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Os administradores são os profissionais que gerenciam o funcionamento do repositório. Atuando diretamente nos procedimentos do repositório, são responsáveis por 
mantê-lo ajustado aos propósitos da instituição mantenedora. Para que isso ocorra, necessitam interagir com vários tipos de usuários, dos técnicos de informática aos usuários que 
acessam o repositório em busca de informação. 

Devido à grande responsabilidade em que isso acarreta, recomenda-se que haja mais 
de um usuário com privilégios de administrador, proporcionando assim maior segurança e disponibilidade dos seus serviços. O compartilhamento de administradores requer cuidados, mas 
garante a continuidade do atendimento em caso de ausência de um dos administradores. 

Os administradores do repositório, portanto, possuem todos os privilégios no repositório, podendo 
executar todos os procedimentos disponíveis. Nesse caso podem, inclusive, executar tarefas 
destinadas a outros tipos de usuários. Esse procedimento muitas vezes é utilizado para 
solucionar problemas. Assim, o administrador possui a facilidade de simular qualquer outro 
usuário no repositório. 

As tarefas dos administradores requerem conhecimentos específicos do DSpace, 
sobre os quais será tratado nesse guia. Entretanto, há outros conhecimentos, mais gerais, 
relacionados à disseminação, recuperação e organização da informação, por exemplo, que 
também são necessários, mas não obrigatórios. De qualquer modo, o administrador deve 
estar alinhado aos propósitos da instituição em relação ao repositório. 

== Tarefas do administrador do repositório ==

A principal tarefa do administrador é manter operacional o repositório, de acordo com 
as determinações da instituição mantenedora. Isso, compreende um conjunto sistemático 
de procedimentos que mantêm o repositório em pleno funcionamento, conforme orientações 
estabelecidas pelos seus gestores. Dessa forma, as tarefas dos administradores constituem 
os principais procedimentos de um repositório.

Cabe salientar que as tarefas do administrador costumam refletir em todo o repositório. Em muitos casos, algumas dessas tarefas envolvem parâmetros que alteram 
todo o comportamento do repositório. Essa responsabilidade corresponde ao dever que o 
administrador tem de manter o repositório alinhado às diretrizes da instituição, que podem 
mudar dependendo do contexto.

O DSpace é um software altamente configurável. Assim, cabe ao administrador 
garantir que as opções de configuração reflitam as políticas definidas para o repositório. 
Em muitos casos, há diversas opções, cabendo ao administrador implementar ou interagir 
com a equipe técnica para que determinada opção seja implementada.

Como os administradores possuem acesso a todas as tarefas do DSapce, em muitos 
casos, podem executar todos os papéis. Essa facilidade é útil na verificação e solução de 
problemas, principalmente os relacionados à submissão de itens. Nesse caso, o administrador recebe e-mails automáticos de todos os processos que estão ocorrendo e pode executar 
tarefas ou apenas acompanhar o desenrolar dos processos.

Outra facilidade concedida ao administrador é poder simular outro usuário. Sabe-se 
que o gerenciamento de senhas do DSpace é de responsabilidade de cada usuário, e que 
nem mesmo o administrador conhece as senhas de outros usuários. O administrado tem 
a opção de, ao editar um usuário, poder se logar como se fosse o próprio. Essa facilidade 
é útil na verificação de problemas de permissão.

A administração pode ser compartilhada ou divida. O compartilhamento ocorre 
quando há mais de um usuário administrador, o que implica em delegar algumas tarefas 
do administrador a outros usuários. É recomendável que se tenha mais de um usuário com 
acesso de administrador, mesmo que esse usuário não exerça esse papel efetivamente. 
Por outro lado, apenas em repositórios grandes é recomendável ter os administradores de 
comunidade ou coleção.

Nem todas as tarefas do administrador podem ser delegadas a outros usuários, apenas o gerenciamento de comunidades e coleções. A maior parte das tarefas não pode ser 
delegada. Verificar e corrigir problemas, por exemplo, é uma tarefa típica do administrador 
que não pode ser transferida a outros usuários. Deste modo, as tarefas do administrador 
requerem uma dose de poder de decisão que somente ele possui, alinhado aos propósitos 
da instituição em relação ao repositório.

== Políticas ==

As políticas em um repositório são recomendações que orientam na implantação e 
gerenciamento do mesmo. Na maioria dos casos, são definidas durante o planejamento do 
repositório, alinhadas principalmente com a sua finalidade. Essas recomendações não são 
definitivas, podendo ser alteradas conforme a necessidade ou contexto, dando um maior 
dinamismo. Assim, as políticas podem ser revistas, o que se reflete no comportamento do 
repositório.

