Comunidades, Coleções e Itens

A estrutura informacional do DSpace, pelo qual o acervo do repositório é disponibilizado, é hierárquico, composto por comunidades, coleções e Itens. Essa estrutura não apenas permite a organização de acervo, mas também, facilita a recuperação dos objetos digitais depositados. Assim, fornecendo uma estrutura que, apesar de rígida, é muito própria para manter os objetos digitais de forma fácil de construir e manter.

Comunidades e subcomunidades

As comunidades e subcomunidades são estruturas informacionais que representam a organização do repositório. As comunidades são as estruturas de mais alto nível e podem conter vários níveis de subcomunidades. Assim, representam apenas a estrutura, não contendo objetos digitais diretamente.

Coleções

Os documentos são agrupados nas coleções, e as comunidades, por sua vez, agrupam subcomunidades e coleções. Nesse contexto, as comunidades e subcomunidades podem representar temas ou estruturas organizacionais. Por exemplo, em um repositório institucional de uma universidade, organizado pela estrutura organizacional, as comunidades podem representar as faculdades e institutos, enquanto as subcomunidades representam os departamentos. Por outro lado, se organizado por tema, as comunidades poderiam representar os grandes temas, enquanto as subcomunidade refinariam esses temas em subtemas. Não havendo limites para os níveis de subcomunidades, pode-se refinar os tópicos em árvores que organizem o repositório. Nesse caso, a raiz é a comunidade e os troncos e galhos as subcomunidades. É possível criar quantas comunidades forem necessárias para representar a abrangência do acervo, e em cada comunidade pode-se criar tantas subcomunidades, em vários níveis, quantas forem necessárias para refinar essa comunidade.

As coleções são estruturas que servem, preferencialmente, para agrupar documentos com alguma característica comum. Toda coleção deve pertencer a uma comunidade ou subcomunidade, pois enquanto as comunidades organizam o repositório, as coleções organizam os documentos do acervo.

Item

Um Item, por sua vez, é um conjunto de descrições e objetos digitais. Pode-se dizer que é a unidade informacional do DSpace. consiste de vários campos descritivos aliados aos objetos digitais, que unidos formam uma unidade. Os Itens são depositados nas coleções, que por sua vez, estão contidas nas comunidades e subscomunidades, formando a estrutura do DSpace. Um Item, necessariamente, possui mais que um objeto digital.

Tipo, ou formato de arquivo

É comum que as coleções sejam por tipo de arquivo ou formato. Assim, coleções de artigos de periódicos ou capítulos de livros são exemplos de coleções organizadas por tipo de arquivo. Já a coleções de vídeo ou áudio, por sua vez, se aplica a organização por formato de arquivo. Não é aconselhável ter coleções que indicam assunto, pois possivelmente iriam se misturar tipos e formatos de arquivos. As comunidades ou subcomunidades são mais apropriadas para representar assuntos.

Licença

No DSpace, ao depositar um documento, é preciso que se aceite uma licença. Nesse caso, o arquivo textual da licença é guardado juntamente com o documento depositado. Esse conjunto de objetos digitais, mais o objeto digital, é denominado de bundle. Isso garante que o documento depositado permaneça intimamente relacionado à licença concedida.

Esquema de metadados

A descrição do Item depende dos campos selecionados. O esquema de metadados padrão do DSpace é o Dublin Core, mas o DSpace permite que se escolha outro esquema, desde que sejam feitas todas as definições. Esses campos servem para descrever os objetos digitais a serem depositados, portando, pode ser definidos conforme a necessidade de descrição.