Administração

Comunidades, Coleções e Itens

A estrutura informacional do DSpace, pelo qual o acervo do repositório é disponibilizado, é hierárquico, composto por comunidades, coleções e Itens. Essa estrutura não apenas permite a organização de acervo, mas também, facilita a recuperação dos objetos digitais depositados. Assim, fornecendo uma estrutura que, apesar de rígida, é muito própria para manter os objetos digitais de forma fácil de construir e manter.

Comunidades e subcomunidades

As comunidades e subcomunidades são estruturas informacionais que representam a organização do repositório. As comunidades são as estruturas de mais alto nível e podem conter vários níveis de subcomunidades. Assim, representam apenas a estrutura, não contendo objetos digitais diretamente.

Coleções

Os documentos são agrupados nas coleções, e as comunidades, por sua vez, agrupam subcomunidades e coleções. Nesse contexto, as comunidades e subcomunidades podem representar temas ou estruturas organizacionais. Por exemplo, em um repositório institucional de uma universidade, organizado pela estrutura organizacional, as comunidades podem representar as faculdades e institutos, enquanto as subcomunidades representam os departamentos. Por outro lado, se organizado por tema, as comunidades poderiam representar os grandes temas, enquanto as subcomunidade refinariam esses temas em subtemas. Não havendo limites para os níveis de subcomunidades, pode-se refinar os tópicos em árvores que organizem o repositório. Nesse caso, a raiz é a comunidade e os troncos e galhos as subcomunidades. É possível criar quantas comunidades forem necessárias para representar a abrangência do acervo, e em cada comunidade pode-se criar tantas subcomunidades, em vários níveis, quantas forem necessárias para refinar essa comunidade.

Administradores

Para facilitar a administração do repositório, pode-se criar administradores para as comunidades ou subcomunidades. Esses administradores gerenciam vários aspectos das comunidades e subcomunidades, dividindo assim a responsabilidade e facilitando o gerenciamento de repositórios muito grandes. Essa facilidade é opcional mas muito útil, dependendo da organização do repositório. As coleções são estruturas que servem, preferencialmente, para agrupar documentos com alguma característica comum. Toda coleção deve pertencer a uma comunidade ou subcomunidade, pois enquanto as comunidades organizam o repositório, as coleções organizam os documentos do acervo. As coleções também podem ter administradores. Esses usuários, com permissões especiais, podem controlar aspectos da coleção e itens que estão contidos nela. Dessa forma, pode-se distribuir as responsabilidades em diversos níveis, se for preciso. Os administradores das coleções podem controlar os acessos aos itens, por exemplo, se houver algum tipo de restrição de acesso.

Tipo, ou formato de arquivo

É comum que as coleções sejam por tipo de arquivo ou formato. Assim, coleções de artigos de periódicos ou capítulos de livros são exemplos de coleções organizadas por tipo de arquivo. Já a coleções de vídeo ou áudio, por sua vez, se aplica a organização por formato de arquivo. Não é aconselhável ter coleções que indicam assunto, pois possivelmente iriam se misturar tipos e formatos de arquivos. As comunidades ou subcomunidades são mais apropriadas para representar assuntos.

Item

Um Item, por sua vez, é um conjunto de descrições e objetos digitais. Pode-se dizer que é a unidade informacional do DSpace. consiste de vários campos descritivos aliados aos objetos digitais, que unidos formam uma unidade. Os Itens são depositados nas coleções, que por sua vez, estão contidas nas comunidades e subscomunidades, formando a estrutura do DSpace. Um Item, necessariamente, possui mais que um objeto digital.

Licença

No DSpace, ao depositar um documento, é preciso que se aceite uma licença. Nesse caso, o arquivo textual da licença é guardado juntamente com o documento depositado. Esse conjunto de objetos digitais, mais o objeto digital, é denominado de bundle. Isso garante que o documento depositado permaneça intimamente relacionado à licença concedida.

Esquema de metadados

A descrição do Item depende dos campos selecionados. O esquema de metadados padrão do DSpace é o Dublin Core, mas o DSpace permite que se escolha outro esquema, desde que sejam feitas todas as definições. Esses campos servem para descrever os objetos digitais a serem depositados, portando, pode ser definidos conforme a necessidade de descrição.

