Gerenciar registros
O gerenciamento de registro oferece dois procedimentos, um relacionado ao esquema de metadados e outro aos formatos dos objetos digitais. Esses procedimentos são, de certa forma, mais técnicos. Entretanto, em alguns casos, necessitam de alteração para adequar-se às customizações propostas pela equipe responsável pelo repositório e para implementarem as políticas. O administrador deve executar as alterações, se necessário, com apoio da equipe de informática.
O gerenciamento de registros requer conhecimentos mais técnicos, relacionados não apenas à informática mas também à informação, pois em um repositório essas áreas são indistintas. A interação entre essas duas áreas é intensa, principalmente na implementação do repositório. Posteriormente as atividades vão se tornando mais distintas, mas não totalmente isoladas.
No entanto, pode ser que alguns administradores tenham dúvidas em relação a esse tópico, necessitando de informações complementares, que não foram contempladas neste manual. Apesar do cunho mais prático adotado no manual, nas sessões seguintes apresenta-se o mínimo para que o administrador possa gerenciar os registros, revelando, de forma pragmática, a utilização das facilidades relacionadas aos metadados e formatos de objetos digitais.
Gerenciar metadados
metadados, de um modo mais geral, são definidos como dados sobre os dados, ou seja, são as informações sobre os dados. A formação do termo metadados dá-se pela prefixação de “dados” pelo prefixo “meta”, que possui vários significados, entre eles o de posteridade, transcendência e reflexão sobre si próprio. Assim, relaciona todos os aspectos de uma informação, revelando os aspectos descritivos, técnicos, administrativos e outros.
Os metadados são agrupados em esquemas, que os organizam, normalizam e os descrevem, criando padrões. Esses esquemas permitem o melhor entendimento da finalidade de cada metadado e são, geralmente, mantidos por instituição ou organização, permitindo assim o melhor uso e, principalmente, a troca de informação entre iniciativas que utilizam o mesmo esquema de metadados.
Existem vários esquemas de metadados como o Dublin Core, METS, MODS, ETDMS, MTD-BR, LOM, entre outros, cada qual com as suas particularidades e mais adequado a uma finalidade específica. Assim, com o objetivo de cobrir todos os aspectos importantes de uma informação em um suporte, para uma determinada finalidade, cria-se esquemas de metadados que contenham campos mais apropriados.
O esquema de metadados padrão do DSpace é o Dublin Core, utilizado nos principais procedimentos que envolvem a apresentação e alimentação do repositório. Entretanto, podem-se adicionar outros esquemas de metadados, se necessário, aos objetos digitais que compõe o acervo, podendo ocorrer, inclusive, a coexistência de vários esquemas de metadados em um mesmo repositório.
Para gerenciar os esquema de metadados, usa-se as páginas do DSpace disponíveis ao clicar o item de menu “metadados” (figura 32). Nesse caso, é possível cadastrar novos esquemas de metadados no repositório, remover algum esquema de metadado que não esteja em uso ou fazer alterações em um esquema, ou seja, nos procedimentos padrão de gerenciamento de esquemas de metadados.
O cadastramento de um novo esquema de metadados é simples no que se refere ao processo, porém, complexo quanto ao conhecimento necessário para fazê-lo com plenitude. Deve-se saber, no entanto, que os esquemas de metadados cadastrados no DSpace devem ter apenas dois níveis, como o esquema de metadados Dubin Core qualificado, que possui no primeiro nível o elemento e no segundo, o qualificador.
Para cadastrar um novo esquema de metadados, a priori, é necessário ter algumas informações, como o nome do esquema de metadados. Geralmente usa-se a sigla, pois é limitado a 32 caracteres. Outra informação obrigatória é o namespace, um endereço URL em que há informações que explicam o esquema de metadados, descrevendo seus elementos, atributos e regras de uso, além de outras informações pertinentes.
Após criar o esquema de metadados, é possível adicionar os elementos que compõem esse padrão. cada elemento, que pode representar até dois níveis, possui o seguinte formato: “esquema”. ”nível1”. ”nível2”. Por exemplo, para o esquema Dublin core, podemos ter Dc.title para o título e sem o segundo nível, ou, dc.title.alternative para o título alternativo e com o segundo nível. No caso do Dublin core temos Dc. Elemento.qualificador.
Assim, para cadastrar um novo campo do esquema de metadados é preciso conhecer o nome do campo e sua descrição, sendo que no nome pode-se representar os dois níveis possíveis para os esquemas de metadados, colocando cada nível em um campo. Para esquemas de metadados multiníveis, como o LOM, ETD-MS ou MTD-BR, pode-se ajustar o esquema para representá-los com apenas dois níveis.
Para remover um esquema de metadados, basta selecioná-lo e clicar em “Deletar esquema de metadados”. Entretanto, essa operação possui restrições e efeitos, principalmente se esse esquema de metadados possuir objetos digitais descritos. Assim, é melhor remover apenas os esquemas de metadados em desuso, que não estejam utilizando objetos digitais.
Todos os esquemas de metadados podem ser alterados, principalmente seus campos. Adicionar ou remover campos, por exemplo, é uma atividade muito comum no gerenciamento dos esquemas de metadados. muitos esquemas de metadados, como o Dublin core, são flexíveis e permitem que se crie novos campos se os existentes não contemplarem a nova informação. Da mesma forma, ao cadastrar um novo esquema não é necessário inserir todos os campos; isso pode ser feito aos poucos, ou a medida da precisão.
O gerenciamento dos esquemas de metadados pode ser considerado um processo mais complexo, que necessita de conhecimento específico. Entretanto, esse procedimento é pouco usual, e nem executado, em alguns casos, pois o Dublin core contempla todas as informações necessárias ao repositório. De qualquer forma, esse procedimento deve estar em consonância com a finalidade do repositório e com as políticas de conteúdo.
