Gerenciar coleção

De IBICT
Ir para: navegação, pesquisa

O gerenciamento de coleções efetuado diretamente nas interfaces do DSpace pode ser resumido em seis processos: criação, alteração, remoção, exportação de metadados, exportação de coleção e mapeamento de itens. cabe salientar que a opção de menu para a criação de coleção está no menu contexto da comunidade; para as outras tarefas, as opções de menu estão na própria página da coleção.

A criação de uma coleção inicia na página da comunidade ou subcomunidade que conterá essa coleção. A opção de menu “criar coleção” inicia o processo de criação de uma coleção, constituído de três etapas: descrição, regras de acesso e fonte de conteúdo. Nem todas as etapas devem ser executadas, obrigatoriamente, na criação. Pode-se alterar as informações ou opções da coleção, ou mesmo, entrar com as informações não inseridas na criação.

A etapa de descrição da coleção consiste de um formulário, composto por oito campos, em que somente o nome da coleção é obrigatório. Sete desses campos são descritivos e um serve para carregar o logotipo da coleção. Desses campos, somente a informação na descrição curta e procedência não serão apresentadas na página da coleção. As outras informações identificarão a coleção em sua página. O campo “Nome” é obrigatório e deve ser preenchido por um nome significativo e único, pois em alguns casos aparece somente o nome da coleção sem o seu contexto.

Assim sendo, duas coleções com mesmo nome em comunidades ou subcomunidades diferentes podem causar inconvenientes. Em alguns casos, pode-se nomear a coleção a partir do nome da comunidade a qual ela pertence, separando os dois termos por dois pontos (como no exemplo da figura 13):

A “Descrição curta” é um campo complementar, cuja informação inserida não aparece na página da coleção. Serve apenas como informação adicional aos administradores, principalmente no processo de alteração da coleção. Por ser um campo resumido, possui um espaço restrito à escrita; porém, pode-se ultrapassar esse espaço.

O “Texto introdutório em formato HTmL” permite tags que alteram a apresentação do texto, mas é necessário conhecer algumas dessas facilidades. Entretanto, pode-se usar

um texto simples sem causar erros. No exemplo da figura 15, pode-se notar o uso da tag
<p>
, que indica parágrafo. O qualificador style fornece parâmetros de apresentação (nesse

caso, uma moldura vermelha). O texto introdutório apresenta a coleção.

O campo “Texto de copyright” é utilizado para informar os usuários sobre os direitos do autor. Apesar de ser um campo meramente informativo, implica num aviso, estando em conformidade com a política de acesso e de preservação da instituição mantenedora do repositório. Pode ser utilizado para explicar a restrição em coleções de acesso controlado, por exemplo.

As informações inseridas no campo “Notícias” são apresentadas no meio da página da coleção e podem ser usadas para informar aos usuários alguma novidade. Esse campo também permite formato HTmL, porém pode-se entrar apenas com textos simples (como no exemplo da figura xx), para os administradores que não dominam as tags HTmL.

A “Licença” é um campo geral de informações sobre o tipo de licença dos documentos da coleção. Note-se, porém, que a licença propriamente dita é aceita na submissão do documento. Assim, essa informação é mais geral e abrange todos os documentos da coleção, enquanto que a licença texto é particular a cada documento.

A informação do campo “Proveniência” é exclusiva da criação e alteração, pois não aparece na página da coleção. Esse campo pode ser utilizado para inserir outras informações relevantes à coleção, sendo que apenas o administrador terá acesso a essas informações no processo de alteração da coleção. Entretanto, o campo “Proveniência” é utilizado para indicar a origem dos documentos depositados na coleção.

O último campo serve para carregar o logotipo da coleção. É um campo livre, ou seja, pode-se preencher com o caminho completo até a imagem desejada. Entretanto, geralmente usa-se a facilidade de procurar pelo logotipo no computador local. Nessa opção, abre-se uma página pop-up para procurar e selecionar a imagem desejada; ao término desse processo, o DSpace copia o caminho para o campo.

No final do formulário de descrição da coleção há dois botões, um para criar e outro para cancelar a criação da coleção. Pressionando o botão de criação a coleção estará criada, porém, com as outras características padrão. Assim, o sistema apresenta a página para executar a etapa de regras de acesso. Deve-se notar que a coleção já está criada, apenas com as regras de acesso padrão.

A etapa de regras de acesso compreende três definições sobre os administradores da coleção: fluxo de submissão, acesso à submissão e acesso ao conteúdo. Todas essas definições são optativas e, se não forem definidas, terão os valores padrão. Por essa razão, pode-se executar essa etapa na criação, ou posteriormente, em um processo de alteração.

Definir os administradores da coleção significa criar um grupo de usuários que possuem o direito de gerenciar a coleção. Assim, ocorrem duas ações em uma mesma etapa. A criação do grupo é automática ao selecionar essa opção. Nesse caso, basta associar os usuários nesse grupo, selecionando entre os usuários já cadastrados os que farão parte dele.

A priori, existem três formas de povoamento das coleções: pela submissão, importação ou coleta automática de metadados (harvesting). Assim, na criação da coleção, pode-se indicar qual a fonte dos documentos que serão depositados. Para as coleções que têm seus documentos submetidos, deve-se selecionar qual o fluxo de submissão. Nesse fluxo, a etapa de catalogação é obrigatória.

