso não significa necessariamente problemas, mas demonstra como as políticas são integradas. Portanto, pode ser que ao se implementar uma política específica no repositório, seja necessário contemplar também outras políticas.

A política de conteúdo, por exemplo, abriga vários aspectos, desde os mais gerais, indicando que tipos de documentos ou quais os formatos de arquivos serão aceitos no repositório, até questões mais específicas, sobre que metadados serão implementados. Enquanto os tipos de documentos aceitos não interferem diretamente na configuração do repositório, os formatos e metadados requerem ações do administrador, necessitando de sua intervenção.

Outra política, como a de acesso, refere-se à permissão de acesso aos itens. Apesar do DSpace ser baseado na filosofia livre, alguns itens depositados no repositório necessitam de restrição de acesso. Assim, pode-se implementar o embargo ou outra forma de restrição e liberação de acesso.

A política de submissão envolve as etapas necessárias para que um documento esteja disponível para acesso em um repositório. Devido às diversas opções para a submissão, essa política pode ser mais ampla e determinar um fluxo de submissão para todo o repositório, ou especificar fluxos distintos para coleções distintas. Outros pontos dessa política se referem à possibilidade de autoarquivamento, submissão aberta ou restrita, entre outros. Entretanto, todas têm relação com as tarefas do administrador.

Enfim, percebe-se que as políticas necessitam da intervenção do administrador, direta ou indiretamente, sendo por atuação direta executando procedimentos no repositório, ou orientando a equipe técnica. cabe notar que as políticas determinam todos os aspectos do repositório e o administrador possui um papel importante na implementação e manutenção dessas políticas.

Menu do administrador

Menu do administrador na interface JSPUI

Menu do administrador na interface XMLUI

Administradores de comunidade

Os administradores do repositório podem dividir a responsabilidade, delegando administradores às comunidades. Esse procedimento permite que usuários tenham a permissão de administradores, porém, somente em uma determinada comunidade. cria também uma hierarquia de administradores na qual, apesar de ter os privilégios de administrador restritos a uma comunidade, cada um está subordinado ao administrador do repositório.

Pode-se ter não apenas administradores de comunidade, mas também administradores de subcomunidades, independente da posição hierárquica. Esses administradores podem gerenciar os recursos, o que inclui dar ou retirar permissões de acesso aos recursos daquela comunidade ou subcomunidade. Isso facilita o trabalho do administrador geral do repositório.

Antes de se conceder o privilégio de administrador de comunidade, é importante lembrar que esses usuários terão também direitos sobre as subcomunidades, coleções e itens que estão hierarquicamente subordinados a essa comunidade. Por esse motivo, não é muito recomendável ter muitos administradores de comunidades e de submcomunidades que possam vir a gerar sobreposição de direitos. Assim, se evita problemas de gerenciamento.

Administradores de coleção

As coleções podem ter administradores delegados pelos administradores do repositório para gerenciar os seus recursos, que nesse caso tem relação direta com os itens agrupados nas coleções. Por não existir uma subcoleção, a coleção agrupa itens. Portanto, o administrador de coleção gerencia a própria coleção e seus itens.

Esses administradores podem ser delegados na criação da coleção ou, posteriormente, na alteração da coleção. Assim, pode-se conceder ou retirar esse privilégio quando necessário. O importante é a possibilidade que esses usuários têm de gerenciar os recursos.

É importante também o gerenciamento harmônico entre os administradores gerais, de comunidade e de coleção, pois os recursos gerenciados por eles estão encadeados de forma hierárquica, ou seja, o administrador geral possui direitos sobre as comunidades, que por sua vez possuem administradores com direitos sobre as coleções. Essa sobreposição de direitos deve ser bem gerenciada para evitar problemas.