Administrador do repositório

Os administradores são os profissionais que gerenciam o funcionamento do repositório. Atuando diretamente nos procedimentos do repositório, são responsáveis por mantê-lo ajustado aos propósitos da instituição mantenedora. Para que isso ocorra, necessitam interagir com vários tipos de usuários, dos técnicos de informática aos usuários que acessam o repositório em busca de informação.

Devido à grande responsabilidade em que isso acarreta, recomenda-se que haja mais de um usuário com privilégios de administrador, proporcionando assim maior segurança e disponibilidade dos seus serviços. O compartilhamento de administradores requer cuidados, mas garante a continuidade do atendimento em caso de ausência de um dos administradores.

Os administradores do repositório, portanto, possuem todos os privilégios no repositório, podendo executar todos os procedimentos disponíveis. Nesse caso podem, inclusive, executar tarefas destinadas a outros tipos de usuários. Esse procedimento muitas vezes é utilizado para solucionar problemas. Assim, o administrador possui a facilidade de simular qualquer outro usuário no repositório.

As tarefas dos administradores requerem conhecimentos específicos do DSpace, sobre os quais será tratado nesse guia. Entretanto, há outros conhecimentos, mais gerais, relacionados à disseminação, recuperação e organização da informação, por exemplo, que também são necessários, mas não obrigatórios. De qualquer modo, o administrador deve estar alinhado aos propósitos da instituição em relação ao repositório.

Tarefas do administrador do repositório

A principal tarefa do administrador é manter operacional o repositório, de acordo com as determinações da instituição mantenedora. Isso, compreende um conjunto sistemático de procedimentos que mantêm o repositório em pleno funcionamento, conforme orientações estabelecidas pelos seus gestores. Dessa forma, as tarefas dos administradores constituem os principais procedimentos de um repositório.

Cabe salientar que as tarefas do administrador costumam refletir em todo o repositório. Em muitos casos, algumas dessas tarefas envolvem parâmetros que alteram todo o comportamento do repositório. Essa responsabilidade corresponde ao dever que o administrador tem de manter o repositório alinhado às diretrizes da instituição, que podem mudar dependendo do contexto.

O DSpace é um software altamente configurável. Assim, cabe ao administrador garantir que as opções de configuração reflitam as políticas definidas para o repositório. Em muitos casos, há diversas opções, cabendo ao administrador implementar ou interagir com a equipe técnica para que determinada opção seja implementada.

Como os administradores possuem acesso a todas as tarefas do DSapce, em muitos casos, podem executar todos os papéis. Essa facilidade é útil na verificação e solução de problemas, principalmente os relacionados à submissão de itens. Nesse caso, o administrador recebe e-mails automáticos de todos os processos que estão ocorrendo e pode executar tarefas ou apenas acompanhar o desenrolar dos processos.

Outra facilidade concedida ao administrador é poder simular outro usuário. Sabe-se que o gerenciamento de senhas do DSpace é de responsabilidade de cada usuário, e que nem mesmo o administrador conhece as senhas de outros usuários. O administrado tem a opção de, ao editar um usuário, poder se logar como se fosse o próprio. Essa facilidade é útil na verificação de problemas de permissão.

A administração pode ser compartilhada ou divida. O compartilhamento ocorre quando há mais de um usuário administrador, o que implica em delegar algumas tarefas do administrador a outros usuários. É recomendável que se tenha mais de um usuário com acesso de administrador, mesmo que esse usuário não exerça esse papel efetivamente. Por outro lado, apenas em repositórios grandes é recomendável ter os administradores de comunidade ou coleção.

Nem todas as tarefas do administrador podem ser delegadas a outros usuários, apenas o gerenciamento de comunidades e coleções. A maior parte das tarefas não pode ser delegada. Verificar e corrigir problemas, por exemplo, é uma tarefa típica do administrador que não pode ser transferida a outros usuários. Deste modo, as tarefas do administrador requerem uma dose de poder de decisão que somente ele possui, alinhado aos propósitos da instituição em relação ao repositório.

Políticas

As políticas em um repositório são recomendações que orientam na implantação e gerenciamento do mesmo. Na maioria dos casos, são definidas durante o planejamento do repositório, alinhadas principalmente com a sua finalidade. Essas recomendações não são definitivas, podendo ser alteradas conforme a necessidade ou contexto, dando um maior dinamismo. Assim, as políticas podem ser revistas, o que se reflete no comportamento do repositório.