Apesar de não ser o objetivo desse manual aprofundar-se em políticas, uma breve 
discussão se faz necessária para entender como as tarefas do administrador se relacionam 
com elas. Em alguns casos, as decisões tomadas pelo administrador, na execução de um 
determinado procedimento, estarão alinhadas com as políticas. Por isso, cabe aqui apresentar 
algumas das políticas e suas relações diretas com as tarefas dos administradores. 

As políticas agrupam orientações sobre determinados pontos, como por exemplo, 
conteúdo, acesso ou submissão. Em muitos casos há pontos de intersecção entre as políticas 
que não apresentam fronteiras claras. Isso não significa necessariamente problemas, mas 
demonstra como as políticas são integradas. Portanto, pode ser que ao se implementar uma 
política específica no repositório, seja necessário contemplar também outras políticas. 

A política de conteúdo, por exemplo, abriga vários aspectos, desde os mais gerais, 
indicando que tipos de documentos ou quais os formatos de arquivos serão aceitos no 
repositório, até questões mais específicas, sobre que metadados serão implementados. 
Enquanto os tipos de documentos aceitos não interferem diretamente na configuração do 
repositório, os formatos e metadados requerem ações do administrador, necessitando de 
sua intervenção. 

Outra política, como a de acesso, refere-se à permissão de acesso aos itens. Apesar 
do DSpace ser baseado na filosofia livre, alguns itens depositados no repositório necessitam 
de restrição de acesso. Assim, pode-se implementar o embargo ou outra forma de restrição 
e liberação de acesso. 

A política de submissão envolve as etapas necessárias para que um documento esteja 
disponível para acesso em um repositório. Devido às diversas opções para a submissão, 
essa política pode ser mais ampla e determinar um fluxo de submissão para todo o repositório, 
ou especificar fluxos distintos para coleções distintas. Outros pontos dessa política se referem 
à possibilidade de autoarquivamento, submissão aberta ou restrita, entre outros. Entretanto, 
todas têm relação com as tarefas do administrador. 

Enfim, percebe-se que as políticas necessitam da intervenção do administrador, direta 
ou indiretamente, sendo por atuação direta executando procedimentos no repositório, ou 
orientando a equipe técnica. cabe notar que as políticas determinam todos os aspectos do 
repositório e o administrador possui um papel importante na implementação e manutenção 
dessas políticas.

== Administradores de comunidade ==

Os administradores do repositório podem dividir a responsabilidade, delegando administradores às comunidades. Esse procedimento permite que usuários tenham a permissão 
de administradores, porém, somente em uma determinada comunidade. cria também uma 
hierarquia de administradores na qual, apesar de ter os privilégios de administrador restritos 
a uma comunidade, cada um está subordinado ao administrador do repositório. 

Pode-se ter não apenas administradores de comunidade, mas também administradores 
de subcomunidades, independente da posição hierárquica. Esses administradores podem 
gerenciar os recursos, o que inclui dar ou retirar permissões de acesso aos recursos daquela comunidade ou subcomunidade. Isso facilita o trabalho do administrador geral do repositório.

Antes de se conceder o privilégio de administrador de comunidade, é importante 
lembrar que esses usuários terão também direitos sobre as subcomunidades, coleções 
e itens que estão hierarquicamente subordinados a essa comunidade. Por esse motivo, 
não é muito recomendável ter muitos administradores de comunidades e de submcomunidades que possam vir a gerar sobreposição de direitos. Assim, se evita problemas de 
gerenciamento.

== Administradores de coleção ==

As coleções podem ter administradores delegados pelos administradores do repositório para gerenciar os seus recursos, que nesse caso tem relação direta com os itens 
agrupados nas coleções. Por não existir uma subcoleção, a coleção agrupa itens. Portanto, 
o administrador de coleção gerencia a própria coleção e seus itens.

Esses administradores podem ser delegados na criação da coleção ou, posteriormente, na alteração da coleção. Assim, pode-se conceder ou retirar esse privilégio 
quando necessário. O importante é a possibilidade que esses usuários têm de gerenciar 
os recursos.

É importante também o gerenciamento harmônico entre os administradores gerais, 
de comunidade e de coleção, pois os recursos gerenciados por eles estão encadeados de 
forma hierárquica, ou seja, o administrador geral possui direitos sobre as comunidades, que 
por sua vez possuem administradores com direitos sobre as coleções. Essa sobreposição 
de direitos deve ser bem gerenciada para evitar problemas.