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| algum tipo de restrição de acesso. | | algum tipo de restrição de acesso. |
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− | == Administrador do repositório == | + | == [[Administrador do repositório]] == |
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− | Os administradores são os profissionais que gerenciam o funcionamento do repositório. Atuando diretamente nos procedimentos do repositório, são responsáveis por
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− | mantê-lo ajustado aos propósitos da instituição mantenedora. Para que isso ocorra, necessitam interagir com vários tipos de usuários, dos técnicos de informática aos usuários que
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− | acessam o repositório em busca de informação.
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− | Devido à grande responsabilidade em que isso acarreta, recomenda-se que haja mais
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− | de um usuário com privilégios de administrador, proporcionando assim maior segurança e disponibilidade dos seus serviços. O compartilhamento de administradores requer cuidados, mas
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− | garante a continuidade do atendimento em caso de ausência de um dos administradores.
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− | Os administradores do repositório, portanto, possuem todos os privilégios no repositório, podendo
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− | executar todos os procedimentos disponíveis. Nesse caso podem, inclusive, executar tarefas
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− | destinadas a outros tipos de usuários. Esse procedimento muitas vezes é utilizado para
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− | solucionar problemas. Assim, o administrador possui a facilidade de simular qualquer outro
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− | usuário no repositório.
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− | As tarefas dos administradores requerem conhecimentos específicos do DSpace,
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− | sobre os quais será tratado nesse guia. Entretanto, há outros conhecimentos, mais gerais,
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− | relacionados à disseminação, recuperação e organização da informação, por exemplo, que
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− | também são necessários, mas não obrigatórios. De qualquer modo, o administrador deve
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− | estar alinhado aos propósitos da instituição em relação ao repositório.
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− | === Tarefas do administrador do repositório ===
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− | A principal tarefa do administrador é manter operacional o repositório, de acordo com
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− | as determinações da instituição mantenedora. Isso, compreende um conjunto sistemático
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− | de procedimentos que mantêm o repositório em pleno funcionamento, conforme orientações
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− | estabelecidas pelos seus gestores. Dessa forma, as tarefas dos administradores constituem
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− | os principais procedimentos de um repositório.
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− | Cabe salientar que as tarefas do administrador costumam refletir em todo o repositório. Em muitos casos, algumas dessas tarefas envolvem parâmetros que alteram
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− | todo o comportamento do repositório. Essa responsabilidade corresponde ao dever que o
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− | administrador tem de manter o repositório alinhado às diretrizes da instituição, que podem
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− | mudar dependendo do contexto.
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− | O DSpace é um software altamente configurável. Assim, cabe ao administrador
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− | garantir que as opções de configuração reflitam as políticas definidas para o repositório.
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− | Em muitos casos, há diversas opções, cabendo ao administrador implementar ou interagir
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− | com a equipe técnica para que determinada opção seja implementada.
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− | Como os administradores possuem acesso a todas as tarefas do DSapce, em muitos
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− | casos, podem executar todos os papéis. Essa facilidade é útil na verificação e solução de
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− | problemas, principalmente os relacionados à submissão de itens. Nesse caso, o administrador recebe e-mails automáticos de todos os processos que estão ocorrendo e pode executar
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− | tarefas ou apenas acompanhar o desenrolar dos processos.
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− | Outra facilidade concedida ao administrador é poder simular outro usuário. Sabe-se
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− | que o gerenciamento de senhas do DSpace é de responsabilidade de cada usuário, e que
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− | nem mesmo o administrador conhece as senhas de outros usuários. O administrado tem
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− | a opção de, ao editar um usuário, poder se logar como se fosse o próprio. Essa facilidade
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− | é útil na verificação de problemas de permissão.
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− | A administração pode ser compartilhada ou divida. O compartilhamento ocorre
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− | quando há mais de um usuário administrador, o que implica em delegar algumas tarefas
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− | do administrador a outros usuários. É recomendável que se tenha mais de um usuário com
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− | acesso de administrador, mesmo que esse usuário não exerça esse papel efetivamente.
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− | Por outro lado, apenas em repositórios grandes é recomendável ter os administradores de
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− | comunidade ou coleção.
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− | Nem todas as tarefas do administrador podem ser delegadas a outros usuários, apenas o gerenciamento de comunidades e coleções. A maior parte das tarefas não pode ser
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− | delegada. Verificar e corrigir problemas, por exemplo, é uma tarefa típica do administrador
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− | que não pode ser transferida a outros usuários. Deste modo, as tarefas do administrador
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− | requerem uma dose de poder de decisão que somente ele possui, alinhado aos propósitos
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− | da instituição em relação ao repositório.
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− | === Políticas ===
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− | As políticas em um repositório são recomendações que orientam na implantação e
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− | gerenciamento do mesmo. Na maioria dos casos, são definidas durante o planejamento do
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− | repositório, alinhadas principalmente com a sua finalidade. Essas recomendações não são
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− | definitivas, podendo ser alteradas conforme a necessidade ou contexto, dando um maior
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− | dinamismo. Assim, as políticas podem ser revistas, o que se reflete no comportamento do
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− | repositório.