Como o fluxo de submissão é particular à coleção, pode haver fluxos diferentes em um mesmo repositório. Entretanto, a escolha do fluxo de submissão deve estar em conformidade com as políticas de submissão. Nesse caso, a escolha do fluxo desencadeia uma série de ações automáticas, sendo que a principal relaciona-se com a criação dos grupos que conterão os usuários executores das tarefas.

Pode-se ter quatro fluxos de submissão, sendo que apenas três são apresentados na página de escolha das regras de acesso. como a catalogação é a única etapa obrigatória, se o fluxo escolhido tiver somente essa etapa, basta não selecionar nenhuma opção, pois se trata do fluxo padrão. Nesse caso, todos os documentos depositados automaticamente se transformam em parte do acervo do repositório, sem passar por nenhuma outra etapa.

Os outros fluxos são combinações entre a catalogação e outra(s) etapa(s). Para selecionar um fluxo com mais etapas, basta clicar no botão correspondente (denominado criar). Ao selecionar outros fluxos de submissão, o sistema cria grupos de usuários com nomes padrão do sistema e concede as permissões necessárias ao fluxo escolhido. Esse processo facilita o gerenciamento, pois basta conectar os usuários ou grupos aos grupos criados.

As coleções que possuem acervos oriundos de submissão devem declarar os usuários que podem executar a submissão. Esse processo pode ser feito na criação da coleção ou na alteração, clicando na opção apresentada na figura 23. Nesse caso, o DSpace cria um grupo que possui a permissão para catalogar documentos nessa coleção e apresenta a página em que se pode adicionar os usuários ou grupos

Se qualquer usuário pode executar a submissão, basta permitir que o grupo de anônimos execute essa tarefa. Por outro lado, se apenas os administradores puderem fazer isso nessa coleção, basta não executar o processo, deixando a configuração padrão de criação de coleções. Se preferir que apenas alguns usuários executem a catalogação nessa coleção, clique em criar e depois adicione os usuários ou grupos ao grupo criado.

Por fim, vem a permissão de leitura. Para restringir a permissão de acesso ao acervo da coleção pode-se clicar na opção apresentada na figura x. Ao clicar em “criar”, o DSpace retira a permissão do grupo anônimos de acessar o acervo da coleção (configuração padrão) e cria um grupo para adicionar os usuários que podem ter a permissão de leitura do acervo da coleção.

Para configurar coleções que obtêm seu acervo pelo processo de harvesting, há uma aba própria (fonte do conteúdo ou, em inglês, “content source”). Nessa aba há várias configurações para adequar o processo de coleta que irá criar o acervo da coleção. Nesse processo os itens não passam por um fluxo de submissão, nem mesmo ocorre a catalogação. No final do processo, o acervo será composto apenas de referências dos documentos, com link para o objeto digital, que estará em outra iniciativa dos arquivos abertos.

A primeira configuração refere-se à indicação de que a coleção não é padrão, mas seu acervo deverá ser oriundo de harvesting. Ao selecionar essa opção, os outros campos são apresentados, podendo configurar como a coleta ocorrerá. Nesse caso, o acervo é, preferencialmente, proveniente de harvesting, mas nada impede que se submeta itens para essa coleção.

O final do processo de criação da coleção é apresentado na página da coleção, como demonstrado na figura z, e está pronto para receber o acervo. Note os textos inseridos anteriormente aparecendo na página da coleção, conforme as características de cada campo descritivo. Note-se que os campos em formato HTmL também são apresentados, convertendo as tags nas características correspondentes. Pode-se notar também o link para iniciar uma submissão para essa coleção.

A alteração ou edição de uma coleção, por sua vez, consiste em alterar algumas das características declaradas na criação, ou seja, podem-se alterar todas as opções definidas durante o processo de criação. Da mesma forma como na criação, a alteração pode ser feita nas três abas: descrição, permissão e coleta. Em cada aba fazem-se as alterações desejadas, relacionadas a cada aspecto.

A alteração é semelhante à criação, o que difere é que os campos já estão preenchidos e as opções selecionadas. As páginas são as mesmas na criação e alteração da coleção. Assim, pode-se sobrescrever os campos ou fazer novas seleções das opções disponíveis. É importante notar que as modificações possuem efeito apenas sobre as novas submissões, não sendo retroativas, ou seja, se alterar alguma configuração que apresente reflexo nos itens, ela só será válida para os itens novos, sendo que para os anteriores fica valendo a configuração antiga.

Por último, a remoção de coleção é feita na página de alteração. No final da página de edição ou alteração há um botão que possibilita a remoção da coleção (figura 28). Entretanto, não é possível remover coleções que possuem acervo ou submissões pendentes. Assim, para remover uma coleção, primeiro certifique-se de que a mesma está vazia, removendo os itens, se necessário, e verificando também se não há submissões pendentes.

A remoção necessita de confirmação. Dessa forma, ao clicar na opção remoção da coleção, se não houver pendências ou itens, uma página de confirmação de remoção é apresentada, conforme figura 29. Assim, basta confirmar a deleção ou cancelar o processo. Em caso de confirmação, a coleção é removida; caso contrário, o processo de remoção é cancelado.