Apesar de não ser o objetivo desse manual aprofundar-se em políticas, uma breve discussão se faz necessária para entender como as tarefas do administrador se relacionam com elas. Em alguns casos, as decisões tomadas pelo administrador, na execução de um determinado procedimento, estarão alinhadas com as políticas. Por isso, cabe aqui apresentar algumas das políticas e suas relações diretas com as tarefas dos administradores.

As políticas agrupam orientações sobre determinados pontos, como por exemplo, conteúdo, acesso ou submissão. Em muitos casos há pontos de intersecção entre as políticas que não apresentam fronteiras claras. Isso não significa necessariamente problemas, mas demonstra como as políticas são integradas. Portanto, pode ser que ao se implementar uma política específica no repositório, seja necessário contemplar também outras políticas.

A política de conteúdo, por exemplo, abriga vários aspectos, desde os mais gerais, indicando que tipos de documentos ou quais os formatos de arquivos serão aceitos no repositório, até questões mais específicas, sobre que metadados serão implementados. Enquanto os tipos de documentos aceitos não interferem diretamente na configuração do repositório, os formatos e metadados requerem ações do administrador, necessitando de sua intervenção.

Outra política, como a de acesso, refere-se à permissão de acesso aos itens. Apesar do DSpace ser baseado na filosofia livre, alguns itens depositados no repositório necessitam de restrição de acesso. Assim, pode-se implementar o embargo ou outra forma de restrição e liberação de acesso.

A política de submissão envolve as etapas necessárias para que um documento esteja disponível para acesso em um repositório. Devido às diversas opções para a submissão, essa política pode ser mais ampla e determinar um fluxo de submissão para todo o repositório, ou especificar fluxos distintos para coleções distintas. Outros pontos dessa política se referem à possibilidade de autoarquivamento, submissão aberta ou restrita, entre outros. Entretanto, todas têm relação com as tarefas do administrador.

Enfim, percebe-se que as políticas necessitam da intervenção do administrador, direta ou indiretamente, sendo por atuação direta executando procedimentos no repositório, ou orientando a equipe técnica. cabe notar que as políticas determinam todos os aspectos do repositório e o administrador possui um papel importante na implementação e manutenção dessas políticas.

Administradores de comunidade

Os administradores do repositório podem dividir a responsabilidade, delegando administradores às comunidades. Esse procedimento permite que usuários tenham a permissão de administradores, porém, somente em uma determinada comunidade. cria também uma hierarquia de administradores na qual, apesar de ter os privilégios de administrador restritos a uma comunidade, cada um está subordinado ao administrador do repositório.

Pode-se ter não apenas administradores de comunidade, mas também administradores de subcomunidades, independente da posição hierárquica. Esses administradores podem gerenciar os recursos, o que inclui dar ou retirar permissões de acesso aos recursos daquela comunidade ou subcomunidade. Isso facilita o trabalho do administrador geral do repositório.

Antes de se conceder o privilégio de administrador de comunidade, é importante lembrar que esses usuários terão também direitos sobre as subcomunidades, coleções e itens que estão hierarquicamente subordinados a essa comunidade. Por esse motivo, não é muito recomendável ter muitos administradores de comunidades e de submcomunidades que possam vir a gerar sobreposição de direitos. Assim, se evita problemas de gerenciamento.

Administradores de coleção

As coleções podem ter administradores delegados pelos administradores do repositório para gerenciar os seus recursos, que nesse caso tem relação direta com os itens agrupados nas coleções. Por não existir uma subcoleção, a coleção agrupa itens. Portanto, o administrador de coleção gerencia a própria coleção e seus itens.

Esses administradores podem ser delegados na criação da coleção ou, posteriormente, na alteração da coleção. Assim, pode-se conceder ou retirar esse privilégio quando necessário. O importante é a possibilidade que esses usuários têm de gerenciar os recursos.

É importante também o gerenciamento harmônico entre os administradores gerais, de comunidade e de coleção, pois os recursos gerenciados por eles estão encadeados de forma hierárquica, ou seja, o administrador geral possui direitos sobre as comunidades, que por sua vez possuem administradores com direitos sobre as coleções. Essa sobreposição de direitos deve ser bem gerenciada para evitar problemas.