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− | Apesar de não ser o objetivo desse manual aprofundar-se em políticas, uma breve
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− | discussão se faz necessária para entender como as tarefas do administrador se relacionam
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− | com elas. Em alguns casos, as decisões tomadas pelo administrador, na execução de um
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− | determinado procedimento, estarão alinhadas com as políticas. Por isso, cabe aqui apresentar
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− | algumas das políticas e suas relações diretas com as tarefas dos administradores.
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− | As políticas agrupam orientações sobre determinados pontos, como por exemplo,
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− | conteúdo, acesso ou submissão. Em muitos casos há pontos de intersecção entre as políticas
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− | que não apresentam fronteiras claras. Isso não significa necessariamente problemas, mas
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− | demonstra como as políticas são integradas. Portanto, pode ser que ao se implementar uma
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− | política específica no repositório, seja necessário contemplar também outras políticas.
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− | A política de conteúdo, por exemplo, abriga vários aspectos, desde os mais gerais,
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− | indicando que tipos de documentos ou quais os formatos de arquivos serão aceitos no
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− | repositório, até questões mais específicas, sobre que metadados serão implementados.
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− | Enquanto os tipos de documentos aceitos não interferem diretamente na configuração do
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− | repositório, os formatos e metadados requerem ações do administrador, necessitando de
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− | sua intervenção.
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− | Outra política, como a de acesso, refere-se à permissão de acesso aos itens. Apesar
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− | do DSpace ser baseado na filosofia livre, alguns itens depositados no repositório necessitam
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− | de restrição de acesso. Assim, pode-se implementar o embargo ou outra forma de restrição
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− | e liberação de acesso.
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− | A política de submissão envolve as etapas necessárias para que um documento esteja
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− | disponível para acesso em um repositório. Devido às diversas opções para a submissão,
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− | essa política pode ser mais ampla e determinar um fluxo de submissão para todo o repositório,
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− | ou especificar fluxos distintos para coleções distintas. Outros pontos dessa política se referem
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− | à possibilidade de autoarquivamento, submissão aberta ou restrita, entre outros. Entretanto,
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− | todas têm relação com as tarefas do administrador.
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− | Enfim, percebe-se que as políticas necessitam da intervenção do administrador, direta
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− | ou indiretamente, sendo por atuação direta executando procedimentos no repositório, ou
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− | orientando a equipe técnica. cabe notar que as políticas determinam todos os aspectos do
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− | repositório e o administrador possui um papel importante na implementação e manutenção
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− | dessas políticas.
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− | === Administradores de comunidade ===
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− | Os administradores do repositório podem dividir a responsabilidade, delegando administradores às comunidades. Esse procedimento permite que usuários tenham a permissão
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− | de administradores, porém, somente em uma determinada comunidade. cria também uma
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− | hierarquia de administradores na qual, apesar de ter os privilégios de administrador restritos
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− | a uma comunidade, cada um está subordinado ao administrador do repositório.
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− | Pode-se ter não apenas administradores de comunidade, mas também administradores
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− | de subcomunidades, independente da posição hierárquica. Esses administradores podem
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− | gerenciar os recursos, o que inclui dar ou retirar permissões de acesso aos recursos daquela comunidade ou subcomunidade. Isso facilita o trabalho do administrador geral do repositório.
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− | Antes de se conceder o privilégio de administrador de comunidade, é importante
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− | lembrar que esses usuários terão também direitos sobre as subcomunidades, coleções
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− | e itens que estão hierarquicamente subordinados a essa comunidade. Por esse motivo,
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− | não é muito recomendável ter muitos administradores de comunidades e de submcomunidades que possam vir a gerar sobreposição de direitos. Assim, se evita problemas de
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− | gerenciamento.
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− | === Administradores de coleção ===
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− | As coleções podem ter administradores delegados pelos administradores do repositório para gerenciar os seus recursos, que nesse caso tem relação direta com os itens
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− | agrupados nas coleções. Por não existir uma subcoleção, a coleção agrupa itens. Portanto,
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− | o administrador de coleção gerencia a própria coleção e seus itens.
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− | Esses administradores podem ser delegados na criação da coleção ou, posteriormente, na alteração da coleção. Assim, pode-se conceder ou retirar esse privilégio
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− | quando necessário. O importante é a possibilidade que esses usuários têm de gerenciar
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− | os recursos.
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− | É importante também o gerenciamento harmônico entre os administradores gerais,
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− | de comunidade e de coleção, pois os recursos gerenciados por eles estão encadeados de
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− | forma hierárquica, ou seja, o administrador geral possui direitos sobre as comunidades, que
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− | por sua vez possuem administradores com direitos sobre as coleções. Essa sobreposição
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− | de direitos deve ser bem gerenciada para evitar problemas.
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Os administradores são os usuários importantes para o funcionamento do
repositório. cabe a eles garantir aos outros usuários a disponibilidade adequada das ferramentas e informações do repositório. A função de administrador, mesmo que possa ser
compartilhada ou dividida, é vital para o funcionamento do repositório.
As coleções também podem ter administradores. Esses usuários, com permissões
especiais, podem controlar aspectos da coleção e itens que estão contidos nela. Dessa
forma, pode-se distribuir as responsabilidades em diversos níveis, se for preciso. Os administradores das coleções podem controlar os acessos aos itens, por exemplo, se houver
algum tipo de restrição de acesso.