Fluxo de submissão

O fluxo de submissão é o processo pelo qual um objeto digital é depositado, percorrendo todas as etapas necessárias dede o início da submissão até que o item esteja disponível para acesso. No DSpace, o fluxo de submissão foi influenciado pelos princípios da comunicação científica, que consiste no processo de avaliação dos registros antes da publicação. Esse processo consiste das etapas de catalogação, avaliação e revisão de metadados. O fluxo de submissão é importante por controlar os Itens que farão parte do acervo do repositório. O fluxo de submissão é ajustado conforme as necessidades da coleção. Dessa forma, não existe apenas uma possibilidade de implementação desse fluxo. Ele é composto de três etapas distintas e que podem ser coordenadas. Das três, apenas a etapa de catalogação é obrigatória. As etapas de avaliação e revisão de metadados são opcionais e podem ou não constituir o fluxo de submissão das coleções. Pode-se escolher o fluxo de submissão adequado a cada comunidade. Por exemplo, para um fluxo que consiste apenas da etapa de catalogação, seria adequado a coleções que não necessitem de avaliação nem revisão de metadados. Assim, bastaria catalogar um Item para que esse possa ser acessado pelos usuários, sem passar por outras etapas. Esse fluxo é recomendado para coleções as quais os depositantes tenham domínio sobre os descritores e os itens não necessitem de avaliação. Para coleções que necessitam de avaliação de pertinência, por exemplo, pode-se escolher um fluxo de submissão que tenha as etapas de catalogação e avaliação. Nesse caso, na etapa de avaliação verifica-se se o item está condizente com a coleção, podendo o mesmo ser aceito ou rejeitado. Assim, o Item só estará disponível para acesso depois de passar pela etapa de avaliação. Em algumas coleções é necessário que se tenha apenas duas etapas, a de catalogação e a de revisão de metadados. Os metadados são importantes para a recuperação de objetos digitais, principalmente os não textuais. Por isso, muitas vezes é necessário que se revise os descritores para melhorá-los de forma a facilitar a recuperação. Em outros casos, isso serviria para ajustar a terminologia, pois alguns repositórios requerem uniformidade de discurso.

Etapas do fluxo de submissão

O fluxo de submissão composto pelas três etapas é o mais adequado para as coleções que necessitam de maior controle sobre os itens. Esse fluxo de submissão, consistindo das três etapas, impõe que um Item, para constar no acervo, tenha que ser avaliado e ter revisado os seus metadados. Nesse caso, passa pelo processo de avaliação, com possibilidade de rejeição e revisão das informações preenchidas no processo de catalogação.

As etapas que compõe o fluxo de submissão devem ser executadas por usuários com perfis diferenciados, sendo que apenas a catalogação pode ter um grupo de usuários mais amplo. Entretanto, a avaliação e revisão de metadados devem ser executadas por usuários com conhecimento específico para a realização dessas tarefas.

Catalogação

A catalogação consiste na etapa pela qual se descreve e carrega o objeto digital no repositório. Essa etapa possui cinco passos. Inicia respondendo as questões iniciais, passando pelo preenchimento do formulário de entrada, carga do objeto digital, aceite da licença e, finalmente, visualização de todos os passos. Ao término desses passos, o item estará pendente se o fluxo consistir de mais passos. caso contrário, estará disponível para acesso.

Quando executada pelo próprio autor recebe o nome de autoarquivamento. Isso facilita, no que concerne aos direitos autorais, o aceite da licença. Entretanto, na maioria dos casos, a catalogação é feita por terceiros que possuem direitos de depósito. Independentemente do usuário que execute a catalogação, iniciando o fluxo de submissão, o fato de um documento estar depositado no repositório não significa, necessariamente, que o mesmo está disponível. O acesso aos documentos depende das políticas de acesso e dos direitos de disseminação do repositório.

Avaliação

A avaliação consiste em verificar se o item catalogado está compatível com a coleção. Nesse caso, há apenas duas opções: aceitar ou rejeitar. Ao ser aceito, o Item passa para a próxima etapa do fluxo; se não houver a etapa de revisão de metadados, o item estará disponível para acesso. caso haja a rejeição, é necessário justificar. Então, um e-mail automático com a justificativa é enviado ao autor.

Revisão de metadados

A revisão de metadados não tem a capacidade de rejeitar um item, faz apenas ajustar ou corrigir as informações fornecidas durante o processo de catalogação. Essa etapa tem grande influência na recuperação de um Item, principalmente de objetos não textuais, que necessitam dos metadados para o processo de busca. Objetos digitais textuais podem ter o texto completo indexado para facilitar a recuperação.